Tässä tietosuojaselosteessa annetaan tietoa henkilötietojen käsittelystä ja suojasta.
Käsittelytoimi:
- Euroopan työnvälitysverkosto (EURES) työnhakijoille ja työnantajille
- Euroopan työnvälitysverkosto (EURES) EURESin työntekijöille
Rekisterinpitäjä: Euroopan työviranomainen – tietopalveluista ja EURES-verkostosta vastaava yksikkö
Asiakirjaviite: DPR-ELA-2022- 0009 ja asiakirja DPR-ELA-2022-0044
1. Johdanto
Euroopan työviranomainen (jäljempänä ’työviranomainen’) on sitoutunut suojelemaan henkilötietojasi ja kunnioittamaan yksityisyydensuojaasi. Työviranomainen kerää ja käsittelee henkilötietoja luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 kumoamisesta) 23 päivänä lokakuuta 2018 annetun asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti.
Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi henkilötietoja käsitellään, miten niitä kerätään ja käsitellään ja miten varmistetaan kaikkien annettujen henkilötietojen suoja. Siinä myös kerrotaan, miten kyseisiä tietoja käytetään ja mitä oikeuksia sinulla on henkilötietojesi osalta. Siinä annetaan myös vastuullisen rekisterinpitäjän, johon yhteyttä ottamalla voit käyttää oikeuksiasi, tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot.
Seuraavassa esitetään tiedot, jotka liittyvät Euroopan työviranomaisen tietopalveluista ja EURES-verkostosta vastaavan yksikön käsittelytoimeen ”Euroopan työnvälitysverkosto (EURES): EURES-neuvontapalvelu”.
2. Miksi ja miten henkilötietoja käsitellään?
Käsittelytoimen tarkoitus: Tietopalveluista ja EURES-verkostosta vastaava yksikkö kerää ja käyttää henkilötietojasi käsitelläkseen tiedusteluja tai viestejä, joita työnhakijat, työnantajat tai EURESin työntekijät vaihtavat (puhelimitse, verkkokeskustelussa, Skypen välityksellä tai sähköpostitse) neuvontapalvelun kanssa.
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.
3. Mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta?
Henkilötietojasi käsitellään, koska
Työnhakijat ja tietotyönantajat:
olet antanut suostumuksen henkilötietojesi käsittelyyn yhtä tai useampaa määrättyä tarkoitusta varten asetuksen (EU) 2018/1725 artiklan 5 kohdan 1 alakohdan d mukaisesti.
EURES-verkoston käyttäjät (EURESin henkilöstö):
käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi asetuksen (EU) 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti.
Oikeusperusta:
- Euroopan työviranomaisen perustamisesta 20 päivänä kesäkuuta 2019 annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2019/1149.
- Asetuksessa (EU) 2016/589 (jäljempänä ’EURES-asetus’) ja erityisesti sen III luvussa määritellään käsittelyn tarkoitus – mahdollistaa avointen työpaikkojen yhteensovittaminen ansioluetteloiden/työnhakijaprofiilien kanssa – ja säädetään käsittelyn yleisistä edellytyksistä.
- Muut tietojen käsittelystä annetut säännökset, jotka koskevat erityisesti käsittelyyn osallistuvien eri osapuolten tehtäviä ja velvollisuuksia, esitetään komission täytäntöönpanopäätöksessä (EU) 2017/1257.
Emme käsittele erityisiä henkilötietoryhmiä, joten asetuksen 10 artiklaa ei sovelleta.
4. Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?
Jotta tietopalveluista ja EURES-verkostosta vastaava yksikkö voi toteuttaa tämän käsittelytoimen, se kerää seuraavia henkilötietoryhmiä:
Etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, kieliasetukset, tiedustelu.
Työnhakijat ja tietotyönantajat:
Henkilötietojen antaminen ei ole pakollista.
EURES-verkoston käyttäjät (EURESin työntekijät):
Olemme saaneet henkilötietosi EURESin kansallisesta koordinointitoimistosta.
Henkilötietojen antaminen on pakollista, koska se on tarpeen EURES-portaalin hallinnointia varten, EURES-asetuksen (asetus (EU) 2016/589) ja erityisesti sen 12 artiklan 4 kohdan nojalla luodun rakenteen mukaisesti.
5. Miten kauan henkilötietoja säilytetään?
Tietopalveluista ja EURES-verkostosta vastaava yksikkö säilyttää henkilötietoja vain sen aikaa, mikä on tarpeen tietojen keräämisen tai jatkokäsittelyn tarkoituksen täyttämiseksi, eli kahden vuoden ajan viimeisestä keskusteluun liittyvästä viestistä.
6. Miten henkilötiedot suojataan ja turvataan?
Kaikki sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot (sähköpostiviestit, asiakirjat, tietokannat, tietokoneelle ladatut dataerät jne.) tallennetaan joko Euroopan työviranomaisen tai sen toimeksisaajien palvelimille.
Euroopan työviranomaisen toimeksisaajia sitovat erityinen sopimuslauseke, joka koskee kaikkia työviranomaisen puolesta tehtäviä tietojen käsittelytoimia, ja salassapitovelvoitteet, jotka johtuvat suoraan EU:n jäsenvaltioissa sovellettavasta yleisestä tietosuoja-asetuksesta (asetus (EU) 2016/679).
Euroopan työviranomainen on toteuttanut useita teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojesi suojaamiseksi. Teknisiin toimenpiteisiin kuuluvat asianmukaiset toimet, jotka koskevat verkkoturvallisuutta, tietojen menettämisen, muuttamisen tai luvattoman tietoihin pääsyn riskiä ja joissa otetaan huomioon käsittelyn aiheuttama riski ja käsiteltävien henkilötietojen luonne. Organisatorisiin toimenpiteisiin kuuluvat henkilötietojen saatavuuden rajoittaminen ainoastaan luvan saaneisiin henkilöihin, joilla on perusteltu tiedonsaantitarve kyseisessä käsittelytoimessa.
7. Kenellä on pääsy henkilötietoihin ja kenelle niitä luovutetaan?
Pääsy henkilötietoihisi annetaan Euroopan työviranomaisen työntekijöille, jotka vastaavat tämän käsittelytoimen toteuttamisesta, ja valtuutetuille työntekijöille tarpeellisuusperiaatteen mukaisesti. Kyseiset työntekijät noudattavat lainsäädäntöön perustuvia ja tarvittaessa myös muita luottamuksellisuutta koskevia sääntöjä.
Kansainväliset tiedonsiirrot:
Työnhakijat ja työnantajat:
Jos olet antanut suostumuksesi, rekisterinpitäjä siirtää henkilötietosi Islannin, Liechtensteinin, Norjan ja Sveitsin asianomaisille sidosryhmille.
Rekisterinpitäjä siirtää henkilötietosi Euroopan komission tekemän tietosuojan riittävyyttä Sveitsissä koskevan päätöksen perusteella1.
EURES-verkoston käyttäjät (EURESin työntekijät):
Rekisterinpitäjä siirtää henkilötietosi asianomaisille sidosryhmille Islannissa, Liechtensteinissa, Norjassa ja Sveitsissä.
Keräämiämme tietoja ei anneta kolmannelle osapuolelle paitsi siltä osin ja siihen tarkoitukseen kuin lainsäädäntö sitä edellyttää.
8. Mitä oikeuksia sinulla on ja miten niitä voi käyttää?
Sinulla on erityisiä oikeuksia asetuksen (EU) 2018/1725 III luvussa (14–25 artikla) tarkoitettuna ”rekisteröitynä”, erityisesti oikeus päästä henkilötietoihisi ja oikeus oikaista niitä, jos henkilötietosi ovat virheellisiä tai puutteellisia. Silloin kuin se on aiheellista, sinulla on oikeus poistaa henkilötietosi, rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä ja vastustaa käsittelyä sekä oikeus siirtää tietoja.
EURES-verkoston käyttäjät (EURESin työntekijät):
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikä toteutetaan lainmukaisesti 5 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla omaan tilanteeseesi liittyvistä syistä.
Työnhakijat ja tietotyönantajat:
Olet suostunut antamaan henkilötietosi tietopalveluista ja EURES-verkostosta vastaavalle yksikölle tätä käsittelytoimea varten. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. Peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.
Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai ristiriitatapauksessa tietosuojavastaavaan. Tarvittaessa voit myös ottaa yhteyttä Euroopan tietosuojavaltuutettuun. Heidän yhteystietonsa annetaan jäljempänä kohdassa 9.
Jos haluat käyttää oikeuksiasi yhden tai useamman tietyn käsittelytoimen yhteydessä, kuvaa ne pyynnössäsi (eli anna niiden asiakirjaviite (-viitteet) jäljempänä kohdassa 10 täsmennetyn mukaisesti).
9. Yhteystiedot
Rekisterinpitäjä
Jos haluat käyttää asetuksessa (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiasi tai jos sinulla on huomautettavaa, kysyttävää tai huolenaiheita tai jos haluat lähettää henkilötietojesi keräämistä ja käyttöä koskevan kantelun, voit ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään: eures
ela [dot] europa [dot] eu (eures[at]ela[dot]europa[dot]eu)
Euroopan työviranomaisen tietosuojavastaava
Voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan (data-protectionela [dot] europa [dot] eu (data-protection[at]ela[dot]europa[dot]eu)) kysymyksissä, jotka liittyvät asetuksen (EU) 2018/1725 mukaiseen henkilötietojesi käsittelyyn.
Euroopan tietosuojavaltuutettu (EDPS)
Sinulla on oikeus hakea muutosta Euroopan tietosuojavaltuutetulta (eli voit tehdä kantelun valtuutetulle) (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)), jos katsot, että asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiasi on loukattu, kun rekisterinpitäjä on käsitellyt henkilötietojasi.
10. Mistä saa lisätietoa?
Euroopan työviranomaisen tietosuojavastaava julkaisee rekisteriä kaikista työviranomaisen suorittamista henkilötietojen käsittelytoimista, jotka on dokumentoitu ja ilmoitettu hänelle. Rekisteriin pääsee seuraavasta linkistä: https://www.ela.europa.eu/en/privacy-policy
Tämä nimenomainen käsittelytoimi on tietosuojavastaavan julkisessa rekisterissä seuraavalla asiakirjaviitteellä: DPR-ELA-2022-0009 Euroopan työnvälitysverkosto (EURES) työnhakijoille ja työnantajille ja asiakirja DPR-ELA-2022-0044 Euroopan työnvälitysverkosto (EURES) EURESin työntekijöille.