Četrnaest osnovnih pravila pisanja e-poruka za poslovne ljude

Vaša e-adresa treba izgledati profesionalno

Profesionalna e-adresa trebala bi sadržavati samo vaše ime. Izbjegavajte upotrebu neprofesionalnih nadimaka, brojeva, žargonskih ili šaljivih izraza. Vaša e-adresa često je prva stvar koju novi klijenti ili kolege saznaju o vama, pa zato nastojte ostaviti dobar dojam.

Navedite jednostavan i jasan predmet poruke

Predmet poruke treba biti kratak i relevantan te opisivati svrhu vaše e-poruke. Ako je predmet poruke nejasan ili obmanjujući, primatelj možda neće otvoriti vašu e-poruku ili će pomisliti da je riječ o neželjenoj e-pošti (spamu).

Kada trebate odgovoriti svima

Uvijek dobro promislite prije nego što pritisnete gumb „Odgovori svima”. Trebaju li svi primatelji primiti vašu e-poruku ili je ona upućena samo jednoj osobi? Nitko ne voli primati nebitne e-poruke, pa zato pripazite na to da svoju poruku pošaljete odgovarajućim osobama.

Izbor između formalnog i neformalnog pozdrava

Ako je primatelj vaše e-poruke novi kolega ili klijent ili netko koga ne poznajete, svakako započnite neutralnim pozdravom (npr. „Poštovani/Poštovana...”). Izbjegavajte pozdrave kao što su „Zdravo” ili „Bok”, kao i obraćanje imenom. Ovisno o tome tko je primatelj, nakon nekoliko razmijenjenih poruka možete se početi služiti manje formalnim pozdravima.

Uvijek upotrebljavajte jednostavan i klasičan oblik slova

Uvijek upotrebljavajte standardni oblik (font) i veličinu slova svojega klijenta. Upotreba različitih oblika i boja slova može otežati čitanje vaše e-poruke, pa ozbiljni poslovni ljudi to obično izbjegavaju.

Podijelite tekst u odlomke

Ako u svojoj e-poruci želite iznijeti nekoliko tema, podijelite ih u odlomke. Možete čak dodati i male podnaslove za svaki od njih. Na taj će način vašu e-poruku biti mnogo lakše pročitati i razumjeti.

Izbjegavajte emojije

Emojije bi trebalo izbjegavati u poslovnim e-porukama, posebno ako je vaš primatelj klijent ili osoba koju ne poznajete dobro.

Izbjegavajte uskličnike

Uskličnike bi trebalo vrlo oprezno upotrebljavati u poslovnim e-porukama. Njima se često izražavaju snažni osjećaji, kojima nije mjesto u poslovnom dopisivanju. Osim toga, rečenice s uskličnicima mogu se pogrešno protumačiti kao agresivne, stoga ih je najbolje izbjegavati.

Oprezno s humorom

Upotreba humora u poslovnim e-porukama nije sama po sebi loša, ali različitim ljudima smiješne su različite stvari. To posebno vrijedi kada komunicirate s kolegama ili klijentima iz druge kulture. Ono što je vama smiješno drugima može biti uvredljivo. Stoga se preporučuje ograničiti humoristične poruke slati samo primateljima koje dobro poznajete.

Profesionalan potpis

Dobar potpis e-poruke lijep je završni dio svake e-poruke. Neka vaš potpis bude jednostavan, izbjegavajte previše logotipa i pripazite na to da su navedeni vaši podatci, tj. funkcija, odjel, broj telefona i adresa poduzeća.

Ponovno pročitajte poruku prije slanja

Česta je pogreška da ljudi pažljivo pročitaju svoje e-poruke tek nakon slanja. Pročitajte svoju e-poruku barem jednom prije slanja i provjerite ima li pravopisnih i gramatičkih pogrešaka. Pogreške u tipkanju, krivi brojevi i druge jezične pogreške mogu ostaviti loš dojam ili čak prouzročiti trošak vašem poduzeću.

Provjerite adresu primatelja

Prije nego što pritisnete gumb „Pošalji”, uvijek provjerite e-adresu primatelja. Tako ćete biti sigurni da vaša poruka neće biti poslana pogrešnoj osobi.

Nastojte odgovoriti u roku od jednog radnog dana

Iako ste ponekad možda preopterećeni poslom, nastojte odgovoriti na primljene e-poruke u roku od jednog radnog dana. Ako ne možete dati potpuni odgovor, ipak pošaljite poruku i obavijestite primatelja kada ćete mu se ponovno javiti.

Kada niste na poslu, postavite obavijest „izvan ureda”

Namjeravate li nekoliko dana biti odsutni s posla, postavite automatsku obavijest „izvan ureda” (engl. Out of Office – OOO). Ako vam netko pošalje e-poruku dok vas nema, primit će automatski odgovor s obaviješću da niste na poslu. Svoju obavijest „izvan ureda” možete preinačiti, odnosno dodati datum povratka na posao ili navesti kontaktne podatke osobe koja vas zamjenjuje.

Je li došao trenutak da od poslodavca zatražite povećanje plaće? Primijenite ove savjete kako biste poslodavcu opisali svoj slučaj.

 

Korisne poveznice:

Kako zatražiti od poslodavca povećanje plaće

 

Pročitajte više:

Europski dani poslova

Pronađite savjetnike EURES-a

Životni i radni uvjeti u zemljama u kojima djeluje EURES

EURES-ova baza poslova

EURES-ove usluge za poslodavce

EURES-ov kalendar događanja

Uskoro na internetu

EURES na Facebooku

EURES na Twitteru

EURES na LinkedInu