10 ráð fyrir árangursríkan fjarfund

Ekki hafa áhyggjur, ef þú ert í fjarvinnu komum við þér til hjálpar með 10 ráðunum okkar um hvernig eigi að halda fjarfund. Ef þú ert að leita þér að vinnu getur þú líka notað þessi ráð fyrir starfsviðtöl í gegnum fjarfundabúnað eða bara til þess að vera í sambandi við vini þína.

Ef þú stendur fyrir fundinum ættu fyrstu fimm ráðin okkar að hjálpa þér við undirbúninginn:

1. Veldu hugbúnað…
   Nú á dögum er fjölbreyttur og háþróaður myndfundahugbúnaður í boði eins og Zoom, Skype og Microsoft Teams. Lestu þér til og finndu það sem hentar þér best. Vertu viss um að hlaða megi hugbúnaðinum niður ókeypis og gakktu úr skugga hvort að hann ráði við nógu marga þátttakendur.
2. … prófaðu hann!
   Þú þarft líka að prófa hugbúnaðinn áður með vini eða samstarfsmanni. Flestur myndfundahugbúnaður er mjög einfaldur þegar þú hefur notað hann einu sinni en margt getur farið úrskeiðis í fyrstu tilraun ef þú kannt ekki á búnaðinn.
3. Finndu hentugan tíma
   Skoðaðu dagatölin hjá fólki og hafðu vinnutíma, tímabelti og einstaklingsbundnar kringumstæður í huga. Ef, til dæmis, þú veist að þátttakandi á börn, getur verið að þú viljir sýna sveigjanleika til að koma til móts við hann.
4. Tryggðu að allir séu tilbúnir til leiks
   Segðu þátttakendunum þínum frá því hvaða tól þeir þurfa. Láttu þá vita í tíma og veittu þeim skýr fyrirmæli og gakktu úr skugga um að þeir séu með rétta kóðann eða hlekkinn til að taka þátt í fundinum.
5. Sendu út skjöl og skipaðu fundarritara
   Sendu mikilvæg skjöl út áður, þar á meðal dagskrána ef svo á við. Ef þú ætlar að vera með kynningu ættir þú að velta fyrir þér að deila skjánum þínum á meðan fundinum stendur. Gakktu bara úr skugga um að slökkva á tölvupóststilkynningum og loka öllum gluggum með trúnaðargögnum áður. Kannski ættir þú líka að skipa einhvern til að skrá niður fundargerð.

Jafnvel þó um fjarfund sé að ræða er mikilvægt að fylgja góðum fundarreglum svo hér eru fimm ráð í viðbót fyrir fundinn sjálfan:

6. Brostu fyrir myndavélina!
   Hvettu alla til að nota myndavélina svo fundurinn fái á sig raunsæjan blæ. Sum forrit bjóða upp á aðgerð til að „má út bakgrunn“ en það eykur friðhelgi og kemur í veg fyrir bakgrunnstruflanir. Passaðu þig líka á því að klæða þig við hæfi. Margir eru á þeirri skoðun réttur klæðnaður komi þeim í vinnugírinn auk þess sem viðskiptavinir og viðmælendur gera ráð fyrir því að þú lítir fagmannlega út.
7. Leyfðu öllum að tala…
   Sum forrit eru með innbyggða virkni þar sem aðeins sá sem er að tala er sýndur á skjánum, en það hvetur fólk til að skiptast á. Í öllu falli ættir þú að íhuga að láta fundarstjóra fara í gegnum atriðin á dagskránni, draga helstu atriði saman og gefa öllum færi á að tjá sig.
8. … slökktu á hljóðnemanum þegar þú ert ekki að tala!
   Bakgrunnshávaði eins og frá gæludýrum eða börnum getur verið truflandi. Heyrnartól með innbyggðum hljóðnema geta hjálpað til við að koma í veg fyrir slíkt en þó getur verið að andardráttur þinn heyrist og valdi truflunum. Öruggasta leiðin til að koma í veg fyrir þetta er að slökkva á hljóðnemanum þegar þú hlustar á aðra.
9. Ekki gleyma spjallinu
   „Hvernig gekk að komast hingað?“ virkar ekki í þessu tilviki en passaðu þig á að spyrja alla hvernig þeir hafi það. Sumum finnst þeir einangraðir og einmana þegar þeir vinna heiman frá sér svo almennt spjall á fundinum getur verið jákvæð tilbreyting.
10. Eftirfylgni
    Fylgdu fundinum á eftir með venjulegum hætti. Ef þörf krefur skaltu senda út athugasemdir með skýrum aðgerðum og ábyrgðaraðilum.

Við vonum að þessi 10 ráð muni hjálpa þér við fjarfundinn þinn – gangi þér vel!

Tengdir hlekkir:

Zoom

Skype

Microsoft Teams

Nánari upplýsingar:

Evrópskir atvinnudagar

Drop’pin@EURES

Finna Eures ráðgjafa ​

Atvinnu- og búsetuskilyrði í Eures-löndum

Vinnugagnagrunnur Eures

Þjónusta Eures fyrir vinnuveitendur

Viðburðadagatal Eures

Næstu viðburðir á Netinu

Eures á Facebook

Eures á Twitter

Eures á LinkedIn