Keturiolika pagrindinių darbuotojų el. pašto etiketo taisyklių

Naudokite profesionalų el. pašto adresą

Profesionalų el. pašto adresą paprastai sudaro tik jūsų vardas ir pavardė. Nevartokite neprofesionaliai skambančių slapyvardžių, žargono, skaičių ar įmantrių žodžių. Kadangi dažnai jūsų el. pašto adresas yra tai, ką apie jus pirmiausia pamato nauji klientai ar bendradarbiai, pasistenkite nesudaryti blogo įspūdžio.

Paprastai ir aiškiai nurodykite temą

Temos laukelyje rašykite trumpai ir tik tai, kas būtina, ir pasistenkite, kad būtų perteiktas el. laiško tikslas. Dėl neaiškios ar klaidinančios temos gavėjas gali nenorėti patikrinti jūsų el. laiško ar manyti, kad jūsų laiškas yra brukalas.

Žinokite, kada atsakyti visiems

Visada gerai pagalvokite prieš paspaudami „atsakyti visiems“. Ar visiems adresatams reikia gauti jūsų el. laišką, o gal jis skirtas tik vienam asmeniui? Niekas nemėgsta gauti nesusijusių el. laiškų, todėl pasistenkite, kad jūsų pranešimai būtų siunčiamos konkretiems žmonėms.

Familiarūs ir profesionalūs pasisveikinimai

Jei gavėjas yra naujas bendradarbis ar klientas arba asmuo, kurio gerai nepažįstate, pasistenkite savo el. laišką pradėti neutraliu pasisveikinimu (pvz., „Gerb. ...“). Venkite žodžių „Sveikas“, „Labutis“ ir nesikreipkite į asmenį vardu. Priklausomai nuo gavėjo, po kelių susirašinėjimo etapų galite pradėti naudoti familiaresnį pasisveikinimą.

Naudokite paprastą ir įprastinį šriftą

Susirašinėdami su klientais naudokite standartinį šriftą ir šrifto dydį. Jei naudosite įvairius šriftus ir spalvas, jūsų el. laišką gali būti sunku perskaityti, ir rimti specialistai paprastai to vengia.

Suskaidykite tekstą į pastraipas

Jei savo el. laiške norite aptarti kelias temas, suskirskite jas į pastraipas. Prie kiekvienos iš jų net galite pridėti nedideles paantraštes. Taip jūsų el. laišką bus daug lengviau skaityti ir suprasti.

Venkite jausmaženklių

Darbo el. laiškuose reikėtų vengti jausmaženklių, ypač jeigu gavėjas yra klientas arba asmuo, kurio gerai nepažįstate.

Venkite šauktukų

Darbo el. laiškuose šauktukai turėtų būti naudojami labai retai. Šis ženklas dažnai perteikia stiprias emocijas, kurių profesinėje korespondencijoje neturėtų būti. Be to, sakiniai su šauktukais gali būti neteisingai laikomi agresyviais, todėl geriau jų nenaudoti.

Apdairiai naudokite humorą

Savaime humoras profesiniuose el. laiškuose nėra blogai, tačiau skirtingiems žmonėms juokingi skirtingi dalykai. Tai ypač svarbu, kai bendraujate su kitai kultūrai priklausančiais bendradarbiais ar klientais. Tai, kas juokinga jums, kitą asmenį gali įžeisti. Humorą geriausia naudoti tik tuo atveju, jei gavėją labai gerai pažįstate.

Naudokite profesinį el. laiško parašą

Geras el. laiško parašas puikiai užbaigia kiekvieną el. laišką. Jūsų el. laiško parašas turi būti paprastas, venkite per daug logotipų ir pasirūpinkite, kad būtų nurodyti jūsų duomenys, pvz., pareigos, padalinys, įmonės telefonas ir adresas.

Perskaitykite prieš siųsdami

Tai, kad žmonės savo el. laiškus atidžiai perskaito tik po to, kai juos išsiunčia, yra dažna klaida. Prieš išsiųsdami el. laišką, bent kartą jį perskaitykite, kad patikrintumėte, ar nėra rašybos ir gramatikos klaidų. Rašybos klaidos, klaidingi skaičiai ir kitos kalbos klaidos gali padaryti blogą įspūdį ar net kainuoti įmonei pinigus.

Dar kartą patikrinkite gavėjo adresą

Kitas veiksmas, kurį visada turite padaryti prieš paspaudami „siųsti“ – patikrinti gavėjo el. pašto adresą. Įsitikinkite, ar el. laiško nesiunčiate klaidingam asmeniui.

Pasistenkite atsakyti per vieną darbo dieną

Kartais darbo gali būti labai daug, tačiau paprastai į el. laiškus stenkitės atsakyti per vieną darbo dieną. Jei negalite pateikti išsamaus atsakymo, siųskite pranešimą su prašymu palaukti, paaiškindami, kada gavėjas iš jūsų išgirs atsakymą.

Nustatytikte automatinį pranešimą „nesu darbe“ (angl., Out of Office, OOO), kai esate ne darbe.

Jei keletą dienų būsite ne darbe, nustatytikte automatinį pranešimą „nesu darbe“. Tokiu būdu, jei kas nors, kol jūsų nėra, atsiųs el. laišką, gaus automatinį pranešimą, informuojantį, kad nesate darbe. Savo automatinį pranešimą galite individualizuoti ir nurodyti grįžimo į darbą datą arba kontaktinį pavaduojantį asmenį.

Laikas prašyti darbdavio padidinti darbo užmokestį? Pasinaudokite šiais patarimais, norėdami paaiškinti darbdaviui savo padėti.

 

Susijusios nuorodos

Kaip prašyti darbdavio padidinti darbo užmokestį?

 

Išsamesnė informacija

Europos darbo dienos

Susirasti EURES konsultantą

Gyvenimo ir darbo sąlygos EURES valstybėse

EURES darbo vietų duomenų bazė

EURES paslaugos darbdaviams

EURES renginių kalendorius

Būsimi internetiniai renginiai

EURES tinkle „Facebook“

EURES tinkle „Twitter“

EURES tinkle „LinkedIn“