10 tips for å gjennomføre et vellykket virtuelt møte

Ta det med ro, hvis du jobber på avstand har vi 10 tips til deg for å organisere et virtuelt møte. Hvis du for tiden er jobbsøker, kan du også bruke disse tipsene på fjernintervjuer, eller rett og slett til å holde kontakten med venner.

Hvis det er du som organiserer møtet, vil de første fem tipsene hjelpe deg med forberedelsene:

1. Velg programvare…
   Nå til dags finnes det mange sofistikerte videokonferanseprogrammer, som Zoom, Skype and Microsoft Teams. Gjør en sjekk og finn ut hva som passer best for deg. Pass på at programvaren kan lastes ned fritt og sjekk at den kan håndtere tilstrekkelig mange deltakere.
2. … og prøv den ut!
   Du må også prøve ut programmet med en venn eller en kollega på forhånd. De fleste videokonferanseprogrammene er veldig enkle etter at du har brukt dem en gang, men ting kan ofte gå galt første gang hvis du ikke er kjent med dem.
3. Finn et passende tidspunkt
   Sjekk kalenderne til folk og tenk på arbeidstider, tidssoner og individuelle omstendigheter. Hvis du for eksempel vet at en deltaker har barn, kan det være lurt å være fleksibel for å imøtekomme behovene deres.
4. Sørg for at alle er satt opp
   Fortell deltakerne hvilke verktøy de kommer til å trenge. Gi dem tilstrekkelig forhåndsvarsel og klare instruksjoner, og sørg for at de har den koden eller lenken de trenger for å være med på møtet.
5. Send ut dokumenter og oppnevn en referent
   Del alle viktige dokumenter på forhånd, inkludert agenda for møtet, hvis det er aktuelt. Hvis du planlegger å presentere noe, vurder om du skal dele skjermen under sesjonen. Sørg bare for at du slår av e-postvarsler og lukker alle konfidensielle vinduer på forhånd! Du må kanskje også oppnevne noen til å ta notater.

Selv på virtuelle møter er det viktig å praktisere en god møte-etikette, så her har du fem tips for selve møtet:

6. Smil til kameraet!
   Oppfordre alle til å bruke videoen sin, noe som gir møtet et realistisk preg. Noen programmer har en funksjon for å gjøre bakgrunnen uskarp, noe som beskytter privatlivet og hindrer distraksjoner fra bakgrunnen. Pass også på at du er ordentlig kledd. Mange synes at det å kle seg skikkelig setter dem i jobbmodus og kunder eller intervjuere forventer at du skal se profesjonell ut.
7. La alle komme til orde…
   Noen programmer har en innebygd funksjon som gjør at bare personen som snakker vises på skjermen, noe som oppmuntrer deltakerne til å ta sin del. Uansett bør du vurdere å ha en leder til å gå gjennom punktene på agendaen, oppsummere viktige punkter og fordele muligheter til å bidra.
8. … og slå av mikrofonen når du ikke prater!
   Bakgrunnsstøy fra kjæledyr eller små barn kan være forstyrrende. Det å bruke et headset med innebygd mikrofon kan bidra til å hindre det, men selv din egen pusting kan ofte forstyrre. Den sikreste måten å forhindre dette på er å slå av mikrofonen når du hører på de andre.
9. Ikke glem småpratingen
   «Hvordan var turen hit?» fungerer ikke i dette tilfellet, men pass på at du spør alle om hvordan de har det. Noen føler seg isolert og alene når de arbeider hjemmefra, så litt hverdagslig prat på møtet kan være en kjærkommen kilde til interaksjon.
10. Følg opp
    Følg opp møtet ditt på vanlig måte. Hvis nødvendig, send ut notater med klare handlingspunkter og hvem som er ansvarlige for dem.

Vi håper disse 10 tipsene hjelper deg med det virtuelle møtet – lykke til!

Relevante lenker:

Zoom

Skype

Microsoft Teams

Les mer:

Europeiske jobbdager

Drop'pin@EURES

Finn EURES-rådgivere ​

Leve- og arbeidsvilkår i EURES-landene

EURES’ jobbdatabase

EURES’ tjenester for arbeidsgivere

EURES’ aktivitetskalender

Kommende arrangementer på nett

EURES på Facebook

EURES på Twitter

EURES på LinkedIn