10 tips til at gennemføre et vellykket virtuelt møde

10 tips for running a successful virtual meeting — Shutterstock

Arbejder du fra distancen, så bare rolig. Vi skal nok hjælpe dig med 10 tips til, hvordan du tilrettelægger et virtuelt møde. Hvis du er jobsøgende lige nu, kan du måske også bruge disse tips til jobsamtaler, der skal gennemføres på afstand, eller bare til at holde kontakt med dine venner.

Hvis det er dig, der tilrettelægger mødet, vil de fem første tips kunne hjælpe dig med at forberede det:

Vælg software …
I dag findes der mange avancerede videokonferenceprogrammer, f.eks. Zoom, Skype og Microsoft Teams. Lav din egen research, og vælg den software, der passer dig bedst. Sørg for, at softwaren kan downloades gratis, og at der kan være deltagere nok med.
… og test den
Du skal også i forvejen teste softwaren med en ven eller kollega. De fleste videokonferenceprogrammer er meget enkle, når du har anvendt dem én gang. Der kan dog ofte ske fejl første gang, hvis du ikke er fortrolig med programmet.
Find et passende tidspunkt
Tjek folks kalendere, og vær opmærksom på arbejdstider, tidszoner og individuelle omstændigheder. Hvis du f.eks. ved, at en deltager har børn, vil du måske gerne være fleksibel for at imødekomme den pågældendes behov.
Sørg for, at alle er koblet op
Fortæl dine deltagere, hvilke værktøjer de skal bruge. Giv dem besked i god tid og klare instruktioner. Sørg også for, at de har de koder eller links, de skal bruge for at deltage i mødet.
Rundsend dokumenter og vælg en person til at tage noter
Del alle vigtige dokumenter i forvejen, herunder en dagsorden, hvis det er relevant. Hvis du planlægger at præsentere noget, så overvej at dele din skærm med deltagerne under opkaldet. Sørg for, at du på forhånd har slået mailpåmindelser fra og lukket eventuelle fortrolige vinduer. Du skal måske også have udpeget en til at tage referat.

Selv om mødet sker fra distancen, er det vigtigt med god mødepraksis, så her er fem tips, som bør følges under mødet:

Smil til kameraet
Du kan opfordre alle til at bruge deres video, så det føles mere virkeligt. Med nogle programmer kan du sløre baggrunden, så du beskytter din privatsfære og undgår noget, der distraherer i baggrunden. Sørg for at være passende påklædt. For mange gør det at klæde sig på til arbejde dem klar til at arbejde, og kunder og interviewere forventer, at man ser professionel ud.
Lad alle få ordet…
Nogle programmer har en indbygget funktion, som gør at den person, der taler, ses på skærmen, hvilket tilskynder deltagerne til at tage ordet på skift. Overvej under alle omstændigheder, om der ikke skal være en ordstyrer, der gennemgår punkterne på dagsordenen, sammenfatter vigtige punkter og fordeler ordet.
Luk din mikrofon, når du ikke taler
Baggrundsstøj såsom kæledyr eller småbørn kan være forstyrrende. Ved at bruge en indbygget mikrofon kan du undgå dette, men selv lyden fra din egen vejrtrækning kan høres tydeligt. Den sikreste måde at undgå dette på er ved at slukke for lyden, når du lytter til andre.
Husk at hyggesnakke
"Hvordan var rejsen?" dur ikke i det her tilfælde, men husk at spørge alle, hvordan de har det. Nogle mennesker føler sig isolerede og ensomme, når de arbejder hjemmefra, så lidt småsnak med andre på dit møde kan være en kærkommen adspredelse.
Opfølgning
Følg op på dit møde på den sædvanlige måde. Rundsend om nødvendigt noter med klare indsatsområder, og de personer, der er ansvarlige for dem.

Vi håber, at disse 10 tip vil hjælpe dig med dit eget virtuelle møde - held og lykke!

Relevante links:

Læs mere:

Find en Euresvejleder

Leve- og arbejdsvilkår i Eureslandene

Eures' jobdatabase

Eures' tjenester for arbejdsgivere