Πώς να διατηρείτε επαγγελματικό ύφος σε ηλεκτρονικά μηνύματα και βιντεοκλήσεις

1. Χρησιμοποιείτε τα θαυμαστικά με προσοχή

Τα θαυμαστικά χρησιμοποιούνται για να εκδηλώσουν ένα ισχυρό συναίσθημα ή για να υποδείξουν κάτι το επείγον. Τα θαυμαστικά μπορεί να είναι χρήσιμα για να τονίζουν θετικά μηνύματα. Ωστόσο, πολλοί εργαζόμενοι, στην προσπάθειά τους να δείξουν ενθουσιασμό και να μην ακουστούν ψυχροί, χρησιμοποιούν πολλά θαυμαστικά στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Δυστυχώς, η πρακτική αυτή μπορεί να φέρει τα αντίθετα αποτελέσματα από τα επιδιωκόμενα. Η χρήση πάρα πολλών θαυμαστικών μπορεί να θεωρηθεί παιδαριώδης, αντιεπαγγελματική ή (στη χειρότερη περίπτωση) παθητικά επιθετική, ειδικά όταν απαντάτε σε αιτήματα ή σε αρνητικά σχόλια. Ως εκ τούτου, καταργήστε τα θαυμαστικά και, αντί να προσπαθείτε να καλύψετε τις υφολογικές αδυναμίες με σημεία στίξης, επικεντρωθείτε καλύτερα στο φιλικό και επαγγελματικό ύφος των προτάσεών σας.

2. Αποφύγετε τα emojis και τα emoticons

Μετά τα θαυμαστικά, τα emojis είναι τα επόμενα που πρέπει να αφαιρέσετε από το λεξιλόγιο του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου. Τα emojis διαφέρουν μεταξύ των συσκευών και η διαφορά αυτή μπορεί να οδηγήσει σε παρανοήσεις ή να μην προσδώσει στο μήνυμά σας το ύφος που επιθυμείτε. Η συσκευή του παραλήπτη σας μπορεί να απεικονίζει με διαφορετικό τρόπο το emoji που έχετε επιλέξει και η διαφορετική αυτή απεικόνιση μπορεί να μην υποδηλώνει το ακριβές νόημα που θέλετε να μεταδώσετε. Επομένως, επικεντρωθείτε καλύτερα στη σαφήνεια και στην περιεκτικότητα των προτάσεών σας.

3. Ελέγξτε τα συνημμένα σας

Αν στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε συντάξει γράφετε «σας επισυνάπτω», σας συνιστούμε να βεβαιωθείτε ότι έχετε πράγματι επισυνάψει το έγγραφο. Ευτυχώς, ορισμένες μεγάλες υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το Outlook και το Gmail, σας ειδοποιούν να επισυνάψετε το έγγραφό σας αν επιχειρήσετε να στείλετε μήνυμα χωρίς συνημμένο έγγραφο. Ωστόσο, μην περιμένετε τον έλεγχο του υπολογιστή. Αν διασφαλίσετε ότι το έγγραφο έχει επισυναφθεί και είναι έτοιμο προς αποστολή, είστε σίγουροι ότι επικοινωνείτε με υψηλό επίπεδο επαγγελματισμού στην εργασία σας.

4. Φορέστε κάτι έξυπνο

Ανεξάρτητα από την υβριδική εργασία ή την εργασία από το σπίτι, οι βιντεοκλήσεις με συναδέλφους ή πελάτες θα πρέπει να παραμείνουν επαγγελματικές. Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να φοράτε κοστούμι στο σπίτι, αλλά καλό θα ήταν να μην φοράτε π.χ. ανάρμοστα ή εκκεντρικά κοντομάνικα. Ωστόσο, μπορείτε μάλλον να ξεχάσετε τα επίσημα παπούτσια σας.

5. Θέματα ποιότητας ήχου

Η καλή ηχητική ποιότητα είναι καίριας σημασίας για τον επαγγελματικό χαρακτήρα των βιντεοδιασκέψεών σας. Οι συνάδελφοί σας μπορούν να ανεχθούν μια κακή εικόνα βίντεο – στην περίπτωση αυτή, θα μπορούσατε ακόμα και να απενεργοποιήσετε εντελώς το βίντεο. Ωστόσο, ο κακός ήχος είναι ασυγχώρητος, καθώς δεν θα σας επιτρέψει να συμμετάσχετε στη βιντεοδιάσκεψη αποτελεσματικά.

Επομένως, η προετοιμασία είναι σημαντική. Εργαστείτε από κάποιο σημείο με σταθερή σύνδεση στο διαδίκτυο εκείνη την ημέρα ή χρησιμοποιήστε το τηλέφωνο για να πραγματοποιήσετε την κλήση. Εναλλακτικά, εάν εργάζεστε σε θορυβώδες περιβάλλον, φροντίστε να σας προμηθεύσει ο εργοδότης σας με ακουστικά για να περιοριστεί ο θόρυβος του μικροφώνου και η ηχώ. Η καθαρή και ευδιάκριτη φωνή είναι ο καλύτερος τρόπος για να δείχνετε επαγγελματισμό σε κάθε συνάντηση.

6. Θολώστε το φόντο σας

Συχνά οι άνθρωποι πραγματοποιούν βιντεοκλήσεις μπροστά από βιβλιοθήκες που αποσπούν την προσοχή των συνομιλητών, από ακατάστατα δωμάτια ή πολυάσχολα γραφεία. Μπορείτε εύκολα να παρουσιάσετε μια πιο επαγγελματική εικόνα επιλέγοντας για τη βιντεοδιάσκεψή σας ένα θολό φόντο. Το θολό φόντο αναδεικνύει καλύτερα εσάς και το μήνυμά σας και δεν αφήνει περιθώριο στον συνομιλητή σας να περιεργάζεται τα βιβλία που έχετε στο ράφι σας ή τα άτομα που περιφέρονται πίσω σας.

Γενικά, εναπόκειται σε σας να επιλέξετε τα κατάλληλα μέσα. Πολλοί από αυτούς τους κανόνες μπορούν να τροποποιηθούν ελαφρώς ανάλογα με το πρόσωπο με το οποίο συνομιλείτε. Παρόλο που είναι καλύτερο να προσπαθείτε πάντα να είστε επαγγελματίες, είμαστε όλοι άνθρωποι, οπότε μην ανησυχείτε αν τα πράγματα δεν κυλήσουν όπως τα έχετε σχεδιάσει!

Ενδιαφέρεστε για άλλες συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να πετύχετε στη σταδιοδρομία σας; Δείτε το άρθρο μας σχετικά με τις κοινωνικές δεξιότητες που θα ενισχύσουν την επαγγελματική σας εξέλιξη.

 

Σχετικοί σύνδεσμοι:

Αυτές είναι οι προσωπικές δεξιότητες που θα ενισχύσουν την επαγγελματική σας εξέλιξη

 

Διαβάστε περισσότερα:

Ευρωπαϊκές ημερίδες για την απασχόληση

Αναζητήστε συμβούλους EURES

Συνθήκες διαβίωσης και εργασίας στις χώρες EURES

Βάση αναζήτησης εργασίας EURES

Υπηρεσίες EURES για τους εργοδότες

Πρόγραμμα εκδηλώσεων EURES

Προσεχείς διαδικτυακές εκδηλώσεις

Το EURES στο Facebook

Το EURES στο Twitter

Το EURES στο LinkedIn