Quatorze règles essentielles de bienséance à l’intention des professionnels

Utilisez une adresse électronique professionnelle

Une adresse électronique professionnelle ne comporte normalement que votre nom. Évitez d’utiliser des alias non professionnels, de l’argot, des chiffres ou un langage fantaisiste. Votre adresse électronique est souvent la première chose que les nouveaux clients ou collègues remarquent à votre sujet, veillez donc à ne pas donner une mauvaise impression.

Indiquez un objet simple et clair

L’objet de votre message doit être court et précis; assurez-vous qu’il révèle le but de votre courrier électronique. Un objet vague ou trompeur pourrait dissuader le destinataire d’ouvrir votre courrier électronique ou lui donner l’impression que votre message est un courrier indésirable.

Sachez quand répondre à tous

Réfléchissez toujours à deux fois avant de cliquer sur le bouton «Répondre à tous». Tous les destinataires ont-ils besoin de recevoir votre courrier électronique ou celui-ci s’adresse-t-il à une seule personne? Personne n’aime recevoir des messages inutiles, veillez donc à ce que vos messages soient envoyés aux personnes appropriées.

Salutations informelles ou professionnelles

Si le destinataire est un nouveau collègue ou client, ou quelqu’un que vous ne connaissez pas bien, assurez-vous de commencer votre courrier électronique par une formule neutre (par exemple, «Cher…»). Évitez d’utiliser les termes «Salut», «Hello» ou de vous adresser à la personne par son prénom. En fonction du destinataire, après quelques échanges, vous pouvez commencer à utiliser des salutations plus informelles.

Tenez-vous en à des polices de caractères simples et classiques

Tenez-vous en à la police et à la taille de police standard de votre client de messagerie. L’utilisation de plusieurs polices et couleurs de police peut rendre votre courrier électronique difficile à lire et les professionnels sérieux l’évitent généralement.

Découpez le texte en paragraphes

Si vous souhaitez aborder plusieurs sujets dans votre courrier électronique, séparez-les en paragraphes. Vous pouvez même ajouter de petites sous-rubriques pour chacun d’entre eux. Cela facilitera considérablement la lecture et la compréhension de votre message.

Évitez les émojis

Les émojis doivent être évités dans les courriers électroniques professionnels, en particulier si votre destinataire est un client ou une personne que vous ne connaissez pas très bien.

Évitez les points d’exclamation

Les points d’exclamation doivent être utilisés de manière très parcimonieuse dans les courriers électroniques professionnels. Ils véhiculent souvent des émotions fortes, qui n’ont pas leur place dans la correspondance professionnelle. Les phrases comportant des points d’exclamation peuvent également être interprétées comme agressives, et il est donc préférable de les éviter.

Soyez prudent avec l’humour

L’usage de l’humour dans les courriers électroniques professionnels n’est pas quelque chose de mal en soi, mais la perception de ce qui est drôle varie d’une personne à l’autre. C’est particulièrement vrai lorsque vous communiquez avec des collègues ou des clients de culture différente. Ce que vous trouvez drôle peut être choquant pour l’autre personne. Il est préférable de n’utiliser l’humour que si vous connaissez très bien le destinataire.

Utilisez une signature professionnelle

Une bonne signature électronique apporte une belle touche finale à chaque courrier électronique. Optez pour une signature simple, évitez l’usage excessif de logos et veillez à ce que les informations vous concernant, comme votre fonction, votre service, votre numéro de téléphone et l’adresse de votre entreprise, y figurent.

Relisez votre message avant de l’envoyer

Une erreur courante consiste à ne lire attentivement ses courriers électroniques qu’après les avoir envoyés. Lisez votre message au moins une fois avant de l’envoyer pour vérifier les fautes d’orthographe et de grammaire. Les fautes de frappe, les erreurs de chiffres et d’autres erreurs linguistiques peuvent donner une mauvaise impression, voire coûter de l’argent à votre entreprise.

Revérifiez l’adresse du destinataire

Une autre chose que vous devriez toujours faire avant de cliquer sur le bouton «Envoyer» est de vérifier l’adresse électronique du destinataire. Assurez-vous de ne pas envoyer votre courrier électronique à la mauvaise personne.

Essayez de répondre dans un délai d’un jour ouvrable

La charge de travail peut parfois être écrasante, mais, en général, essayez de répondre aux courriers électroniques dans un délai d’un jour ouvrable. Si vous ne pouvez pas fournir une réponse complète, envoyez un message d’attente indiquant au destinataire quand vous lui répondrez.

Mettez un message d’absence lorsque vous ne travaillez pas

Si vous devez être en congé pendant quelques jours, mettez un message d’absence. Ainsi, si quelqu’un vous envoie un courrier électronique pendant votre absence, il recevra une réponse automatique l’informant que vous ne travaillez pas. Vous pouvez personnaliser votre message d’absence pour ajouter la date de votre retour, voire une personne de contact.

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