10 conseils pour réussir à organiser une réunion virtuelle

Vous êtes en télétravail? Ne vous inquiétez pas, nous allons vous donner 10 conseils pour organiser une réunion virtuelle. Ils peuvent également vous servir, si vous êtes en recherche d’emploi, à réaliser des entretiens d’embauche à distance, ou tout simplement à rester en contact avec vos amis.

Voici nos cinq premiers conseils, pour organiser une réunion à distance:

1. Choisissez votre logiciel…
   Il existe aujourd’hui de nombreux logiciels de vidéoconférence sophistiqués, tels que Zoom, Skype et Microsoft Teams. Renseignez-vous pour savoir lequel répond le mieux à vos besoins. Vérifiez qu’il peut être téléchargé gratuitement et qu’il permet de réunir un nombre suffisant de participants.
2. … et testez-le!
   Testez d’abord le logiciel avec un ami ou un collègue. Même si la plupart des logiciels de vidéconférence sont très simples à utiliser après la phase de prise en main, pour un débutant, la première tentative peut souvent se solder par un échec.
3. Trouvez le bon moment
   Adaptez-vous à l’emploi du temps des divers participants en tenant compte des heures de travail, des fuseaux horaires et des contraintes de chacun. Par exemple, si un participant a des enfants, une certaine souplesse sera sans doute nécessaire.
4. Assurez-vous que chaque participant dispose d’une configuration informatique adéquate
   Indiquez à tous les participants les outils informatiques dont ils auront besoin. Transmettez-leur suffisamment à l’avance les précautions à respecter et des instructions claires, et veillez à ce qu’ils disposent de tout code ou lien nécessaires pour accéder à la réunion.
5. Diffusez les documents à l’avance et désignez un preneur de notes
   Diffusez à l’avance tous les documents importants y compris, le cas échéant, l’ordre du jour de la réunion. Si vous prévoyez de faire une présentation, envisagez de partager votre écran au cours de l’appel vidéo, mais ayez soin de préalablement désactiver vos alertes courriel et de fermer vos fenêtres d’écran confidentielles! Vous pourriez également désigner une personne chargée de prendre des notes.

Même pour une réunion à distance, il est important d’adopter les bonnes attitudes. Voici donc cinq conseils supplémentaires, à suivre lors de la réunion:

6. Souriez à la caméra!
   Encouragez tous les participants à utiliser leur caméra vidéo, ce qui renforcera l’impression d’être réellement réunis. Certaines applications disposent de la fonction «flouter mon arrière-plan», qui permet de protéger la vie privée et de ne pas être distrait par ce qui pourrait se passer à l’arrière-plan. Veillez également à adopter une tenue vestimentaire adaptée. Être bien habillé vous aide généralement à vous sentir dans un cadre professionnel, et les clients ou les recruteurs s’attendent à ce que vous adoptiez une attitude professionnelle, même à distance.
7. Donnez la parole à tous…
   Certaines applications disposent d’une fonction intégrée permettant de faire apparaître à l’écran uniquement la personne qui parle, ce qui encourage les participants à intervenir à tour de rôle. Quoi qu’il en soit, envisagez d’avoir une personne qui préside la réunion pour passer en revue les points de l’ordre du jour, résumer les éléments essentiels et donner à chacun la possibilité d’intervenir.
8. … et désactivez votre micro lorsque vous ne parlez pas!
   Les bruits de fond (ceux d’animaux domestiques ou de jeunes enfants, par exemple) peuvent être une source de perturbation. Pour ne pas les transmettre, vous pouvez certes utiliser un casque à microphone intégrée, mais votre respiration restera toujours distinctement audible. Le moyen le plus sûr de ne créer aucune gêne auditive est de désactiver votre micro lorsque vous êtes en mode écoute.
9. N'oubliez pas d’échanger les banalités d’usage
   «Alors, vous n’avez pas eu de problème pour venir jusqu’ici?» n’est pas le genre de question à poser en téléconférence, mais n’oubliez pas de demander à chacun s’il va bien. Certaines personnes peuvent avoir un sentiment d’isolement et de solitude en travaillant à domicile: échanger les banalités d’usage lors de la réunion virtuelle peut donc être une source de réconfort.
10. Assurez le suivi de la réunion
    Assurez le suivi de la réunion selon la procédure habituelle. Si nécessaire, diffusez un document recensant précisément les actions à mener et les personnes qui en seront chargées.

Nous espérons que ces 10 conseils faciliteront l’organisation de votre prochaine réunion virtuelle – bonne chance!

Liens connexes:

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