6 συμβουλές για να βελτιώσετε την αποδοτικότητά σας στο Microsoft Word

Πρόκειται για ένα ευέλικτο πρόγραμμα με εκατοντάδες έξυπνες δυνατότητες και χρήσιμες συντομεύσεις. Σε αυτό το άρθρο θα αναφέρουμε ορισμένες από τις αγαπημένες μας, οι οποίες ελπίζουμε να σας βοηθήσουν να κάνετε την εργασία σας στο Word αποδοτικότερη και αποτελεσματικότερη.

Πρέπει να σημειωθεί ότι σε αυτό το άρθρο χρησιμοποιούμε το Word 2016, οπότε εάν έχετε μια παλαιότερη έκδοση, ορισμένες από τις δυνατότητες ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμες.

Απαλοιφή όλης της μορφοποίησης

Η επιλογή «Απαλοιφή όλης της μορφοποίησης» αποτελεί, κατά την ταπεινή μας άποψη, μια από τις καλύτερες αλλαγές που έγιναν στο Word από τότε που αφαιρέθηκε το περιβόητο εργαλείο του συνδετήρα. Όπως υποδηλώνει το όνομα, μέσω της δυνατότητας αυτής μπορείτε γρήγορα και εύκολα να καταργείτε όλη την μορφοποίηση από το επιλεγμένο κείμενο, επαναφέροντάς το στις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις.

Γιατί είναι τόσο χρήσιμο; Εάν λοιπόν έχετε ποτέ αντιγράψει και επικολλήσει κείμενο στο Word από κάπου αλλού (π.χ. το διαδίκτυο), τότε ίσως να έχετε παρατηρήσει ότι δεν αντιγράφονται μόνο οι λέξεις, αλλά και όλη η μορφοποίηση. Οι αλλαγές που χρειάζεται να κάνετε κάθε φορά στο μέγεθος της γραμματοσειράς, τον τύπο γραμματοσειράς, το χρώμα γραμματοσειράς και την απόσταση γραμμών είναι μια χρονοβόρα διαδικασία - και ορισμένες φορές μπορεί να καταλήξετε να έχετε στοιχεία που να μην μπορείτε να αλλάξετε, όσο και αν προσπαθείτε. Η επιλογή «Απαλοιφή όλης της μορφοποίησης» σας λύνει τα χέρια με το πάτημα ενός κουμπιού (Κεντρική σελίδα> Γραμματοσειρά> εικονίδιο «Απαλοιφή όλης της μορφοποίησης» στην επάνω δεξιά γωνία).

Πινέλο μορφοποίησης

Συνεχίζουμε στο θέμα της μορφοποίησης με το «Πινέλο μορφοποίησης», το οποίο σας δίνει τη δυνατότητα να αντιγράψετε τη μορφοποίηση από μία θέση σε κάποια άλλη. Είναι γρήγορο και εύκολο στη χρήση. Απλώς επισημαίνετε τη μορφοποίηση που θέλετε να αντιγράψετε, επιλέγετε το εργαλείο «Πινέλο μορφοποίησης» (Κεντρική σελίδα > Πρόχειρο > Πινέλο μορφοποίησης) και, στη συνέχεια, κάνετε κλικ στο κείμενο στο οποίο θέλετε να την εφαρμόσετε. Εάν κάνετε κλικ στην επιλογή μία φορά, μπορείτε να αντιγράψετε τη μορφοποίηση μία μόνο φορά πριν την απενεργοποίηση του εργαλείου. Με διπλό κλικ η επιλογή παραμένει ενεργοποιημένη και μπορείτε να αντιγράψετε την ίδια μορφοποίηση πολλές φορές.

Στυλ

Τα «Στυλ» είναι βασικά μια πιο προηγμένη μορφή του εργαλείου «Πινέλο μορφοποίησης». Παρόλο που στην αρχή μπορεί να φαίνονται λίγο τρομακτικά, ουσιαστικά πρόκειται για ένα εργαλείο προκαθορισμού στοιχείων όπως το μέγεθος γραμματοσειράς, το χρώμα γραμματοσειράς, το διάστημα μεταξύ γραμμών κλπ. Αυτό μπορεί να αποβεί ιδιαίτερα χρήσιμο σε μεγαλύτερα έγγραφα και θα σας βοηθά να αποφεύγετε την μετακίνηση μπρος και πίσω σε διάφορες σελίδες του κειμένου που συνήθως κάνουμε για να βρούμε τη συγκεκριμένη μορφοποίηση που θέλουμε να αντιγράψουμε.

Μόλις δημιουργήσετε τα στυλ σας, μπορείτε να τα εφαρμόσετε αμέσως μέσα στο έγγραφό σας. Το παράθυρο προβολής στυλ βρίσκεται κάτω από την επιλογή Κεντρική σελίδα> Στυλ και στη δεξιά πλευρά του παραθύρου υπάρχουν τρία βέλη - πάνω βέλος, κάτω βέλος και κάτω βέλος με γραμμή πάνω από το βέλος. Εάν κάνετε κλικ σε αυτήν την τρίτη επιλογή, έχετε τη δυνατότητα να δημιουργείτε τα δικά σας στυλ.

Πίνακας περιεχομένων

Η εισαγωγή πίνακα περιεχομένων είναι αρκετά απλή διαδικασία και η εύρεση της επιλογής ίσως αρχικά να είναι ένα από τα πιο δύσκολα πράγματα. Αντί για την καρτέλα «Εισαγωγή» όπως θα περίμενε κανείς, η επιλογή «Πίνακας περιεχομένων» βρίσκεται στην περιοχή Αναφορές> Πίνακας περιεχομένων. Μόλις κάνετε κλικ στον «Πίνακα Περιεχομένων» θα ανοίξει ένα αναπτυσσόμενο μενού που περιέχει όλους τους προεπιλεγμένους πίνακες που μπορούν να ενσωματωθούν στο έγγραφό σας.

Πλέον διαθέτετε δύο επιλογές: ή να χρησιμοποιήσετε έναν προεπιλεγμένο πίνακα ή να εξατομικεύσετε τον πίνακα όπως τον θέλετε εσείς. Εάν δεν θέλετε να δημιουργήσετε τον δικό σας πίνακα ή δεν είστε εξοικειωμένοι με την εργασία με χρήση των στυλ, τότε ίσως είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε κάποιον από τους προεπιλεγμένους πίνακες. Κάντε κλικ στον πίνακα για να τον προσθέσετε στο έγγραφό σας και να ξεκινήσετε.

Αν χρησιμοποιείτε ήδη μερικά από τα προεπιλεγμένα στυλ επικεφαλίδων (συνήθως ονομάζονται «Επικεφαλίδα 1», «Επικεφαλίδα 2» ή «Επικεφαλίδα 3»), τότε οι επικεφαλίδες με αυτά τα στυλ θα εμφανίζονται αυτόματα στον πίνακα περιεχομένων. Εάν όχι και ο πίνακας σας είναι κενός, τότε μην ανησυχείτε - μπορείτε να επιλέξετε χειροκίνητα τις επικεφαλίδες που θέλετε να συμπεριλάβετε. Κατ’ αρχάς, επισημάνετε την εν λόγω επικεφαλίδα. Στη συνέχεια, μεταβείτε στην επιλογή «Προσθήκη κειμένου» και, τέλος, επιλέξτε το κατάλληλο επίπεδο. Την επόμενη φορά που θα ανανεώσετε τον πίνακα περιεχομένων σας, θα εμφανιστούν οι επικεφαλίδες.

Οι εξατομικευμένοι πίνακες περιεχομένων είναι λίγο πιο περίπλοκοι και αφήσαμε την επεξήγηση της διαδικασίας στους εμπειρογνώμονες της Microsoft, οπότε εάν θέλετε να μάθετε πώς να ελέγχετε πλήρως τον πίνακά σας, ανατρέξετε στις δικές τους συμβουλές.

Επανάληψη της τελευταίας ενέργειας (F4)

Η εργασία με ένα πρόγραμμα όπως το Word μπορεί μερικές φορές να περιλαμβάνει επαναλαμβανόμενες ενέργειες. Τα καλά νέα είναι ότι, αντί να χρειάζεται κάθε φορά να επαναλαμβάνετε χειροκίνητα την ενέργεια, μπορείτε απλά να πιέζετε το πλήκτρο F4 για να επαναλαμβάνετε αυτόματα την τελευταία σας ενέργεια όσες φορές θέλετε. Εκτός από το Word, η συντόμευση F4 λειτουργεί επίσης στο Microsoft PowerPoint και στο Excel και προσφέρει τεράστια εξοικονόμηση χρόνου.

Απλές σημάνσεις

Η δυνατότητα «Παρακολούθηση αλλαγών» υπάρχει εδώ και πολλά χρόνια, ωστόσο μια πιο πρόσφατη έκδοση είναι η επιλογή «Απλές σημάνσεις» (Αναθεώρηση> Παρακολούθηση> «Απλές σημάνσεις» στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο). Μας αρέσει ιδιαίτερα επειδή δίνει τη δυνατότητα σε κάποιον να δει σε ποιο σημείο έγινε κάποια αλλαγή καθώς και το τελικό αποτέλεσμα, χωρίς να χρειάζεται να δει όλες τις ενδιάμεσες αλλαγές που έγιναν (κάτι το οποίο ενδέχεται να προκαλεί μεγάλη σύγχυση σε περίπτωση μεγάλου αριθμού συντακτών!).

Εάν θέλετε να δείτε πώς έγινε μια συγκεκριμένη αλλαγή, απλώς κάντε κλικ στην κόκκινη γραμμή στην αριστερή πλευρά του κειμένου και η δυνατότητα θα ενεργοποιηθεί πλήρως.

Ορίστε λοιπόν οι 6 συμβουλές για να αυξήσετε την αποδοτικότητά σας με το Microsoft Word. Υπάρχουν, φυσικά, πολλές άλλες εξαιρετικές δυνατότητες και συντομεύσεις τις οποίες διαθέτει το Word, ωστόσο αυτές είναι κάποιες τις οποίες εμείς θεωρούμε ιδιαίτερα χρήσιμες. Ελπίζουμε το ίδιο και εσείς!

 

Διαβάστε περισσότερα:

Ευρωπαϊκές ημερίδες για την απασχόληση

Drop’pin@EURES

Αναζητήστε σύμβουλο EURES

Συνθήκες διαβίωσης και εργασίας στις χώρες του EURES

Βάση αναζήτησης εργασίας EURES

Υπηρεσίες του EURES για τους εργοδότες

Πρόγραμμα εκδηλώσεων EURES

Προσεχείς διαδικτυακές εκδηλώσεις

Το EURES στο Facebook

Το EURES στο Twitter

Το EURES στο LinkedIn