Czternaście podstawowych zasad etykiety wysyłania wiadomości e-mail dla profesjonalistów

Podaj służbowy adres e-mail

Służbowy adres e-mail zazwyczaj zawiera tylko imię i nazwisko. Należy unikać stosowania nieprofesjonalnych nazw, pseudonimów, liczb lub nienaturalnego języka. Adres e-mail jest często pierwszą rzeczą, którą zauważają nowi klienci lub współpracownicy, dlatego należy zadbać o to, aby nie pozostawić złego wrażenia.

Temat wiadomości powinien być zwięzły i jasny

Temat powinien być krótki i konkretny, a także odzwierciedlać cel wiadomości e-mail. Niejasny lub wprowadzający w błąd temat może zniechęcić odbiorcę do otwarcia wiadomości e-mail lub sprawić, że odbiorca potraktuje ją jako spam.

Funkcja „Odpowiedz wszystkim”

Zawsze należy zastanowić się dwa razy przed naciśnięciem przycisku „Odpowiedz wszystkim”. Czy wszyscy odbiorcy muszą otrzymać daną wiadomość e-mail, czy jest ona adresowana tylko do jednej osoby? Nikt nie lubi otrzymywać nieistotnych wiadomości e-mail. Należy się więc upewnić, że wiadomości są wysyłane do odpowiednich osób.

Powitanie formalne i nieformalne

Jeżeli odbiorca jest nowym współpracownikiem lub klientem lub osobą, której dobrze nie znamy, należy rozpocząć wiadomość e-mail od neutralnego powitania [np. „Szanowna(-y) Pani(e) …”]. Należy unikać używania „Cześć”, „Hej” lub zwracania się do danej osoby po imieniu. W zależności od odbiorcy, po kilku wymienionych wiadomościach można zacząć stosować język nieformalny.

Proste i klasyczne czcionki

Należy stosować standardową czcionkę i rozmiar czcionki klienta poczty. Używanie wielu czcionek i kolorów może sprawić, że wiadomość e-mail będzie trudna do zrozumienia i poważni profesjonaliści zwykle unikają czytania takich wiadomości.

Podziel tekst na akapity

Jeśli chcemy poruszyć kilka tematów w swojej wiadomości e-mail, należy podzielić ją na akapity. Można nawet dodać małe podtytuły dla każdego z nich. Dzięki temu znacznie łatwiej będzie odczytać i zrozumieć taką wiadomość.

Unikaj emoji

Należy unikać emoji w służbowych e-mailach, zwłaszcza gdy odbiorca jest klientem lub osobą, której dobrze nie znamy.

Unikaj wykrzykników

Wykrzykników należy używać bardzo oszczędnie w służbowych e-mailach. Często przekazują one silne emocje, na które nie ma miejsca w korespondencji służbowej. Zdania zakończone wykrzyknikami również mogą być błędnie postrzegane jako agresywne, więc najlepiej unikać ich stosowania.

Nie należy nadużywać żartów

Używanie żartów w służbowych wiadomościach samo w sobie nie jest czymś złym, ale różne osoby mają różne poczucie humoru. Dotyczy to zwłaszcza komunikacji ze współpracownikami lub klientami z innej kultury. To, co jest zabawne dla jednej osoby, może być obraźliwe dla drugiej. Najlepiej używać żartów tylko wtedy, gdy dobrze znamy odbiorcę.

Służbowy podpis

Odpowiedni podpis wiadomości e-mail jest idealnym uzupełnieniem każdej wiadomości. Podpis powinien być prosty, należy unikać zbyt dużej liczby logo, a także uwzględnić szczegóły, takie jak pełniona funkcja, dział, telefon i adres przedsiębiorstwa.

Sprawdź wiadomość przed wysłaniem

Często popełnianym błędem jest uważne czytanie swoich wiadomości dopiero po ich wysłaniu. Należy przeczytać wiadomość co najmniej raz przed jej wysłaniem, aby sprawdzić, czy nie popełniliśmy błędów w pisowni i błędów gramatycznych. Literówki, błędne liczby i inne błędy językowe mogą sprawiać złe wrażenie, a nawet generować koszty dla danego przedsiębiorstwa.

Dwa razy sprawdź adres odbiorcy

Kolejną rzeczą, którą należy zawsze zrobić przed naciśnięciem przycisku „Wyślij”, jest sprawdzenie adresu e-mail odbiorcy. Upewnij się, że nie wysyłasz wiadomości e-mail do niewłaściwej osoby.

Udzielenie odpowiedzi w ciągu jednego dnia roboczego

Czasami pracy może być bardzo dużo, ale co do zasady należy odpowiadać na wiadomości e-mail w ciągu jednego dnia roboczego. Jeżeli nie jesteśmy w stanie udzielić pełnej odpowiedzi, powinniśmy poinformować odbiorcę o tym, kiedy się z nim skontaktujemy.

Status „Poza biurem”, gdy znajdujemy się poza miejscem pracy

Jeśli nie będzie nas w miejscu pracy przez kilka dni, należy ustawić status „Poza biurem”. Dzięki temu, jeżeli dana osoba wyśle wiadomość e-mail podczas naszej nieobecności, otrzyma automatyczną odpowiedź informującą ją, że znajdujemy się poza miejscem pracy. Możesz dostosować status „Poza biurem” i dodać datę swojego powrotu, a nawet osobę do kontaktu w sytuacjach awaryjnych.

Już czas poprosić pracodawcę o podwyżkę? Skorzystaj z tych wskazówek, aby przedstawić pracodawcy swoje stanowisko.

 

Powiązane linki:

Jak poprosić pracodawcę o podwyżkę?

 

Więcej informacji:

Europejskie Dni Pracy

Znajdź doradców EURES

Warunki życia i pracy w państwach EURES

Baza ofert pracy EURES

Usługi EURES adresowane do pracodawców

Kalendarz wydarzeń EURES

Nadchodzące wydarzenia online

EURES na Facebooku

EURES na Twitterze

EURES na LinkedIn