Tietosuojaseloste – EURES-neuvontapalveluun lähetettävät viestit ja pyynnöt

Tässä tietosuojaselosteessa annetaan tietoa henkilötietojen käsittelystä ja suojasta.

Käsittelytoimi: EURES

Rekisterinpitäjä: Euroopan työviranomainen – tietopalveluista ja EURES-verkostosta vastaava yksikkö

Asiakirjalinkki: https://www.ela.europa.eu/en/eures-data-protection-register

Tässä toimessa käsitellään henkilötietoja. Euroopan työviranomainen (jäljempänä ’työviranomainen’) on sitoutunut suojelemaan henkilötietojasi ja kunnioittamaan yksityisyyttäsi. Työviranomainen kerää ja käsittelee henkilötietoja asetuksen (EU) 2018/1725¹ mukaisesti. Asetusta sovelletaan Euroopan unionin toimielinten ja elinten suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn. Tämän tietosuojaselosteen tiedot annetaan kyseisen asetuksen 15–16 artiklan mukaisesti. Asetusta (EU) 2016/679, eli yleistä tietosuoja-asetusta sovelletaan tietojenkäsittelyyn EU:n toimielinten ja elinten ulkopuolisissa organisaatioissa.

Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi henkilötietoja käsitellään, miten niitä kerätään ja käsitellään ja miten varmistetaan kaikkien annettujen henkilötietojen suoja. Siinä myös kerrotaan, miten kyseisiä tietoja käytetään ja mitä oikeuksia sinulla on henkilötietojesi osalta. Siinä annetaan myös vastuullisen rekisterinpitäjän, johon yhteyttä ottamalla voit käyttää oikeuksiasi, tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot.

EURES-neuvontapalvelu auttaa ja tukee EURES-portaalin käyttäjiä. Kyselyjä voi tehdä puhelimitse, verkkokeskustelun välityksellä tai sähköpostilla.

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon, muun muassa profilointiin.

Henkilötietojasi käsitellään, koska

• käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämisessä ja
• sinä olet rekisteröitynä antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn yhtä tai useampaa määrättyä tarkoitusta varten.

Tämä on 23. lokakuuta 2018 annetun asetuksen (EU) 2018/1725 ja erityisesti sen 5 artiklan 1 kohdan mukaista.

Tiettyjen henkilötietojen antaminen on pakollista, jotta voimme antaa sinulle apua ja tukea. Sinun on ilmoitettava etu- ja sukunimesi, sähköpostiosoite, asuinmaa ja ensisijaisesti käyttämäsi kieli.

Kerättyä tietoa voidaan säilyttää laadunvarmistustarkoituksia varten enintään kahden vuoden ajan. Sinulla ei ole suoraa pääsyä säilytettäviin tietoihin. Jos haluat tietää, mitä tietoja sinusta säilytetään, tai jos haluat muuttaa tai poistaa tietoja, ota yhteyttä rekisterinpitäjään seuraavaan osoitteeseen: empl-eures@ec.europa.eu

Sen mukaisesti, että asetuksen (EU) 2019/1149² 6 artiklassa, 44 artiklan 1 kohdassa ja johdanto-osan 45 kappaleessa säädetään, että ”työviranomaisen on hallinnoitava – – Eures-verkoston Euroopan koordinointitoimistoa”, Euroopan työnvälitysverkoston (EURES) Euroopan koordinointitoimisto on siirretty Euroopan työviranomaisen alaisuuteen.

Asetuksen (EU) 2019/1149 6 artiklan mukaan komissio varmistaa kuitenkin edelleen EURES-portaalin tietoteknisen infrastruktuurin toiminnan ja kehittämisen ja siihen liittyvät tietotekniikkapalvelut.

Kaikki sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot (sähköpostiviestit, asiakirjat, tietokannat, tietokoneelle ladatut dataerät jne.) tallennetaan joko Euroopan komission tai sen tästä neuvontapalvelusta vastaavan toimeksisaajan palvelimille. Kaikki käsittelytoimet suoritetaan viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa 10. tammikuuta 2017 annetun komission päätöksen (EU, Euratom) 2017/46 mukaisesti.

Komission toimeksisaajia sitovat erityinen sopimuslauseke, joka koskee kaikkia komission puolesta tehtäviä tietojen käsittelytoimia, ja salassapitovelvoitteet, jotka johtuvat yleisen tietosuoja-asetuksen (asetus (EU) 2016/679) saattamisesta osaksi kansallista lainsäädäntöä.

Henkilötietojesi suojaamiseksi komissio on toteuttanut useita teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä. Teknisiin toimenpiteisiin kuuluvat asianmukaiset toimet, jotka koskevat verkkoturvallisuutta, tietojen menettämisen, muuttamisen tai luvattoman tietoihin pääsyn riskiä ja joissa otetaan huomioon käsittelyn aiheuttama riski ja käsiteltävien henkilötietojen luonne. Organisatorisiin toimenpiteisiin kuuluvat henkilötietojen saatavuuden rajoittaminen ainoastaan luvan saaneisiin henkilöihin, joilla on perusteltu tiedonsaantitarve kyseisessä käsittelytoimessa.

EURES-neuvontapalvelulle toimitetut henkilötiedot kerätään ja niitä käsitellään vain siinä määrin kuin se on ehdottoman välttämätöntä vastauksen antamiseksi tai pyyntösi käsittelemiseksi muulla tavoin. Ratkaisun löytämiseksi EURES-neuvontapalvelu voi joutua välittämään pyyntösi EURES-verkostoon osallistuvissa organisaatioissa toimivalle henkilöstölle. Tällaisissa tapauksissa sinulle ilmoitetaan, että pyyntösi on välitetty eteenpäin.

Jos neuvontapalvelulle toimitetut tiedot välitetään edelleen pyyntösi saavan kansallisen EURES-koordinointitoimiston tai EURESin jäsen- tai kumppaniorganisaation hallinnoimaan järjestelmään, jossa niitä käsitellään, on kyseisen organisaation taattava asetuksen (EU) 2016/679 (yleinen tietosuoja-asetus) mukainen tietosuoja ja luottamuksellisuus kyseisen asetuksen mukaisena rekisterinpitäjänä.

Hyväksymällä tämän tietosuojaselosteen rekisteröity antaa myös suostumuksensa tietojen välittämiselle, jos se on tarpeen hänen pyyntönsä käsittelemiseksi, Euroopan talousalueen jäsenvaltioihin ja Sveitsiin, jotka ovat mukana EURES-verkostossa, asetuksen (EU) 2016/589 sekä Euroopan yhteisön ja sen jäsenvaltioiden ja Sveitsin valaliiton välisen sopimuksen³ mukaisesti.

Sinulla on erityisiä oikeuksia asetuksen (EU) 2018/1725 III luvussa (14–25 artikla) tarkoitettuna ”rekisteröitynä”, erityisesti oikeus päästä henkilötietoihisi, oikeus oikaista tai poistaa ne ja oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Tarvittaessa sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä tai oikeus tietojen siirtämiseen.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai ristiriitatapauksessa tietosuojavastaavaan. Tarvittaessa voit myös ottaa yhteyttä Euroopan tietosuojavaltuutettuun. Heidän yhteystietonsa annetaan kohdassa 9. Yhteystiedot.

Jos haluat käyttää oikeuksiasi yhden tai useamman tietyn käsittelytoimen yhteydessä, kuvaa ne pyynnössäsi (eli anna niiden asiakirjaviite (-viitteet) kohdan 10. Mistä saa lisätietoa?) mukaisesti.

Rekisterinpitäjä

EURES-portaalia hallinnoi EURESin Euroopan koordinointitoimisto. Se on perustettu Euroopan työviranomaisen tietopalveluista ja EURES-verkostosta vastaavan yksikön yhteyteen. Yksikkö on asetuksessa (EU) 2018/1725 tarkoitettu rekisterinpitäjä.

Jos haluat käyttää asetuksessa (EU) 2018/1725 tarkoitettuja oikeuksiasi tai sinulla on kysymyksiä, valituksia tai muita pyyntöjä, jotka koskevat EURES-portaaliin siirrettyjä tai siinä käsiteltyjä tietoja, ota yhteys rekisterinpitäjään seuraavaan sähköpostiosoitteeseen: data-protection@ela.europa.eu

Työviranomaisen tietosuojavastaava

Voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan (data-protection@ela.europa.eu) kysymyksistä, jotka liittyvät henkilötietojesi käsittelyyn asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti.

Euroopan tietosuojavaltuutettu (EDPS)

Sinulla on oikeus hakea muutosta Euroopan tietosuojavaltuutetulta (eli voit tehdä kantelun valtuutetulle) (edps@edps.europa.eu), jos katsot, että asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiasi on loukattu, kun rekisterinpitäjä on käsitellyt henkilötietojasi.

Työviranomaisen tietosuojavastaava julkaisee rekisteriä kaikista työviranomaisen suorittamista henkilötietojen käsittelytoimista, jotka on dokumentoitu ja ilmoitettu hänelle. Rekisteriin pääsee seuraavasta linkistä: https://www.ela.europa.eu/en/eures-data-protection-register

¹ asetus (EU) 2018/1725, annettu 23 päivänä lokakuuta 2018, luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 kumoamisesta.

² Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2019/1149, annettu 20 päivänä kesäkuuta 2019, Euroopan työviranomaisen perustamisesta, asetusten (EY) N:o 883/2004, (EU) N:o 492/2011 ja (EU) 2016/589 muuttamisesta ja päätöksen (EU) 2016/344 kumoamisesta (ETA:n ja Sveitsin kannalta merkityksellinen teksti), EUVL L 186, 11.7.2019, s. 21–56.

³ Sopimus koskee henkilöiden vapaata liikkuvuutta, lento- ja maantieliikennettä, julkisia hankintoja, tieteellistä ja teknologista yhteistyötä, vaatimustenmukaisuuden arvioinnin vastavuoroista tunnustamista sekä maataloustuotteiden kauppaa, EYVL L 114, 30.4.2002.