Tizennégy lényeges e-mail etikett szabály a szakemberek számára

Szakmai elektronikus cím használata

A szakmai e-mail-cím általában csak az Ön nevét tartalmazza. Kerülje a nem professzionális becenevek, szleng, számok vagy sajátos nyelvezet használatát. Sokszor az e-mail-cím az első olyan dolog, amellyel új ügyfelek vagy kollégák szembesülnek Önnel kapcsolatban, ezért ügyeljen arra, hogy ne keltsen rossz benyomást.

Egyszerű és világos tárgy meghatározása

A tárgy legyen rövid és lényegre törő, ami egyben utal az e-mail szándékára is. Egy homályos vagy félrevezető tárgy megjelölés elriaszthatja a címzettet attól, hogy megnyissa az Ön e-mailjét, vagy arra utalhat, hogy üzenet spam.

Tudja, mikor kell a válasz mindenkinek opciót használni

Mindig gondolja át, mielőtt megnyomná a „válasz mindenkinek” (Reply all) opciót. Minden címzettnek meg kell kapnia az e-mailt, vagy csak kifejezetten egy személynek szól? Senki sem szeret felesleges e-maileket kapni, ezért győződjön meg arról, hogy üzeneteit a megfelelő személyeknek küldi.

Alkalmi és professzionális üdvözlések

Ha a címzett új kolléga vagy ügyfél, illetve olyan személy, akit nem ismer, az e-mail semleges üdvözléssel kezdődjön (pl. „Tisztelt…”). Kerülje a „Helló”, a „Szia” használatát, vagy a személy keresztnevével történő megszólítást. A címzettől függően néhány levélváltást követően ennél alkalmibb jellegű üdvözletet is választhat.

Ragaszkodjon egyszerű és klasszikus betűtípushoz

Mindig a levelező ügyfél standard betűtípusát és betűméretét használja. A sokféle betűtípus és színek megnehezíthetik az e-mail olvasását, így azokat komoly szakemberek általában nem is használják.

Bekezdésekre tagolás

Ha több témakört is szeretne említeni az e-mailjében, tagolja az üzenetet bekezdésekre. Akár fejezetcímeket is hozzáadhat az egyes témákhoz. Ez jelentősen megkönnyíti az elektronikus levelének olvasását és megértését.

Kerülje az emojik használatát

Az emojikat ne használja a munkahelyi e-mailekben, különösen, ha a címzett ügyfél vagy olyan személy, akit nem ismer elég jól.

Kerülje a felkiáltójeleket

A felkiáltójeleket csak ritkán szabad használni a munkahelyi e-mailekben. Gyakran erős érzelmeket közvetítenek, amelyeknek nincs helye a szakmai levelezésben. A felkiáltó jeleket tartalmazó mondatok agresszívként is értelmezhetők, ezért mellőzni őket.

Óvatosan a vicces hangvétellel

A munkahelyi e-mailekben önmagában nem rossz a humoros hangvétel, de a mindenki mást talál viccesnek. Ez különösen akkor igaz, ha más kultúrából érkező kollégákkal vagy ügyfelekkel kommunikálunk. Ami vicces Önnek, az sértőnek tűnhet a másik személy számára. A legjobb, ha akkor viccelődünk, ha nagyon jól ismerjük a címzett felet.

Szakmai aláírás használata

A megfelelő elektronikus aláírás minden elektronikus levél esetében a gondos lezárást jelenti. Az aláírás legyen egyszerű, kerülje a túl sok logó használatát, és győződjön meg arról, hogy adatai – például a munkakör, a szervezeti egység, a cég telefonszáma és címe – megfelelően szerepelnek benne.

Küldés előtt korrektúra

Gyakori hiba, hogy csak azután olvassák el figyelmesen e-mailjeiket, hogy már elküldték. Elküldés előtt legalább egyszer olvassa át az e-mailt, hogy ellenőrizze a helyesírást és a nyelvtani hibákat. Az elgépelés, a téves számok és más nyelvi hibák rossz benyomást kelthetnek, sőt akár költségeket is okozhatnak az Ön vállalatának.

Ellenőrizze még egyszer a címzett email-címét

A címzett e-mail-címének ellenőrzése egy másik olyan lényeges dolog, amelyet a „Küldés” gomb megnyomása előtt mindig meg kell tennie. Győződjön meg arról, hogy a megfelelő személynek küldi el e-mailjét, nem másnak.

Próbáljon egy munkanapon belül válaszolni

A napi munka néha megterhelő lehet, de általában egy munkanapon belül megpróbáljon válaszolni az e-mailekre. Ha nem tud teljes választ adni, küldjön egy olyan üzenetet, amelyben meghatározza, hogy a címzett mikor fog rendes választ kapni Öntől.

Állítson be „jelenleg nem vagyok elérhető” üzenetet, ha hosszabb ideig nem dolgozik

Ha néhány napig távol van az irodából, állítsa be a „jelenleg nem vagyok elérhető” üzenetet. Így ha valaki e-mailt küld Önnek, miközben távol van, automatikus választ kap, amelyben tájékoztatást kap róla, hogy Ön épp nincs a munkahelyén. Személyre szabhatja ezt az üzenetet, megadhatja a munkahelyre visszatérésének dátumát, vagy akár egy biztonsági kapcsolattartó személyt is.

Mikor kérjen munkáltatójától fizetésemelést? Használja ezeket a tippeket arra, hogy megbeszélje az ügyet a munkáltatójával.

 

Kapcsolódó linkek:

Hogyan kérjen munkáltatójától fizetésemelést?

 

További információ:

Európai Foglalkoztatási Napok

Az Ön EURES-tanácsadója

Élet- és munkakörülmények az EURES-országokban

EURES állásadatbázis

Az EURES szolgáltatásai munkaadóknak

EURES rendezvénynaptár

Közelgő online események

Az EURES a Facebookon

Az EURES a Twitteren

Az EURES a LinkedInen