Skip to main content
European Commission logo
EURES
fréttaskýring7 Apríl 2020European Labour Authority, Directorate-General for Employment, Social Affairs and Inclusion

10 ráð fyrir árangursríkan fjarfund

Fleiri en nokkru sinni fyrr vinna heiman frá sér nú um stundir af völdum COVID-19. Myndfundir og aðrir fjarfundir verða sífellt mikilvægari en hvað ef þú hefur aldrei þurft að halda slíkan fund áður?

10 tips for running a successful virtual meeting
Shutterstock

Ekki hafa áhyggjur, ef þú ert í fjarvinnu komum við þér til hjálpar með 10 ráðunum okkar um hvernig eigi að halda fjarfund. Ef þú ert að leita þér að vinnu getur þú líka notað þessi ráð fyrir starfsviðtöl í gegnum fjarfundabúnað eða bara til þess að vera í sambandi við vini þína.

Ef þú stendur fyrir fundinum ættu fyrstu fimm ráðin okkar að hjálpa þér við undirbúninginn:

  1. Veldu hugbúnað…
    Nú á dögum er fjölbreyttur og háþróaður myndfundahugbúnaður í boði eins og Zoom, Skype og Microsoft Teams. Lestu þér til og finndu það sem hentar þér best. Vertu viss um að hlaða megi hugbúnaðinum niður ókeypis og gakktu úr skugga hvort að hann ráði við nógu marga þátttakendur.
  2. prófaðu hann!
    Þú þarft líka að prófa hugbúnaðinn áður með vini eða samstarfsmanni. Flestur myndfundahugbúnaður er mjög einfaldur þegar þú hefur notað hann einu sinni en margt getur farið úrskeiðis í fyrstu tilraun ef þú kannt ekki á búnaðinn.
  3. Finndu hentugan tíma
    Skoðaðu dagatölin hjá fólki og hafðu vinnutíma, tímabelti og einstaklingsbundnar kringumstæður í huga. Ef, til dæmis, þú veist að þátttakandi á börn, getur verið að þú viljir sýna sveigjanleika til að koma til móts við hann.
  4. Tryggðu að allir séu tilbúnir til leiks
    Segðu þátttakendunum þínum frá því hvaða tól þeir þurfa. Láttu þá vita í tíma og veittu þeim skýr fyrirmæli og gakktu úr skugga um að þeir séu með rétta kóðann eða hlekkinn til að taka þátt í fundinum.
  5. Sendu út skjöl og skipaðu fundarritara
    Sendu mikilvæg skjöl út áður, þar á meðal dagskrána ef svo á við. Ef þú ætlar að vera með kynningu ættir þú að velta fyrir þér að deila skjánum þínum á meðan fundinum stendur. Gakktu bara úr skugga um að slökkva á tölvupóststilkynningum og loka öllum gluggum með trúnaðargögnum áður. Kannski ættir þú líka að skipa einhvern til að skrá niður fundargerð.

Jafnvel þó um fjarfund sé að ræða er mikilvægt að fylgja góðum fundarreglum svo hér eru fimm ráð í viðbót fyrir fundinn sjálfan:

  1. Brostu fyrir myndavélina!
    Hvettu alla til að nota myndavélina svo fundurinn fái á sig raunsæjan blæ. Sum forrit bjóða upp á aðgerð til að „má út bakgrunn“ en það eykur friðhelgi og kemur í veg fyrir bakgrunnstruflanir. Passaðu þig líka á því að klæða þig við hæfi. Margir eru á þeirri skoðun réttur klæðnaður komi þeim í vinnugírinn auk þess sem viðskiptavinir og viðmælendur gera ráð fyrir því að þú lítir fagmannlega út.
  2. Leyfðu öllum að tala…
    Sum forrit eru með innbyggða virkni þar sem aðeins sá sem er að tala er sýndur á skjánum, en það hvetur fólk til að skiptast á. Í öllu falli ættir þú að íhuga að láta fundarstjóra fara í gegnum atriðin á dagskránni, draga helstu atriði saman og gefa öllum færi á að tjá sig.
  3. … slökktu á hljóðnemanum þegar þú ert ekki að tala!
    Bakgrunnshávaði eins og frá gæludýrum eða börnum getur verið truflandi. Heyrnartól með innbyggðum hljóðnema geta hjálpað til við að koma í veg fyrir slíkt en þó getur verið að andardráttur þinn heyrist og valdi truflunum. Öruggasta leiðin til að koma í veg fyrir þetta er að slökkva á hljóðnemanum þegar þú hlustar á aðra.
  4. Ekki gleyma spjallinu
    „Hvernig gekk að komast hingað?“ virkar ekki í þessu tilviki en passaðu þig á að spyrja alla hvernig þeir hafi það. Sumum finnst þeir einangraðir og einmana þegar þeir vinna heiman frá sér svo almennt spjall á fundinum getur verið jákvæð tilbreyting.
  5. Eftirfylgni
    Fylgdu fundinum á eftir með venjulegum hætti. Ef þörf krefur skaltu senda út athugasemdir með skýrum aðgerðum og ábyrgðaraðilum.

Við vonum að þessi 10 ráð muni hjálpa þér við fjarfundinn þinn – gangi þér vel!

 

Tengdir hlekkir:

Zoom

Skype

Microsoft Teams

 

Nánari upplýsingar:

Evrópskir atvinnudagar

Drop’pin@EURES

Finna Eures ráðgjafa

Atvinnu- og búsetuskilyrði í Eures-löndum

Vinnugagnagrunnur Eures

Þjónusta Eures fyrir vinnuveitendur

Viðburðadagatal Eures

Næstu viðburðir á Netinu

Eures á Facebook

Eures á Twitter

Eures á LinkedIn

Viðfangsefni
Ytri hagsmunaaðilarÁbendingar og ráðVinnumarkaðsfréttir/hreyfanleikafréttirUngmenni
Tengdir hlutar
Búseta & atvinna
Geirinn
Accomodation and food service activitiesActivities of extraterritorial organisations and bodiesActivities of households as employers, undifferentiated goods- and servicesAdministrative and support service activitiesAgriculture, forestry and fishingArts, entertainment and recreationConstructionEducationElectricity, gas, steam and air conditioning supplyFinancial and insurance activitiesHuman health and social work activitiesInformation and communicationManufacturingMining and quarryingOther service activitiesProfessional, scientific and technical activitiesPublic administration and defence; compulsory social securityReal estate activitiesTransportation and storageWater supply, sewerage, waste management and remediation activitiesWholesale and retail trade; repair of motor vehicles and motorcycles

Fyrirvari

Greinum er ætlað að veita notendum EURES vefgáttarinnar upplýsingar um málefni líðandi stundar og stefnur og örva umræður og umræður. Efni þeirra endurspeglar ekki endilega skoðun Vinnumálastofnunar Evrópu (ELA) eða framkvæmdastjórnar Evrópusambandsins. Ennfremur styðja EURES og ELA ekki vefsíður þriðja aðila sem nefnd eru hér að ofan.