Nio enkla it-tips för arbetsplatsen

9 simple IT hacks for the workplace — Shutterstock

Använd mallar för rutinuppgifter

Om du märker att du utför samma uppgift gång på gång kan du göra en mall för den. Detta sparar tid och kan också bli en påminnelse om att delar eventuellt saknas i ett dokument. När du sparar en mall i t.ex. Microsoft Word ändrar du bara filtypen till ”Word-mall” (med hjälp av rullgardinsmenyn under filnamnet).

Ladda ner en lösenordshanterare

De flesta webbplatser och onlinesystem kräver ett lösenord. Det kan vara svårt att komma ihåg dem och du har förmodligen blivit van vid att behöva återställa dem då och då. Ladda ner en lösenordshanterare (t.ex. LastPass) och sluta spilla tid på att testa (och misslyckas) att logga in.

Använd ett blåljusfilter eller följ 20–20–20-regeln för att inte trötta ut ögonen

Om du sitter framför en datorskärm under lång tid, särskilt om ljuset i omgivningen är svagt, kan det leda till att ögonen överansträngs och att du sover sämre. Du kan motverka detta genom att ladda ner något av de många blåljusfilter som erbjuds gratis (t.ex. Windows 10 Night light, CareUEyes Lite och Iris mini). De här programmen justerar automatiskt färgtonen på skärmen efter tidpunkten på dagen, filtrerar bort onödigt blått ljus och ersätter det med varmare toner.

Dessutom rekommenderas 20-20-20-regeln, som innebär att man efter 20 minuters skärmtittande tar en paus på 20 sekunder och tittar på något som finns 20 fot (cirka 6 meter) bort. Om du oroar dig över lång skärmtid är detta något du enkelt kan göra för att skydda ögonen.

Använd en app som motverkar prokrastinering/ett skrivbordsprogram för tidsstyrning

Det finns en lång rad olika ”prokrastineringsappar” (appar som får dig att sluta skjuta upp saker) och skrivbordsprogram för tidsstyrning. Alternativ som Be Focused hjälper dig att förbli produktiv genom att fastställa och hålla koll på arbetsperioder och raster, så att du kan dela upp större uppgifter i mindre deluppgifter och följa med i hur du genomför dem. Möjligheten att blockera vissa webbplatser under en viss tid kan bidra till att minska tiden du slösar på sociala medier.

Gå ifrån e-posten

E-post har varit den föredragna metoden för affärskommunikation i många år, men med nya programvaror som Microsoft Teams, Slack och Trello behöver man inte längre tillbringa en massa tid med att gå igenom en full inkorg. De här programmen innehåller flera funktioner, bland annat gruppchattar, planeringsverktyg och videokonferensverktyg, och kan förenkla och förkorta de administrativa förfarandena i hög grad, så att du får mer tid för värdefulla arbetsuppgifter med hög prioritet.

Kortkommandon för tangentbord

Med tangentbordets kortkommandon kan du spara tid och verkställa en funktion på några sekunder utan att använda datormusen. Det finns hundratals kortkommandon att välja bland. Här är några av de mest populära:

Ctrl+Z = Ångra
Ctrl+Y = Upprepa
Ctrl+X = Klipp ut
Ctrl+C = Kopiera
Ctrl+V = Klistra in
Ctrl+A = Markera allt
Ctrl+B = Fetstil
Ctrl+I = Kursiv stil
Ctrl+U = Understrykning
Ctrl+N = Skapa ett nytt dokument
Ctrl+P = Skriv ut

Utnyttja gratis nätbaserad inlärning

På internet finns ett stort urval av möjligheter till inlärning på distans och utan kostnad. Google Digital Garage, till exempel, ger de studerande digitala kunskaper och färdigheter som hjälper dem att utvecklas i sina karriärer och företag, och de får också ett intyg om fullgjord kurs att ta med i sin meritförteckning.

Skanna dokument och gör om dem till pdf-filer med hjälp av mobilappar

Om du tar emot ett viktigt pappersdokument kan du nu använda mobilappar som t.ex. CamScanner för att gör om det till en pdf-fil utan att behöva skriva in det manuellt. Borta är den tid då man letade igenom väskan eller skrivbordet fullt av dokument!

Installera fildelningsprogram

Om du använder program som Dropbox eller OneDrive kan du komma åt dina filer från flera olika datorer och enheter. Detta kan vara särskilt användbart när du arbetar hemifrån. Men var försiktig om du hanterar känslig eller konfidentiell information. Prata med ditt företags it-avdelning om du inte är säker.

Vi hoppas att dessa tips hjälper dig att bli digitalt smart på nolltid!

Artikeln har skrivits i samarbete med Eures, den europeiska portalen för rörlighet i arbetslivet.

Länkar:

LastPass

Windows 10 Night light

Google Digital Garage