9 trucuri informatice simple de aplicat la muncă

9 simple IT hacks for the workplace — Shutterstock

Utilizați șabloane pentru sarcinile de rutină

Dacă aveți de efectuat aceeași sarcină în mod repetat, creați un șablon. Acesta nu numai că vă va scuti din timp, dar vă poate atrage și atenția asupra eventualelor elemente care lipsesc din document. Pentru a salva un șablon în Microsoft Word, de exemplu, este suficient să schimbați tipul fișierului în „Șablon Word (Word template)” (folosind meniul vertical de sub numele fișierului).

Descărcați o aplicație de gestionare a parolelor

Majoritatea site-urilor și a sistemelor online solicită crearea unei parole. Poate fi dificil greu să încercați să vi le amintiți pe toate și probabil că v-ați obișnuit deja să le resetați periodic! Descărcând o aplicație de gestionare a parolelor (de exemplu, LastPass), nu veți mai pierde timp încercând (fără succes) să vă conectați.

Utilizați un filtru pentru lumina albastră sau regula 20-20-20 pentru a nu vă obosi ochii

Prea mult timp petrecut în fața monitorului, în special în condiții de lumină slabă, poate să ducă la obosirea ochilor și la scăderea calității somnului. Pentru a combate acest efect, descărcați unul dintre numeroasele filtre pentru lumina albastră disponibile gratuit (de exemplu, Windows 10 Night light, CareUEyes Lite și Iris mini). Acest software va ajusta automat nuanța ecranului în funcție de momentul zilei și va filtra nivelurile inutil de mari de lumină albastră, înlocuindu-le cu tonuri mai calde.

În plus, regula 20-20-20 presupune privitul timp de 20 de secunde al unui obiect aflat la 20 de picioare (6 m) distanță pentru fiecare 20 de minute petrecute în fața ecranului. Dacă vă îngrijorează faptul că petreceți prea mult timp în fața unui ecran, efectuarea acestui exercițiu este o modalitate bună de a vă proteja ochii.

Utilizați o aplicație anti-amânare/un sistem de gestionare a timpului petrecut la calculator

Este disponibilă o mare varietate de „aplicații anti-amânare” și de sisteme de gestionare a timpului petrecut la calculator. Cu ajutorul unor opțiuni precum Be Focused vă puteți spori productivitatea, stabilind durata perioadelor de lucru și a pauzelor, împărțind mai ușor sarcinile complexe în subsarcini mai mici și urmărindu-vă progresul înspre finalizarea lor. Iar opțiunea de a bloca anumite site-uri pentru un interval de timp specific ajută la minimizarea timpului pierdut pe rețelele sociale.

Lăsați e-mailul deoparte

Deși e-mailul reprezintă de mulți ani metoda predilectă de comunicare în afaceri, apariția unor soluții software precum Microsoft Teams, Slack și Trello elimină necesitatea de a pierde ore întregi căutând printr-o căsuță plină cu mesaje. Prin faptul că reunesc mai multe funcționalități, de exemplu chaturi de grup, instrumente de planificare și videoconferințe, aceste programe pot simplifica și scurta semnificativ demersurile administrative, lăsându-vă mai mult timp pentru activități prioritare care aduc un plus de valoare.

Scurtături din tastatură

Scurtăturile din tastatură vă pot aduce economii de timp, dându-vă posibilitatea de a efectua comenzi în doar câteva secunde fără să utilizați mouse-ul. Există sute de scurtături din care puteți alege, dar aici vom enumera doar câteva dintre cele mai populare:

Ctrl+Z = anularea ultimei comenzi
Ctrl+Y = reefectuarea comenzii anulate
Ctrl+X = tăiere
Ctrl+C = copiere
Ctrl+V = lipire
Ctrl+A = selectare totală
Ctrl+B = formatare cu caractere aldine
Ctrl+I = formatare cu caractere cursive
Ctrl+U = subliniere text
Ctrl+N = creare document nou
Ctrl+P = imprimare

Profitați de instrumentele gratuite de învățare online

Internetul este o sursă vastă de posibilități de învățare de care puteți beneficia de la distanță și fără niciun cost. Google Digital Garage, de exemplu, oferă studenților cunoștințe și competențe digitale pentru a-i ajuta să avanseze în carieră și să construiască afaceri, acordând și un certificat de absolvire care poate fi adăugat la CV.

Scanați documente și salvați-le în format PDF cu ajutorul aplicațiilor pentru telefoane inteligente

Dacă primiți un document important tipărit, acum puteți utiliza aplicații pentru telefoane mobile, precum CamScanner, pentru a-l transforma într-un fișier PDF fără a fi nevoie să îl transcrieți manual. Au apus zilele în care trebuia să căutați prin servietă sau prin biroul plin cu hârtii!

Instalați programe de partajare a fișierelor

Utilizarea unui program precum Dropbox sau OneDrive vă ajută să accesați fișierele din mers, de pe mai multe calculatoare și dispozitive diferite. Acest lucru poate fi deosebit de util în cazul în care lucrați de acasă. Aveți însă grijă dacă lucrați cu informații sensibile sau confidențiale – dacă nu sunteți sigur, discutați cu departamentul IT al companiei pentru care lucrați.

Sperăm că aceste trucuri vă vor ajuta să deveniți expert în mediul digital într-un timp record!

Articol redactat în parteneriat cu EURES, Portalul mobilității europene pentru ocuparea forței de muncă.

Linkuri conexe:

LastPass

Windows 10 Night light

Google Digital Garage