Ära muretse! Kui juba teed kaugtööd, loe meie 10 nõuannet virtuaalkoosoleku korraldamiseks. Kui alles otsid tööd, kasuta neid nõuandeid kaugintervjuus või lihtsalt sõpradega suhtlemisel.
Siin on meie viis nõuannet koosoleku ettevalmistamiseks.
- Vali tarkvara…
Praegu on olemas palju keerukaid videokonverentsirakendusi, nt Zoom, Skype ja Microsoft Teams. Uuri eri rakendusi ja leia sobivaim. Veendu, et tarkvara on tasuta allalaaditav ja mahutab piisavalt osalejaid.
- … ja proovi seda!
Katseta tarkvara sõbra või kolleegiga. Enamik videokonverentsirakendusi on kasutajasõbralikud, aga kui sa ei ole neid varem kasutanud, võib midagi viltu minna.
- Leia sobiv aeg
Arvesta osalejate ajakava ning tööaega, ajavööndeid ja isiklikke asjaolusid. Näiteks kui osalejal on lapsed, püüa tema vajadusi arvesse võtta.
- Veendu, et kõik osalejad oleks valmis
Selgita osalejatele, mis vahendeid nad vajavad. Anna neile piisavalt aega ja selged juhised ning kontrolli, et neil on koosolekul osalemiseks vajalik kood või link.
- Levita dokumente ja määra protokollija
Jaga eelnevalt kõik olulised dokumendid, ka päevakord, kui see on olemas. Kui teed esitluse, võid ettekande ajal ekraani jagada. Lülita enne e-posti teavitused välja ja sulge kõik konfidentsiaalsed aknad. Võib juhtuda, et pead määrama koosoleku protokollija.
Allpool on viis nõuannet, kuidas järgida virtuaalkoosolekul head koosolekutava.
- Naerata kaamerasse!
Julgusta kõiki osalejaid kasutama videot, et koosolek tunduks nagu päris. Mõni rakendus võimaldab tausta hägustada, mis kaitseb privaatsust ja vähendab tausta häirivust. Riietu sobivalt. Paljud leiavad, et ametlik riietus muudab nad asjalikumaks ning kliendid või intervjueerijad eeldavad professionaalset välimust.
- Lase kõigil rääkida…
Mõnes rakenduses on funktsioon, et ekraanil on ainult rääkija; see julgustab osalejaid rääkima ükshaaval. Igal juhul tuleks määrata koosoleku juhataja, kes järgib päevakorda, teeb põhipunktide kokkuvõtte ja annab osalejatele sõna.
- … ja vaigista mikrofon, kui sa ei räägi!
Lemmikloomade või laste põhjustatud taustamüra võib olla väga häiriv. Peakomplekti kasutamine aitab seda küll vältida, kuid selles võib kosta isegi hingamine. Kõige ohutum viis seda vältida on vaigistada mikrofon, kui kuulad teisi.
- Ära unusta väikest sissejuhatust
Ehkki küsimus „Kuidas teie reis läks?” virtuaalkoosolekul ei sobi, oleks kena küsida igalt osalejalt, kuidas tal läheb. Mõni võib tunda end kodus töötades üksi ja eraldi, mistõttu pakub selline väike sissejuhatus võimalust suhelda.
- Pärast koosolekut
Võta tavapärased koosoleku järelmeetmed. Vajadusel saada välja teated selgete tegevuspunktide ja nende eest vastutavate isikutega.
Loodame, et meie 10 nõuannet aitavad korraldada eduka virtuaalkoosoleku!
Seotud lingid
Lisateave
Elamine ja töötamine EURESe riikides
EURESe töökohtade andmebaas
EURESe teenused tööandjatele
EURESe ürituste kalender
Eelseisvad veebiüritused
EURES Facebookis
EURES Twitteris
EURES LinkedInis
Üksikasjad
- Avaldamiskuupäev
- 7 aprill 2020
- Autorid
- Euroopa Tööjõuamet | Tööhõive, sotsiaalküsimuste ja sotsiaalse kaasatuse peadirektoraat
- Teemad
- Välised sidusrühmadNõuanded ja soovitusedTööturuuudised/liikumisuudisedNoorus
- Seotud jaotis(ed)
- Elamine ja töötamine
- Sektor
- Accomodation and food service activitiesActivities of extraterritorial organisations and bodiesActivities of households as employers, undifferentiated goods- and servicesAdministrative and support service activitiesAgriculture, forestry and fishingArts, entertainment and recreationConstructionEducationElectricity, gas, steam and air conditioning supplyFinancial and insurance activitiesHuman health and social work activitiesInformation and communicationManufacturingMining and quarryingOther service activitiesProfessional, scientific and technical activitiesPublic administration and defence; compulsory social securityReal estate activitiesTransportation and storageWater supply, sewerage, waste management and remediation activitiesWholesale and retail trade; repair of motor vehicles and motorcycles