Cum să păstrați un ton profesional în mesajele la distanță și în apelurile video

1. Fiți atenți când folosiți semnele de exclamație

Semnele de exclamație sunt folosite pentru a arăta un sentiment puternic față de ceva sau pentru a marca urgența. Deși pot fi utile pentru a sublinia mesaje pozitive, multe persoane folosesc în e-mailuri o mulțime de semne de exclamație pentru a încerca să dea impresia că sunt entuziaste și pentru a evita să pară distante.

Din păcate, acest lucru poate avea un efect opus față de cel dorit. Dacă scrieți folosind prea multe semne de exclamație, acest lucru poate părea copilăresc, neprofesional sau (în cel mai rău caz) poate indica o atitudine pasiv-agresivă, mai ales când răspundeți la o solicitare sau la un feedback negativ. Renunțați așadar la semnele de exclamație și concentrați-vă, în schimb, să scrieți fraze într-un mod prietenos și profesionist, în loc să încercați să compensați cu semne de punctuație.

2. Evitați emoji și emoticoanele

La fel ca semnele de exclamație, și emoji trebuie eliminate din vocabularul folosit în e-mailuri. Emoji nu sunt identice pe toate aparatele, ceea ce poate duce la o comunicare greșită sau poate indica un sens nedorit. Este posibil ca aparatul destinatarului să afișeze un emoji care arată diferit de cel pe care l-ați selectat și să nu sugereze sensul exact pe care sperați să-l transmiteți. Așadar, trebuie să vă concentrați în schimb pe formularea de fraze clare și concise.

3. Verificați fișierele atașate

Dacă ați scris în e-mail „vă transmitem atașat”, ar fi bine să verificați dacă ați atașat într-adevăr documentul. Din fericire, anumite servicii de e-mail importante, cum ar fi Outlook și Gmail, cer să atașați fișierul dacă acesta lipsește din e-mailul pe care încercați să-l trimiteți. Nu lăsați însă în seama computerului să verifice acest lucru. Asigurându-vă că documentul este atașat și în ordine veți putea păstra un nivel ridicat de profesionalism în comunicările dumneavoastră la locul de muncă.

4. Îmbrăcați-vă elegant

În pofida muncii în format hibrid sau de acasă, apelurile video cu colegi sau clienți trebuie să rămână profesionale. Acest lucru nu înseamnă că trebuie să purtați un costum acasă, dar ar trebui să evitați să purtați tricouri necorespunzătoare sau cu mesaje explicite, de exemplu. Cu toate acestea, probabil că puteți renunța la pantofi eleganți.

5. Calitatea audio contează

O calitate audio bună este esențială pentru a păstra profesionalismul în timpul videoconferințelor. Colegii vor putea accepta o imagine video de proastă calitate sau chiar dacă opriți complet imaginea video. O calitate audio slabă este însă de neiertat, deoarece vă va împiedica să participați eficient.

Prin urmare, pregătirea este importantă. În ziua respectivă, lucrați dintr-un loc cu o conexiune internet stabilă sau utilizați un telefon pentru a efectua apelul. Pe de altă parte, dacă lucrați într-un mediu cu mult zgomot, aranjați ca angajatorul să vă pună la dispoziție o pereche de căști cu microfon pentru a reduce microfonia și ecoul. O voce clară și sonoră este cel mai bun mod de a vă demonstra profesionalismul la reuniuni.

6. Estompați fundalul

Oamenii fac deseori apeluri video în fața unei biblioteci care distrage atenția, a unei camere dezordonate sau a unui birou aglomerat. Puteți arăta cu ușurință o imagine mai profesională dacă afișați un fundal estompat în timpul apelului. Acest lucru va pune accentul pe dumneavoastră și pe mesajul pe care îl transmiteți, în loc să îl lăsați pe cel care vă apelează să se întrebe ce cărți aveți pe raft sau cine se mișcă în spatele dumneavoastră.

În general, este la latitudinea dumneavoastră să vă utilizați puterea de apreciere. Multe dintre aceste reguli pot fi adaptate ușor, în funcție de persoana cu care vorbiți. Deși cel mai bine este să încercăm mereu să fim profesioniști și chiar să fim, toți suntem oameni, așa că nu vă îngrijorați dacă lucrurile nu merg întotdeauna conform planului!

Vă interesează alte sfaturi care să vă ajute să reușiți în carieră? Consultați articolul nostru despre competențele non-tehnice care vor fi utile în dezvoltarea dumneavoastră profesională.

 

Linkuri conexe:

Aceste competențe non-tehnice vor fi utile în dezvoltarea dumneavoastră profesională

 

Mai multe informații:

Zilele europene ale locurilor de muncă

Căutare consilieri EURES

Condiții de viață și de muncă în țările participante la EURES

Baza de date cu locuri de muncă a EURES

Servicii EURES pentru angajatori

Calendarul evenimentelor EURES

Următoarele evenimente online

EURES pe Facebook

EURES pe Twitter

EURES pe LinkedIn