6 dicas sobre Microsoft Word para melhorar a sua eficiência

É um programa versátil, com centenas de funcionalidades inteligentes e atalhos úteis. Neste artigo falaremos de algumas das nossas favoritas, que esperamos possam tornar mais eficiente e eficaz o tempo que passa no Word.

Importa salientar que estamos a trabalhar com o Word 2016 para efeitos deste artigo, pelo que, se possuir uma versão anterior, algumas das funcionalidades poderão não estar disponíveis.

Limpar Toda a Formatação

«Limpar Toda a Formatação» é, na nossa modesta opinião, uma das melhores alterações introduzidas no Word desde a eliminação do infame clipe. Como o nome sugere, esta funcionalidade elimina rápida e facilmente toda a formatação do texto selecionado, aplicando-lhe as definições por defeito.

Por que razão é assim tão útil? Se alguma vez copiou e colou texto de um outro lugar (por exemplo, da Internet) no Word, poderá ter reparado que não copia apenas as palavras: copia também toda a formatação. Ter de alterar, de cada uma das vezes, o tamanho, o tipo e a cor da letra, bem como o espaçamento entre linhas, é um processo moroso – além disso, por vezes pode acabar por ficar com elementos que simplesmente não consegue alterar. A funcionalidade «Limpar Toda a Formatação» livra-o desse problema carregando num botão (Base > Tipo de Letra > ícone «Limpar Toda a Formatação», no canto superior direito).

Pincel de Formatação

Ainda no que se refere à formatação, o «Pincel de Formatação» permite-lhe copiar a formatação de um local para outro. É de utilização rápida e fácil; só precisa de selecionar a formatação que pretende copiar, escolher a ferramenta «Pincel de Formatação» (Base > Área de Transferência > Pincel de Formatação) e de seguida clicar no texto ao qual pretende aplicá-la. Se clicar na opção uma vez, pode copiar a formatação uma única vez antes de a ferramenta ficar inativa. O duplo clique manterá a opção ativa, permitindo-lhe copiar a mesma formatação várias vezes.

Estilos

Os «Estilos» são, na prática, uma forma mais avançada da ferramenta «Pincel de Formatação». Embora possam parecer um pouco intimidantes de início, são apenas uma forma de pré-definir parâmetros como o tamanho e a cor da letra, o espaçamento entre linhas, etc. Isto pode ser especialmente útil num documento mais extenso e ajudá-lo-á a evitar ter de navegar pelas páginas de texto à procura da formatação específica que pretende copiar.

Quando os seus estilos estiverem configurados, pode aplicá-los diretamente no documento. O painel de visualização dos estilos encontra-se em Base > Estilos, existindo três setas na extremidade direita do mesmo – para cima, para baixo e para baixo com uma linha acima da seta. Clicar nesta terceira seta permite-lhe criar os seus próprios estilos.

Índice

A inserção de um índice é um processo bastante simples. Encontrar a opção correspondente é que pode ser uma das partes mais difíceis. Em vez de se encontrar no separador «Inserir», como seria expectável, a opção relativa ao índice encontra-se em Referências > Índice. Um clique no «Índice» abre um menu suspenso que contém as tabelas por defeito que podem ser incorporadas no seu documento.

Tem agora duas opções: utilizar uma tabela por defeito ou criar uma tabela personalizada. Se não pretender personalizar a sua tabela ou não estiver à vontade a trabalhar com estilos, é talvez melhor que se cinja a uma das tabelas por defeito. Clique na tabela para a adicionar ao seu documento e dar início à criação do índice.

Se já estiver a utilizar alguns dos estilos de cabeçalho por defeito (habitualmente designados «Cabeçalho 1», «Cabeçalho 2» ou «Cabeçalho 3») então quaisquer cabeçalhos com esses estilos surgirão automaticamente no índice. Se não for esse o caso e a sua tabela estiver vazia, não se preocupe – pode selecionar manualmente os cabeçalhos que pretende incluir. Em primeiro lugar, selecione o cabeçalho em questão. Em seguida, vá até à opção «Adicionar Texto» e, por fim, selecione o nível adequado. A próxima vez que recarregar o seu índice os cabeçalhos aparecerão.

Os índices personalizados são um pouco mais complexos, pelo que deixamos a explicação do processo aos peritos da Microsoft. Se quiser um controlo total sobre o seu índice, não deixe de consultar os seus conselhos.

Repetir a sua última ação (F4)

Trabalhar num programa como o Word pode por vezes implicar ações repetitivas. A boa notícia é que, em vez de ter de repetir a ação manualmente, pode simplesmente carregar na tecla F4 para repetir automaticamente a sua última ação tantas vezes quantas desejar. Esta funcionalidade não é válida apenas para o Word; o atalho F4 funciona também no Microsoft PowerPoint e no Excel, e é uma excelente forma de poupar tempo.

Marcação Simples

A funcionalidade «Registar Alterações» existe há muitos anos, mas a opção «Marcação Simples» é uma possibilidade mais recente (Rever > Registo de Alterações > «Marcação Simples», na caixa suspensa). Gostamos especialmente desta opção, pois permite ver os sítios em que foram efetuadas alterações a par do resultado final, sem ter de percorrer todas as marcações de alterações (o que se pode tornar bastante confuso se existirem vários editores!).

Se pretender ver em que é que consistiu uma alteração específica, carregue na linha vermelha à esquerda do texto e isto ativará a opção completa (Todas as Marcações).

São, então, estas as seis dicas do Microsoft Word para melhorar a sua eficiência. O Word tem, obviamente, muitos outros atalhos e funcionalidades excelentes, mas estes são alguns daqueles que consideramos especialmente úteis. Esperamos que pense o mesmo!

 

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