9 dicas tecnológicas para o local de trabalho

9 simple IT hacks for the workplace — Shutterstock

Utilize modelos para as tarefas de rotina

Crie modelos para as tarefas que realiza com mais frequência. Isto permitir-lhe-á poupar tempo e, simultaneamente, recordar-se de eventuais elementos que possam estar em falta num documento. Ao guardar um modelo no Microsoft Word, por exemplo, basta alterar o tipo de ficheiro para «Modelo Word» (utilizando o menu de lista pendente por baixo do nome do ficheiro).

Descarregue um gestor de palavras-passes

A maioria dos sítios Web e dos sistemas em linha requer uma palavra-passe. Pode ser difícil lembrar-se de todas e provavelmente já muitas vezes teve de redefinir palavras-passes por esquecimento. Descarregue um gestor de palavras-passes (por exemplo, LastPass) para reduzir o tempo perdido a tentar (e voltar a tentar) iniciar sessão.

Utilize um filtro de luz azul ou a regra 20-20-20 para evitar a fadiga ocular

Fixar os olhos no ecrã do computador durante longos períodos, especialmente em condições de pouca luz, pode causar fadiga ocular e prejudicar a qualidade do sono. Para evitar estes problemas, pode descarregar um dos muitos filtros de luz azul disponíveis (por exemplo, Windows 10 Night light, CareUEyes Lite e Iris mini). Estes programas ajustam automaticamente a tonalidade do ecrã em função da hora do dia e filtram os níveis desnecessários de luz azul, substituindo-a por tons mais quentes.

Além disso, a regra 20-20-20 recomenda que, por cada 20 minutos passados em frente ao ecrã, a pessoa olhe para algo a 20 pés de distância (cerca de seis metros) durante 20 segundos. Se o preocupa o facto de passar muito tempo em frente ao ecrã, este procedimento pode ajudar a proteger os olhos.

Utilize uma aplicação antiprocrastinação ou um sistema de gestão de tempo

Existe uma vasta gama de «aplicações antiprocrastinação» e sistemas de gestão de tempo. Opções como o Be Focused ajudam a aumentar a produtividade, estabelecendo a duração dos períodos de trabalho e das pausas e permitindo-lhe decompor tarefas de maior dimensão em subtarefas mais pequenas e acompanhar o progresso do seu trabalho. Oferecem também uma função de bloqueio de certos sítios Web durante períodos determinados para ajudar a minimizar os desperdícios de tempo em redes sociais.

Deixe o correio eletrónico

Embora o correio eletrónico tenha sido o método preferido de comunicação das empresas ao longo de muitos anos, com a introdução de software como o Microsoft Teams, o Slack e o Trello, já não é preciso passar horas em frente de uma caixa de entrada repleta de mensagens. Ao reunir múltiplas funcionalidades, incluindo fóruns de discussão em grupo, ferramentas de agendamento e videoconferência, estes programas podem simplificar e abreviar consideravelmente os processos administrativos, libertando mais tempo para trabalhos mais importantes e prioritários.

Atalhos do teclado

Os atalhos do teclado podem poupar tempo, permitindo-lhe realizar uma função em segundos e sem usar o rato. Há centenas de atalhos, mas eis alguns dos mais utilizados:

Ctrl+Z = Desfazer
Ctrl+Y = Refazer
Ctrl+X = Cortar
Ctrl+C = Copiar
Ctrl+V = Colar
Ctrl+A = Selecionar tudo
Ctrl+B = Aplicar negrito
Ctrl+I = Aplicar itálico
Ctrl+U = Sublinhar texto
Ctrl+N = Criar um novo documento
Ctrl+P = Imprimir

Explore as opções de aprendizagem em linha gratuita

A Internet alberga uma vasta seleção de oportunidades de aprendizagem que pode ser feita à distância e sem custos. O Google Digital Garage, por exemplo, proporciona aos estudantes conhecimentos e competências digitais para os ajudar a desenvolver as suas carreiras e os seus negócios, bem como um certificado de conclusão que podem incluir no CV.

Digitalize documentos e crie PDF com aplicações para smartphones

Quando recebe um documento importante em papel, já pode usar aplicações de telemóvel como o CamScanner para o converter em PDF sem ter de o digitar manualmente. Procurar um documento numa mala ou numa secretária cheia de papéis é coisa do passado!

Instale software de partilha de ficheiros

Programas como o Dropbox ou o OneDrive permitem-lhe aceder aos seus ficheiros enquanto viaja, a partir de diferentes computadores e dispositivos, o que pode ser particularmente útil para quem trabalha em casa. No entanto, tenha cuidado se trabalhar com informações sensíveis ou confidenciais. Fale com o departamento informático da sua empresa para se informar melhor.

Esperamos que estas dicas o ajudem a ficar um perito digital em pouco tempo!

Artigo elaborado em parceria com EURES, o Portal Europeu da Mobilidade Profissional.

Ligações úteis:

LastPass

Windows 10 Night light

Google Digital Garage