Depara-se com dificuldades no cumprimento de prazos? Saiba como nunca mais falhar outro prazo

Bloqueio de tempo

O bloqueio de tempo é uma forma eficaz de gerir o seu dia, simplesmente estruturando as suas tarefas em blocos, em vez de alternar entre várias tarefas ao longo do dia. O bloqueio de tempo é um método simples e eficaz de gerir vários projetos e uma forma excelente de evitar multitarefas, um dos principais inimigos da produtividade. Alternar entre duas ou mais tarefas pode parecer uma forma eficaz de lidar com o trabalho à medida que ele surge, mas irá distraí-lo e impedi-lo de realizar um trabalho eficiente e focado. Tente bloquear o seu tempo para eliminar multitarefas e criar um dia estruturado que o ajude a concentrar-se e a alcançar o seu objetivo sem distrações.

Definir objetivos realistas

Quando a carga de trabalho se revela demasiada, é importante lembrar-se de que não é uma máquina. Poderá necessitar de mais tempo do que o inicialmente previsto, e está tudo bem. Um prazo realista é aquele que reconhece e tem em consideração a realidade de que não será completamente eficiente enquanto trabalha. Ao simplesmente bloquear mais tempo do que o necessário, sentir-se-á menos preocupado em relação ao cumprimento do prazo. Como bónus adicional, terá mais tempo para rever o seu trabalho e poderá até impressionar os seus colegas, entregando-o antes da data prevista!

Lidar com pedidos urgentes

Mesmo que tenha bloqueado o seu tempo na perfeição, poderá ainda ser confrontado com um pedido urgente e não ter tempo para o encaixar. Se tal acontecer, é essencial informar o seu superior hierárquico. Poderá pedir-lhe ajuda para reorganizar a sua lista de tarefas, de modo a encaixar o trabalho urgente no lugar de outras tarefas menos importantes. Uma comunicação clara sobre a sua capacidade é fundamental e evitará a ansiedade de tentar e não conseguir concluir tudo. Se for um gestor, contacte os membros da sua equipa e ajude-os a reorganizar as suas tarefas ou coordene a partilha do trabalho entre o resto da equipa.

Negociar os prazos

Quando lhe é atribuída uma tarefa, é natural que não queira desiludir e, por conseguinte, poderá concordar acidentalmente com um prazo não realista. Tal pode parecer uma forma fácil de evitar o confronto de dizer «não», mas pode piorar a situação, uma vez que a renegociação de um novo prazo demora mais tempo. Se o seu prazo não puder ser cumprido, avise antecipadamente os seus colegas de que necessitará de uma prorrogação. Quanto mais cedo tiverem conhecimento, mais tempo terão para se ajustar, e mais compreensivos serão.

Fazer pequenas pausas com regularidade

Depois de ter feito tudo o referido acima, se der por si a olhar para o ecrã, incapaz de se concentrar, ou a procrastinar, poderá ser necessário fazer uma pausa. Mesmo que sinta que o que está a fazer é demasiado importante para o deixar por um momento, poderá estar tão stressado que não irá trabalhar com eficiência. Experimente sair da sua secretária durante cinco minutos, ir à rua apanhar um pouco de ar fresco, ou beber um copo de água. Fazer pequenas pausas irá ajudá-lo a relaxar e a não pensar no trabalho, o que, ironicamente, pode ser aquilo de que necessita para trabalhar melhor.

Trabalhar com outras pessoas de forma eficiente envolve diversas competências sociais, incluindo a comunicação, a gestão do tempo e a resolução de problemas. Embora possa parecer que estas competências são inatas para algumas pessoas, é possível potenciá-las de forma bastante simples. Consulte este artigo para saber mais.

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