God e-mail-etikette – 14 regler for fagfolk

Brug en arbejds-e-mailadresse

En arbejds-e-mailadresse vil normalt kun indeholde dit navn. Undgå uprofessionelle kaldenavne, slang, tal, eller andre smarte påfund, for din e-mailadresse er ofte det første indtryk, nye kunder eller kolleger får af dig, og førstehåndsindtryk tæller.

Vær klar og ligetil i emnefeltet

Hold teksten i emnefeltet kort og kontant. Sørg for, at den forklarer formålet med din e-mail. En uklar eller vildledende formulering i emnefeltet kan afholde modtageren fra at åbne din e-mail eller få dem til at tro, at den er spam.

Vær klar på, om du skal svare alle

Tænk dig altid om en ekstra gang, før du klikker på "Svar alle". Behøver alle at få din e-mail, eller vedrører den kun én person? Ingen gider irrelevante e-mails, så sørg for, at dine meddelelser kun sendes til vedkommende personer.

Afslappet vs. professionel

Hvis modtageren er en ny kollega eller kunde eller en anden person, du ikke kender godt, så sørg for at starte din e-mail med en neutral indledende hilsen (f.eks. "Kære ...") – ikke "Hejsa" eller andre afslappede formuleringer. Afhængigt af modtageren kan du efter nogle få udvekslinger slå over i en mere uformel tone.

Hold dig til enkle, klassiske skrifttyper

Hold dig til din mailklients standardskrifttype og -størrelse. Hvis du bruger flere skrifttyper og skriftfarver (hvilket de fleste undgår), kan det gøre din e-mail vanskelig at læse.

Opdel din tekst i afsnit

Dækker du flere emner i din e-mail, så opdel dem i afsnit, og overvej at give dem små underoverskrifter. Det vil gøre din e-mail mere letlæselig.

Hold dig fra emojis

Emojis bør undgås i professionelle e-mails, især hvis din modtager er en kunde eller nogen, du ikke kender særlig godt.

Ingen udråbstegn!

Udråbstegn bør bruges meget sparsomt i professionelle e-mails. De formidler ofte stærke følelser, som ikke hører hjemme i en faglig kontekst. De kan ligefrem få en sætning til at lyde aggressiv, så undgå dem, hvis du kan.

Brug humor med omtanke

Brug af humor i professionelle e-mails er ikke en dårlig ting i sig selv, men ikke alle har samme humor. Dette gælder især, når du kommunikerer med kolleger eller kunder med en anden kulturel baggrund. Hvad du synes er sjovt, kan virke stødende på andre. Gem humoren til modtagere, du kender godt.

Brug en professionel signatur

En god e-mailsignatur er prikken over i'et, når du afslutter din e-mail. Hold din underskrift enkel, undgå for mange logoer, og sørg for, at dine personoplysninger, f.eks. din jobfunktion og afdeling, samt din virksomheds telefonnummer og adresse, er med.

Læs korrektur, inden du klikker på "Send"

En typisk fejl er, når man først læser sin e-mail igennem efter at have sendt den. Læs din e-mail mindst én gang, før du sender den, for at fange stave- og grammatikfejl. Slåfejl, forkerte tal og andre sprogfejl kan give et dårligt indtryk eller endda koste din virksomhed penge.

Dobbelttjek modtagerens adresse

En anden ting, du altid bør gøre, før du trykker på "Send", er at tjekke modtagerens e-mailadresse. Send ikke din e-mail til den forkerte.

Forsøg at svare inden for én arbejdsdag

Selvom du har travlt, bør du altid forsøge at besvare dine e-mails inden for én arbejdsdag. Hvis du ikke kan give et fyldestgørende svar med det samme, bør du sende et foreløbigt svar, der forklarer, hvornår modtageren vil høre fra dig.

Opret autosvar, når du er fraværende

Hvis du er sygemeldt, bør du aktivere autosvarfunktionen, så alle, der sender dig en e-mail, får besked om dit fravær, og eventuelt om, hvornår du vender tilbage, eller hvem der er din backup-kontaktperson.

Tid til lønforhøjelse? Brug disse tips til at tale din sag over for din arbejdsgiver.

 

Relevante links:

Sådan beder du din arbejdsgiver om en lønforhøjelse

 

Læs mere:

Europæiske jobdage

Find Euresvejledere

Leve- og arbejdsvilkår i Eureslandene

Eures' jobdatabase

Eures' tjenester for arbejdsgivere

Eures' kalender over arrangementer

Kommende onlinearrangementer

Eures på Facebook

Eures på Twitter

Eures på LinkedIn