Shutterstock
Не се тревожете, ако работите от разстояние, ще ви се притечем на помощ с нашите 10 съвета за организиране на виртуална среща. Ако понастоящем търсите работа, също можете да използвате тези съвети за събеседване от разстояние или просто да поддържате връзка с приятели.
Ако вие организирате срещата, първите ни пет съвета ще ви помогнат да се подготвите:
- Изберете софтуера…
В наши дни има много приложения за видеоконферетна връзка с разнообразни възможности, напр. Zoom, Skype и Microsoft Teams. Проверете и вижте кое приложение е най-добро за вас. Уверете се, че приложението може да се свали безплатно и че може да се включат достатъчно на брой участници. - … и го изпробвайте!
Ще трябва предварително да изпробвате софтуера с приятел или колега. Повечето приложения за видеоконферентна връзка са лесни за употреба, след като веднъж сте ги използвали, но първия път нещата често може да се объркат, ако не познавате приложението. - Намерете подходящото време
Проверете графиците на хората и вземете предвид работното време, часовите разлики и индивидуалните обстоятелства. Например, ако знаете, че някой от участниците има деца, можете да проявите гъвкавост и да се съобразите с нуждите им. - Убедете се, че всички са готови
Кажете на участниците какво ще им бъде необходимо. Уведомете ги достатъчно рано и им дайте ясни указания. Също така се уверете, че имат кода или линка, чрез който ще трябва да се включат в срещата. - Изпратете необходимите документи на участниците и определете кой ще води записки
Предварително изпратете необходимите документи, включително дневния ред, според случая. Ако планирате да правите презентация, помислете как ще покажете на другите екрана си по време на срещата. Уверете се, че сте се изключили предварително известията в електронната поща и затворете всички поверителни прозорци! Може да се наложи да определите кой ще води протокола.
Дори и дистанционно, е важно е да се спазва добрият етикет за провеждате на срещи. Затова ето още пет съвета, които да приложите по време на срещата:
- Усмихвайте се пред камерата!
Насърчете всички да използват видео, с което се придава реалистичност на срещата. Някои приложения имат функция за замъгляване на фона, с което се защитава неприкосновеността на личния живот и се предотвратява разсейване. Уверете се също, че сте подходящо облечени. Мнозина считат, че като се облекат хубаво, се настройват в работен режим, а вашите клиенти и събеседници ще очакват от вас да изглеждате професионално. - Направете така, че всички да вземат думата…
Някои приложения имат вградена функция, с която на екрана се показва само говорещият, чрез което се насърчават всички да вземат участие. При всички случаи, помислете за водещ, който да следва точките от дневния ред, да обобщава важните точки и да предоставя думата на участниците. - … и изключете микрофона си, когато не говорите!
Някои шумове от фона, напр. от кучета или от малки деца, може да действат разсейващо. Използването на слушалки с вграден микрофон може да помогне в случая, но дори дишането може да се чуе усилено. Най-безопасният начин да се избегне всичко това е като изключите микрофона си, докато слушате другите. - Не забравяйте маловажните разговори
„Как мина пътуването ви дотук?“ не е подходящо в този случай, но на всяка цена попитайте всички как се чувстват. Някои хора могат да се почувстват изолирани и самотни, когато работят от вкъщи. Затова един ежедневен житейски разговор в началото на срещата може да бъде съвсем подходящ за започване на видеобмена. - Последващи действия
Последващите действия трябва да бъдат съвсем обичайни. Ако е необходимо, изпратете бележки с ясно определени точки за действие и хората, отговорни за тях.
Надяваме се, че тези 10 съвета ще ви помогнат при вашите виртуални срещи. Успех!
Връзки по темата:
Допълнителна информация:
Намерете съветници на EURES
Условия на живот и труд в страните от EURES
База данни с работни места на EURES
Услуги на EURES за работодатели
Календар на събитията на EURES
Предстоящи онлайн събития
EURES във Facebook
EURES в Twitter
EURES в LinkedIn
Данни
- Дата на публикуване
- 7 Aприл 2020 г.
- Автори
- Европейски орган по труда | Генерална дирекция „Трудова заетост, социални въпроси и приобщаване“
- Теми
- Външни заинтересовани страни
- Препоръки и съвети
- Новини от пазара на труда/новини за мобилността
- Младост
- Свързан раздел(и)
- Сектор
- Accomodation and food service activities
- Activities of extraterritorial organisations and bodies
- Activities of households as employers, undifferentiated goods- and services
- Administrative and support service activities
- Agriculture, forestry and fishing
- Arts, entertainment and recreation
- Construction
- Education
- Electricity, gas, steam and air conditioning supply
- Financial and insurance activities
- Human health and social work activities
- Information and communication
- Manufacturing
- Mining and quarrying
- Other service activities
- Professional, scientific and technical activities
- Public administration and defence; compulsory social security
- Real estate activities
- Transportation and storage
- Water supply, sewerage, waste management and remediation activities
- Wholesale and retail trade; repair of motor vehicles and motorcycles