Devet preprostih priročnih nasvetov s področja informacijske tehnologije, ki lahko olajšajo vaše delo

9 simple IT hacks for the workplace — Shutterstock

Za rutinske naloge uporabite predloge

Če ugotovite, da se določena delovna naloga ponavlja, si zanjo naredite predlogo. To vam bo prihranilo čas, poleg tega pa bo predloga tudi nekakšen opomnik, da ne bi pozabili na elemente, ki so obvezni del dokumenta. Kadar želite predlogo shraniti v programu Microsoft Word na primer, preprosto spremenite vrsto datoteke v „Wordovo predlogo“ (to možnost izberite na spustnem seznamu pod imenom datoteke).

Namestite si upravitelja gesel

Večina spletišč in spletnih sistemov zahteva geslo. Težko si jih je zapomniti prav vsa in verjetno ste tudi vi že prav domači z rednim ponastavljanjem gesel! Prenesite si upravitelja gesel (npr. LastPass) in skrajšajte čas za prijavo (ter odpravite morebitne neuspešne poskuse pri tem).

Uporabite filter modre svetlobe ali sledite pravilu 20-20-20 za manjšo obremenitev oči

Dolgotrajnejše gledanje v računalniški zaslon, zlasti ob šibki svetlobi, lahko močno obremeni oči in poslabša kakovost spanca. Da bi to preprečili, si prenesite enega od številnih filtrov modre svetlobe, ki so na trgu na voljo brezplačno (npr. Windows 10 Night light, CareUEyes Lite in Iris mini). Ta programska oprema bo samodejno prilagodila barvni odtenek vašega zaslona glede na čas dneva, poleg tega bo preprečila nepotrebno raven modre svetlobe in jo nadomestila s toplejšimi barvnimi toni.

Po pravilu 20-20-20 naj bi po vsakih 20 minutah gledanja v računalniški zaslon oči za 20 sekund odpočili ob pogledu na nekaj drugega, kar je oddaljeno 20 čevljev ali približno šest metrov. Če vas skrbi, da dolgotrajno gledate v zaslon, lahko z uvedbo teh ukrepov pripomorete k zaščiti svojih oči.

Uporabite aplikacijo, ki bo preprečila odlašanje z delom, ali namizni sistem za upravljanje časa

Na voljo so številne raznovrstne aplikacije za preprečevanje odlašanja z delom, kakor tudi namizni sistemi za upravljanje časa. Orodja, kot je Be Focused (Ostanite osredotočeni), vam bodo v pomoč pri ohranjanju produktivnosti, saj določijo čas, ko se dela, in vmesne odmore, s tem pa vam omogočijo, da večje naloge razčlenite v manjše podnaloge in spremljate napredek pri njihovem dokončanju. Možnost blokiranja nekaterih spletišč za določen čas pa lahko pripomore k manjši nenamenski porabi časa, ki ga potratite z brskanjem po družbenih medijih.

Ne tratite časa z e-pošto

Čeprav je e-pošta že dolga leta najbolj priljubljen način poslovne komunikacije, uporaba programske opreme, npr. Microsoft Teams, Slack in Trello, prinaša prednost, da ni več treba tratiti dolgih ur, da bi se prebili skozi poln e-poštni nabiralnik. Z združevanjem številnih funkcionalnosti, na primer skupinskih klepetov, časovnic in videokonferenc, lahko ti programi zelo poenostavijo in skrajšajo administrativne postopke, vam pa ostane več časa za dragoceno in pomembnejše delo.

Bližnjice na tipkovnici

Bližnjice na tipkovnici lahko prihranijo čas, saj vam omogočijo, da funkcijo izvedete v nekaj sekundah in brez uporabe miške. Na voljo je res ogromno takih bližnjic, v nadaljevanju pa sledi nekaj najbolj priljubljenih:

Ctrl + Z = Razveljavi,
Ctrl + Y = Uveljavi,
Ctrl + X = Izreži,
Ctrl + C = Kopiraj,
Ctrl + V = Prilepi,
Ctrl + A = Izberi vse,
Ctrl + B = Krepko,
Ctrl + I = Ležeče,
Ctrl + U = Podčrtano,
Ctrl + N = Ustvari nov dokument,
Ctrl + P = Natisni.

Brezplačno e-izobraževanje na dosegu roke

Svetovni splet ponuja zelo raznovrstne možnosti izobraževanja, vse pa lahko opravite na daljavo in brezplačno. Google Digital Garage na primer zagotavlja usvajanje digitalnih znanj in spretnosti, s čemer prispeva k razvoju poklicne poti in poslovanja, ob končanem izobraževanju pa slušatelji prejmejo tudi potrdilo, ki ga lahko vključijo v svoj življenjepis.

Skenirajte dokumente in jih pretvorite v datoteke PDF z uporabo aplikacij za pametni telefon

Vse pomembne tiskane dokumente lahko sedaj s pomočjo aplikacij za mobilni telefon, kot je na primer CamScanner, pretvorite v datoteko PDF, in se tako izognete pretipkavanju. Dnevom neskončnega brskanja po torbi ali mizi, polni papirjev, je odklenkalo!

Namestite si programsko opremo za izmenjavo datotek

Z uporabo programske opreme, kot je Dropbox ali OneDrive, lahko do svojih datotek dostopate, ko ste na poti, in to z različnih računalnikov in naprav. To je lahko še posebno uporabno, kadar delate od doma. Pazite le, kadar obdelujete občutljive ali zaupne informacije – v tem primeru se raje prej posvetujte z oddelkom za informacijsko tehnologijo v svojem podjetju.

Upamo, da vam bodo ti priročni nasveti v pomoč, da boste v najkrajšem možnem času postali digitalni mojster.

Članek je nastal v partnerstvu z Evropskim portalom za zaposlitveno mobilnost EURES.

Sorodne povezave:

LastPass

Windows 10 Night light

Google Digital Garage