Skip to main content
Лого на Европейската комисия
EURES
Новинарска статия7 април 2020Европейски орган по труда, Генерална дирекция „Трудова заетост, социални въпроси и приобщаване“

10 съвета за успешно организиране на виртуална среща

В момента повече от всякога се работи от вкъщи поради COVID-19. Видео конференциите и другите виртуални срещи придобиват все по-голямо значение, но какво се случва, ако никога досега не ви се е налагало да участвате във виртуална среща?

10 tips for running a successful virtual meeting
Shutterstock

Не се тревожете, ако работите от разстояние, ще ви се притечем на помощ с нашите 10 съвета за организиране на виртуална среща. Ако понастоящем търсите работа, също можете да използвате тези съвети за събеседване от разстояние или просто да поддържате връзка с приятели.

Ако вие организирате срещата, първите ни пет съвета ще ви помогнат да се подготвите:

  1. Изберете софтуера…
    В наши дни има много приложения за видеоконферетна връзка с разнообразни възможности, напр. Zoom, Skype и Microsoft Teams. Проверете и вижте кое приложение е най-добро за вас. Уверете се, че приложението може да се свали безплатно и че може да се включат достатъчно на брой участници.
  2. и го изпробвайте!
    Ще трябва предварително да изпробвате софтуера с приятел или колега. Повечето приложения за видеоконферентна връзка са лесни за употреба, след като веднъж сте ги използвали, но първия път нещата често може да се объркат, ако не познавате приложението.
  3. Намерете подходящото време
    Проверете графиците на хората и вземете предвид работното време, часовите разлики и индивидуалните обстоятелства. Например, ако знаете, че някой от участниците има деца, можете да проявите гъвкавост и да се съобразите с нуждите им.
  4. Убедете се, че всички са готови
    Кажете на участниците какво ще им бъде необходимо. Уведомете ги достатъчно рано и им дайте ясни указания. Също така се уверете, че имат кода или линка, чрез който ще трябва да се включат в срещата.
  5. Изпратете необходимите документи на участниците и определете кой ще води записки
    Предварително изпратете необходимите документи, включително дневния ред, според случая. Ако планирате да правите презентация, помислете как ще покажете на другите екрана си по време на срещата. Уверете се, че сте се изключили предварително известията в електронната поща и затворете всички поверителни прозорци! Може да се наложи да определите кой ще води протокола.

Дори и дистанционно, е важно е да се спазва добрият етикет за провеждате на срещи. Затова ето още пет съвета, които да приложите по време на срещата:

  1. Усмихвайте се пред камерата!
    Насърчете всички да използват видео, с което се придава реалистичност на срещата. Някои приложения имат функция за замъгляване на фона, с което се защитава неприкосновеността на личния живот и се предотвратява разсейване. Уверете се също, че сте подходящо облечени. Мнозина считат, че като се облекат хубаво, се настройват в работен режим, а вашите клиенти и събеседници ще очакват от вас да изглеждате професионално.
  2. Направете така, че всички да вземат думата…
    Някои приложения имат вградена функция, с която на екрана се показва само говорещият, чрез което се насърчават всички да вземат участие. При всички случаи, помислете за водещ, който да следва точките от дневния ред, да обобщава важните точки и да предоставя думата на участниците.
  3. … и изключете микрофона си, когато не говорите!
    Някои шумове от фона, напр. от кучета или от малки деца, може да действат разсейващо. Използването на слушалки с вграден микрофон може да помогне в случая, но дори дишането може да се чуе усилено. Най-безопасният начин да се избегне всичко това е като изключите микрофона си, докато слушате другите.
  4. Не забравяйте маловажните разговори
    „Как мина пътуването ви дотук?“ не е подходящо в този случай, но на всяка цена попитайте всички как се чувстват. Някои хора могат да се почувстват изолирани и самотни, когато работят от вкъщи. Затова един ежедневен житейски разговор в началото на срещата може да бъде съвсем подходящ за започване на видеобмена.
  5. Последващи действия
    Последващите действия трябва да бъдат съвсем обичайни. Ако е необходимо, изпратете бележки с ясно определени точки за действие и хората, отговорни за тях.

Надяваме се, че тези 10 съвета ще ви помогнат при вашите виртуални срещи. Успех!

 

Връзки по темата:

Zoom

Skype

Microsoft Teams

 

Допълнителна информация:

Европейски дни на труда

Drop’pin@EURES

Намерете съветници на EURES

Условия на живот и труд в страните от EURES

База данни с работни места на EURES

Услуги на EURES за работодатели

Календар на събитията на EURES

Предстоящи онлайн събития

EURES във Facebook

EURES в Twitter

EURES в LinkedIn

Теми
Външни заинтересовани страниПрепоръки и съветиНовини от пазара на труда/новини за мобилносттаМладост
Свързан раздел(и)
Условия на живот и труд
Сектор
Accomodation and food service activitiesActivities of extraterritorial organisations and bodiesActivities of households as employers, undifferentiated goods- and servicesAdministrative and support service activitiesAgriculture, forestry and fishingArts, entertainment and recreationConstructionEducationElectricity, gas, steam and air conditioning supplyFinancial and insurance activitiesHuman health and social work activitiesInformation and communicationManufacturingMining and quarryingOther service activitiesProfessional, scientific and technical activitiesPublic administration and defence; compulsory social securityReal estate activitiesTransportation and storageWater supply, sewerage, waste management and remediation activitiesWholesale and retail trade; repair of motor vehicles and motorcycles

Опровержение

Статиите имат за цел да предоставят на потребителите на портала EURES информация по актуални теми и тенденции и да стимулират дискусия и дебат. Тяхното съдържание не отразява непременно гледната точка на Европейския орган по труда (ELA) или Европейската комисия. Освен това EURES и ELA не подкрепят споменатите по-горе уебсайтове на трети страни.