14 reguli esențiale de etichetă în corespondența prin e-mail pentru profesioniști

Utilizați o adresă de e-mail profesională

Adresa de e-mail profesională ar trebui să conțină, în mod normal, doar numele dumneavoastră. Evitați să utilizați porecle neprofesionale, argou, cifre sau un limbaj fantezist. Adresa de e-mail este adesea primul lucru pe care noii clienți sau colegi îl remarcă în legătură cu dumneavoastră; asigurați-vă așadar că nu lăsați o impresie proastă.

Indicați un subiect simplu și clar

Prezentați subiectul pe scurt și la obiect, asigurându-vă că reflectă scopul e-mailului dumneavoastră. Un subiect vag sau care induce în eroare ar putea descuraja destinatarul să deschidă e-mailul sau l-ar putea face să creadă că mesajul dumneavoastră este spam.

Folosiți corect butonul „Răspuns tuturor”

Gândiți-vă întotdeauna de două ori înainte să apăsați butonul „Răspuns tuturor”. Chiar toți destinatarii trebuie  să primească e-mailul dumneavoastră sau este adresat unei singure persoane? Nimeni nu dorește să primească e-mailuri fără rost, așadar asigurați-vă că mesajele dumneavoastră sunt trimise persoanelor potrivite.

Formule de salut informale vs. formale

Dacă destinatarul este un coleg sau un client nou, ori o persoană pe care nu o cunoașteți prea bine, începeți mesajul cu o formulă de salut neutră (de exemplu, „Stimată/Stimate...,”). Evitați să folosiți „Bună!”, „Salut!” sau să vă adresați folosind prenumele persoanei. În funcție de destinatar, după ce ați schimbat câteva mesaje, puteți începe să folosiți formule de salut mai informale.

Folosiți caractere simple și clasice

Păstrați caracterele și dimensiunea caracterelor standard folosite de clientul dumneavoastră în mesajele sale. Dacă folosiți mai multe caractere și culori de caractere, e-mailul dumneavoastră poate fi greu de citit; în general, aceasta este o practică evitată de adevărații profesioniștii.

Împărțiți textul în paragrafe

Dacă doriți să abordați mai multe teme în e-mailul dumneavoastră, împărțiți-l în paragrafe. Puteți chiar adăuga subrubrici pentru fiecare paragraf. Astfel, e-mailul dumneavoastră va fi mult mai ușor de citit și de înțeles.

Evitați emoticoanele

Emoticoanele trebuie evitate în e-mailurile profesionale, mai ales dacă destinatarul dumneavoastră este un client sau o persoană pe care nu o cunoașteți foarte bine.

Evitați semnele de exclamare

Semnele de exclamare trebuie utilizate cu măsură în e-mailurile profesionale. Ele transmit adesea emoții puternice, care nu se potrivesc cu corespondența profesională. Frazele care conțin semne de exclamare pot fi, de asemenea, interpretate greșit ca fiind agresive, așadar este preferabil să le evitați.

Fiți atent cu umorul

Utilizarea umorului în e-mailurile profesionale nu este neapărat ceva greșit, dar ceea ce este amuzant pentru unii poate să nu fie la fel pentru alții. Acest lucru este valabil în special când comunicați cu colegii sau clienții cu o cultură diferită. Ceea ce este amuzant pentru dumneavoastră poate fi ofensator pentru cealaltă persoană. Cel mai bine este să folosiți umorul doar dacă cunoașteți foarte bine destinatarul.

Utilizați o semnătură profesională

O semnătură bine aleasă, la sfârșitul unui e-mail, este un mod elegant de a încheia un mesaj electronic. Folosiți o semnătură simplă, evitați să utilizați prea multe logouri și asigurați-vă că oferă informații despre dumneavoastră, cum ar fi funcția, departamentul, numărul de telefon de la serviciu și adresa companiei.

Recitiți e-mailul înainte de a-l trimite

Oamenii fac frecvent greșeala să-și citească cu atenție e-mailurile numai după ce le-au trimis. Citiți mesajul cel puțin o dată înainte de a-l trimite, pentru a verifica că nu conține greșeli de ortografie și de gramatică. Greșelile de redactare, numerele greșite și alte greșeli de limbă pot lăsa o impresie proastă sau chiar să coste bani pentru compania dumneavoastră.

Verificați din nou adresa destinatarului

Alt lucru pe care trebuie să-l faceți înainte de a apăsa butonul „Trimitere” este să verificați adresa de e-mail a destinatarului. Asigurați-vă că nu trimiteți e-mailul la o persoană greșită.

Încercați să răspundeți în termen de o zi lucrătoare

Munca poate fi uneori copleșitoare, dar încercați pe cât posibil să răspundeți la e-mailuri în termen de o zi lucrătoare. Dacă nu puteți oferi un răspuns complet, trimiteți un mesaj în care explicați destinatarului când va putea primi răspunsul dumneavoastră.

Configurați un răspuns automat „Absent de la birou”

Dacă urmează să lipsiți de la locul de muncă câteva zile, configurați un mesaj „Absent de la birou”. Astfel, dacă cineva vă trimite un e-mail în timp ce sunteți plecat, va primi un răspuns automat prin care este informat că nu sunteți la birou. Puteți personaliza mesajul „Absent de la birou” adăugând data la care reveniți la muncă sau chiar o persoană de contact în lipsa dumneavoastră.

Cum să solicitați angajatorului o mărire de salariu Utilizați aceste sfaturi pentru a vă prezenta cazul angajatorului.

 

Linkuri conexe:

Cum să solicitați angajatorului o mărire de salariu

 

Mai multe informații:

Zilele europene ale locurilor de muncă

Căutare consilieri EURES

Condiții de viață și de muncă în țările participante la EURES

Baza de date cu locuri de muncă a EURES

Servicii EURES pentru angajatori

Calendarul evenimentelor EURES

Următoarele evenimente online

EURES pe Facebook

EURES pe Twitter

EURES pe LinkedIn