¿Tienes problemas para entregar el trabajo dentro de plazo? Aprende el modo para respetar todos los plazos

Bloqueo temporal

El bloqueo temporal es una forma de gestionar eficientemente la jornada laboral, estructurando la tareas por bloques, en lugar de pasando de una a otra. El bloqueo temporal es un método simple y eficaz de gestionar múltiples proyectos y constituye una excelente forma de evitar el trabajo simultáneo en múltiples tareas, lo cual es uno de los peores enemigos de la productividad. Pasar de una tarea a otra podría antojarse un modo eficaz de gestionar el trabajo a medida que se va recibiendo, pero a la larga provoca distracciones e impedirá trabajar de manera eficiente y concentrada. El bloqueo temporal evitará trabajar en varias tareas al mismo tiempo y permitirá estructurar la jornada, facilitando la concentración y el logro de los objetivos, sin distracciones.

Fijarse objetivos razonables

Cuando la carga de trabajo resulte excesiva, es importante recordar que no somos máquinas. Siempre es posible solicitar más tiempo del originalmente previsto, y no hay nada de malo en ello. Un plazo realista es el que reconoce y tiene en cuenta que la eficiencia laboral perfecta no es factible. El simple hecho de bloquear más tiempo del necesario permitirá disminuir la sensación de estrés ligada al plazo. Además, se dispondrá de más tiempo para revisar lo que se ha hecho y se podrá incluso impresionar a los compañeros entregando el trabajo antes de plazo.

El tratamiento de pedidos urgentes

Aun bloqueando perfectamente el tiempo disponible, cabe encontrarse con un pedido urgente que no es posible encajar dentro de plazo. En ese caso, es esencial informar a los superiores directos.  Puedes solicitarles ayuda para reorganizar la lista de tareas a fin de adaptarla a un trabajo urgente en lugar de a otras tareas menos importantes. Comunicar claramente tus capacidades es esencial y evitará la ansiedad de intentar completarlo todo, vanamente. Si eres personal directivo, ponte en contacto con los miembros de tu equipo y ayúdales a reorganizar sus tareas o a coordinar el reparto de tareas entre el resto del equipo.

Negociar plazos

Cuando se recibe una tarea, es lógico el deseo de dejar buena impresión en el cliente, y por ello eventualmente uno podría dar el visto bueno a un plazo no razonable. Quizá parezca un modo sencillo de evitar el conflicto que supone el hecho de decir «no», pero también podría empeorar la situación, ya que renegociar un nuevo plazo lleva aún más tiempo. Si no es posible cumplir el plazo, informa a tu colega de que necesitarás una prórroga. Cuanto antes lo sepan, más tiempo tendrán para adaptarse y mejor lo entenderán.

Hacer pausas breves y regulares

Una vez cumplido todo lo anterior, es posible que el hecho de quedarse con la mirada fija en la pantalla, incapaz de concentrarte o postergando la tarea traicione la necesidad de hacer una pausa. Aun cuando creas que lo que estás haciendo es demasiado importante como para dejarlo de lado un momento, lo cierto es que quizá estés tan estresado que no consigas trabajar eficientemente. Procura olvidarte de la pantalla cinco minutos, pasear al aire libre, beber un poco de agua. Las pausas breves ayudan a relajarse y a no a pensar en el trabajo, e, irónicamente, quizá sea lo que necesitas para trabajar mejor.

Trabajar eficazmente con otras personas implica el dominio de varias aptitudes interpersonales, como la comunicación, la gestión del tiempo y la resolución de problemas. Quizá creas que estas aptitudes son innatas, pero lo cierto es que se pueden desarrollar y fortalecer de diversas y muy simples maneras. Lea este artículo para aprender más.

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