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Presseartikel21 November 2022Europäische Arbeitsbehörde, Generaldirektion Beschäftigung, Soziales und Integration

Sie haben Probleme, Aufgaben rechtzeitig abzuschließen? Hier erfahren Sie, wie Sie nie wieder eine Frist versäumen.

Knappe Fristen stellen in der Arbeitswelt ein häufiges Problem dar. Aber auch wenn noch viel Zeit bis zum Ablauf der Frist ist, kann sich die Abwicklung eines Projekts als sehr schwierig erweisen. Hier finden Sie Tipps, wie Sie Ihre Fristen – ob knapp oder nicht – in den Griff bekommen und stressfrei arbeiten können.

Struggling to deliver on time? Learn how to never miss another deadline again

Zeitblöcke

Zeitblöcke bieten eine Möglichkeit, Ihren Tag effizient einzuteilen, indem Sie einfach Ihre Aufgaben in festen Einheiten strukturieren, statt den ganzen Tag zwischen mehreren Aufgaben zu wechseln. Das Bilden von Zeitblöcken ist eine einfache und wirksame Methode, um mehrere Projekte abzuwickeln, und hervorragend geeignet, um Multitasking zu vermeiden – einen der größten Feinde der Produktivität. Das Hin- und Herspringen zwischen zwei oder mehr Aufgaben mag Ihnen als sinnvoll erscheinen, um Aufgaben sofort zu erledigen, aber es lenkt Sie ab und verhindert, dass Sie effizient und konzentriert arbeiten. Versuchen Sie, Ihre Zeit in Blöcke einzuteilen, um Multitasking zu vermeiden und einen durchstrukturierten Tag zu schaffen, sodass Sie sich besser konzentrieren und Ihre Ziele ohne Ablenkung erreichen können.

Realistische Ziele

Wenn Ihnen die Arbeitsbelastung zu hoch wird, ist es wichtig, sich vor Augen zu führen, dass Sie keine Maschine sind. Möglicherweise benötigen Sie mehr Zeit als ursprünglich geplant – das ist vollkommen in Ordnung. Eine Frist ist realistisch, wenn bei ihrer Festlegung die Tatsache anerkannt und berücksichtigt wird, dass Sie während der Arbeit nicht durchgehend uneingeschränkt effizient sind. Wenn Sie mehr Zeit veranschlagen als Sie benötigen, verursacht Ihnen die Einhaltung der Frist weniger Stress. Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass Sie mehr Zeit haben, um Ihre Arbeit zu überprüfen, und möglicherweise sogar Ihre Kollegen beeindrucken können, wenn Sie vor Ablauf der Frist fertig sind!

Umgang mit dringenden Arbeitsaufträgen

Selbst wenn Sie Ihre Zeit perfekt in Blöcke eingeteilt haben, ist es möglich, dass Sie einen dringenden Arbeitsauftrag erhalten, den Sie zeitlich nicht mehr unterbringen können. Wenn das passiert, ist es sehr wichtig, dass Sie Ihre Vorgesetzten darüber in Kenntnis setzen. Sie könnten sie bitten, Ihnen bei der Umstrukturierung Ihrer Aufgabenliste zu helfen, sodass Sie den dringenden Auftrag statt anderer, weniger wichtiger Aufgaben erledigen können. Eine klare Kommunikation über Ihre Kapazitäten ist von zentraler Bedeutung – nur so können Sie die Sorge vermeiden, bei dem Versuch, alles vollständig zu erledigen, zu scheitern. Als Führungskraft wenden Sie sich an die Mitglieder Ihres Teams. Helfen Sie ihnen bei der Umstrukturierung ihrer Aufgaben oder koordinieren Sie die Aufteilung der Aufgaben auf das übrige Team.

Aushandeln von Fristen

Wenn Sie eine Aufgabe erhalten, ist es nur natürlich, dass Sie niemanden enttäuschen möchten und darum möglicherweise versehentlich einer unrealistischen Frist zustimmen. Dies könnte als eine einfache Möglichkeit erscheinen, die mit einem „Nein“ verbundene Konfrontation zu vermeiden. Tatsächlich kann dadurch jedoch die Situation weiter verschlimmert werden, weil das Aushandeln einer neuen Frist mehr Zeit in Anspruch nimmt. Wenn Sie Ihre Frist nicht einhalten können, erklären Sie Ihren Kollegen rechtzeitig, dass Sie einen Aufschub benötigen. Je früher sie das wissen, desto mehr Zeit haben sie, um sich darauf einzustellen, und desto größer wird ihr Verständnis sein.

Regelmäßige kurze Pausen

Wenn Sie alle obenstehenden Tipps umgesetzt haben und feststellen, dass Sie auf Ihren Bildschirm starren und sich nicht konzentrieren können oder Aufgaben vor sich herschieben, brauchen Sie vielleicht eine Pause. Selbst wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre Tätigkeit zu wichtig ist, um Ihren Arbeitsplatz kurz zu verlassen, sind Sie womöglich so gestresst, dass Sie nicht effizient arbeiten können. Versuchen Sie, für fünf Minuten vom Schreibtisch aufzustehen, um kurz an die frische Luft zu gehen oder ein Glas Wasser zu trinken. Kurze Pausen helfen Ihnen, sich zu entspannen und nicht an die Arbeit zu denken – ironischerweise könnten Sie genau das brauchen, um besser arbeiten zu können.

Wenn Sie erfolgreich mit anderen zusammenarbeiten möchten, benötigen Sie verschiedene persönliche Kompetenzen – sogenannte „Soft Skills“. Dazu gehören u. a. ein gutes Kommunikationsvermögen, gute Zeiteinteilung und die Fähigkeit zum Lösen von Problemen. Diese Kompetenzen lassen sich erlernen, und wir möchten Ihnen zeigen, wie das geht. Mehr dazu erfahren Sie in diesem Artikel.

 

Weiterführende Links:

„Soft Skills“: So verbessern Sie Ihre persönliche Kompetenzen ganz einfach

 

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Die Artikel sollen den Nutzern des EURES-Portals Informationen zu aktuellen Themen und Trends liefern und zu Diskussionen und Diskussionen anregen. Ihr Inhalt spiegelt nicht unbedingt die Meinung der Europäischen Arbeitsbehörde (ELA) oder der Europäischen Kommission wider. Darüber hinaus unterstützen EURES und ELA die oben genannten Websites Dritter nicht.