Hybridarbete från olika platser – framtidens arbetsform

Efter att ha provat på att arbeta hemifrån under pandemin ser många anställda positivt på den flexibilitet som denna arbetsform ger. Det är viktigt att vi gradvis återvänder till våra arbetsplatser och får träffa våra arbetskamrater igen, men samtidigt kommer det ökade distansarbetet att fortgå under en överskådlig tid framöver.

Hybrida arbetsformer ger större flexibilitet. Många arbetsuppgifter behöver inte utföras från kontoret eller under ordinarie kontorstid. Det hybridarbete som följer efter covid-19 kommer dock att kräva betydande förändringar i organisationskulturen, samtidigt som nya arbetssätt måste definieras med hjälp av tillhörande policyer och metoder.

Hybridmodellen

Precis som när man distansarbetar på heltid kräver hybridarbete att man fäster större uppmärksamhet vid interaktionen och de mellanmänskliga aspekterna. Som hybridarbetare bör du ha ett ökat fokus på att ge stöd och ha tillit till dina kollegor samt klargöra arbetsrelationer och se till att alla deltar i möten. Det viktiga är inte fysisk närvaro, utan att leverera resultat.

Under pandemin fick vi lära oss att förflytta den informella kommunikationen, som tidigare ägt rum i korridorer eller under lunchraster, till en virtuell miljö. En delvis återgång till kontoret kommer att innebära fler möjligheter till informell, personlig och social interaktion. Samtidigt måste vi fortsätta att vara proaktiva i vårt informationsutbyte och ge regelbunden konstruktiv återkoppling.

Effektiv kommunikation

Hybridarbete förutsätter att det finns en effektiv kommunikation. Denna aspekt är avgörande för att konceptet ska bli framgångsrikt, och kan därför även medföra stora risker. Om kommunikationen nonchaleras kan informationsflödena bli bristfälliga och det kan uppstå kunskapsluckor och hinder för ett effektivt lagarbete. Dessutom kan de medarbetare som inte är på kontoret bli åsidosatta. Effektiv kommunikation måste ses som ett delat ansvar för alla i gruppen. Enheter, sektorer eller arbetsgrupper bör tillsammans gå igenom sina prioriteringar, fastställa tydliga förväntningar, avsätta tid för fokuserat arbete och komma överens om vilka arbetsuppgifter eller situationer som kräver fysisk närvaro på kontoret.

Gradvis återgång till arbete i ett öppet kontorslandskap

Under en längre tid har företagen varit upptagna med att införa och anpassa hälso- och säkerhetsrutiner i samband med covid-19, men detta får inte leda till att vårt känslomässiga och psykiska välbefinnande faller i glömska. En del medarbetare kan vara ängsliga inför eller ha svårt att återgå till att arbeta i ett öppet kontorslandskap. Det kan behövas extra tid och anpassningar för dessa medarbetare. Vi vill därför uppmuntra chefer att anta flexibla strategier, vara lyhörda och ha öppna, individuella samtal med varje medarbetare för att diskutera eventuella anpassningar och/eller stöd som kan underlätta en effektiv återgång till arbetsplatsen.

Övervakning och utvärdering av de anställdas arbete

När de anställda arbetar på distans eller under flexibla arbetsformer kan det bli svårare att utvärdera hur väl de presterar. Chefer kommer att behöva anpassa sina utvärderingsmetoder; i stället för att bedöma de anställda utifrån fysisk närvaro och antal timmar på kontoret (eller i virtuella möten) kommer de att behöva fokusera på prestationer och bedöma resultat, uppnående av mål, utfall, bidrag och tillfört värde. Därför är det viktigt att chefer regelbundet har enskilda möten med medarbetarna. Under dessa samtal kan cheferna resonera kring resultat, ge regelbunden återkoppling och vid behov uppdatera arbetsmålen.

Arbeta i ett hybridteam

Ett hybridteam är ett arbetslag där somliga medarbetare arbetar på distans och andra arbetar på kontoret vissa dagar. För att få ut mesta möjliga av detta arbetssätt måste man tänka i nya banor när det gäller vad ”arbeta tillsammans” är. På en del arbetsplatser finns det team som redan har arbetat enligt hybridformatet i flera år. För många medarbetare är dock detta helt nytt, och de kan behöva få tid på sig för att anpassa sig. I ett hybridteam måste man fokusera mer på att hantera teamet och de medlemmar som ingår i det – även sig själv – eftersom denna uppgift är svårare att utföra när man inte arbetar i samma fysiska rum. Vi har alla en roll att axla i detta sammanhang.

Principer för att få ut mesta möjliga av att arbeta flexibelt

När man står inför att börja arbeta enligt en flexibel arbetsform och vill anpassa sig till distans- eller hybridarbetsmiljön på bästa sätt, bör man ha följande fem huvudprinciper i åtanke:

1. Främja en kultur präglad av tillit, ansvar och resultat: Visa uppskattning inför goda attityder och resultat.
2. Anamma smarta och hälsosamma arbetsmetoder: Hitta rätt balans mellan vad du gör och hur du gör det.
3. Behärska relevanta samarbetsverktyg: För att kunna arbeta flexibelt med framgång behöver man kunna samarbeta från olika platser och vid olika tider.
4. Experimentera och anpassa: Var nyfiken, föreslå förbättringar och experimentera med olika metoder och tänkbara regler.
5. Fastställ reglerna inom teamet: Skräddarsy er egen variant av flexibelt arbete efter teamets behov och typ av verksamhet. Se över reglerna då och då.

Hybridarbete ställer nya krav på arbetsgivare och ledning. Ledningen kan ha utvecklat nya färdigheter för att leda sin personal på distans, men hybridarbete medför unika utmaningar som skiljer sig från både mer renodlat distansarbete och mer utpräglat kontorsbaserat arbete.

Hybridmodellerna ger företagen möjlighet att införa nya sätt att arbeta. Vad bör ett företag tänka på innan det inför en sådan modell? Läs vår artikel Smarta tips när du ska införa en hybrid arbetsmodell på din arbetsplats.

 

Länkar:

Smarta tips när du ska införa en hybrid arbetsmodell på din arbetsplats

 

Läs mer:

Europeiska jobbdagar

Hitta Euresrådgivare

Leva och arbeta i Euresländer

Eures jobbdatabas

Eures tjänster för arbetsgivare

Eures evenemangskalender

Kommande evenemang på nätet

Eures på Facebook

Eures på Twitter

Eures på LinkedIn