Problemen met op tijd leveren? Leer hoe u nooit meer een deadline mist

Tijdsblokken

Tijdsblokken is een manier om uw dag efficiënt in te delen door uw taken in hapklare brokken te structureren, in plaats van tijdens de dag tussen meerderen taken te schakelen. Het in blokken opdelen van uw tijd is een eenvoudige en doeltreffende methode om meerdere projecten te beheren en tevens een uitstekende manier om multitasking, wat uw productiviteit belemmert, te voorkomen. Het voortdurend schakelen tussen twee of meer taken lijkt misschien een doeltreffende manier om met uw werk om te gaan, maar het leidt u in feite af en voorkomt dat u efficiënt en geconcentreerd te werk gaat. Probeer uw tijd in blokken op te delen om multitasking te elimineren en structuur aan uw dag te geven, zodat u zich kunt concentreren en zonder enige afleiding uw doel kunt bereiken.

Realistische doelen stellen

Als u te maken hebt met een te grote werkdruk, is het belangrijk om te beseffen dat u geen machine bent. Misschien hebt u meer tijd nodig dan oorspronkelijk gepland, en dat is niet erg. Een realistische deadline is een deadline die rekening houdt met het feit dat u niet altijd volledig efficiënt werkt. Door voor een taak meer tijd uit te trekken dan strikt noodzakelijk is, zult u minder gestrest zijn over het halen van een deadline. Bovendien hebt u in dat geval meer tijd om uw werk een tweede keer te bekijken en om misschien zelfs indruk op uw collega’s te maken door eerder dan gepland te leveren.

Omgaan met dringende verzoeken

Zelfs als u uw tijd perfect hebt ingedeeld, kan het voorkomen dat u plots een dringende werkopdracht krijgt en geen tijd hebt om deze in uw dag te passen. Als dit gebeurt, is het belangrijk dat u uw lijnmanager hiervan op de hoogte stelt. U kunt hem of haar om hulp vragen met de herindeling van uw taken, zodat belangrijkere werkopdrachten hoger op uw lijst komen te staan. Duidelijke communicatie over uw werkcapaciteit is essentieel en voorkomt dat u zich zorgen maakt om alles op tijd af te krijgen. Als u een manager bent, vraag dan aan uw teamleden hoe het werk ervoor staat en help hun taken te reorganiseren of het werk onder de rest van het team te verdelen.

Deadlines vaststellen

Wanneer u een taak krijgt, wilt u de opdrachtgever natuurlijk niet teleurstellen. In zo’n geval gaat u misschien akkoord met een onrealistische deadline. Zo voorkomt u weliswaar dat u “nee” moet zeggen, maar tegelijkertijd betekent dit dat u op een later tijdstip wellicht opnieuw moet onderhandelen over de deadline. Als een deadline onrealistisch is, laat uw collega’s dan van tevoren weten dat u uitstel nodig hebt. Hoe eerder uw collega’s hiervan op de hoogte zijn, hoe meer tijd ze hebben om zich hieraan aan te passen.

Regelmatig korte pauzes nemen

Als u al het bovenstaande al in uw dagelijkse routine hebt opgenomen en u nog steeds naar uw scherm staart, u zich niet kunt concentreren en u het werk voor u uit blijft schuiven, dan bent u misschien toe aan een korte pauze. Zelfs als u denkt dat uw huidige werk niet kan wachten, hebt u misschien te maken met te veel stress en werkt u uiteindelijk niet efficiënt. Probeer uw bureau eens vijf minuten te verlaten, naar buiten te gaan en te genieten van een portie gezonde lucht, of neem een slok water. Door korte pauzes te nemen kunt u zich ontspannen en niet aan uw werk denken. Misschien is dat juist wat u nodig hebt om uw productiviteit te verhogen.

Doeltreffend samenwerken met anderen vereist diverse zachte vaardigheden, zoals communicatie, tijdbeheer en probleemoplossing. Sommige mensen lijken van nature over dergelijke vaardigheden te beschikken, maar ook u kunt ze op een aantal eenvoudige manieren verbeteren. Bekijk dit artikel om meer inspiratie op te doen.

Links:

Het verder ontwikkelen van je zachte vaardigheden hoeft geen uitdaging te zijn

Meer informatie:

Europese banendagen

Zoek een EURES-adviseur

Leven en werken in EURES-landen

EURES-vacaturebank

EURES-diensten voor werkgevers

EURES-evenementenkalender

Komende online-evenementen

EURES op Facebook

EURES op Twitter

EURES op LinkedIn