9 enkle IT-tips for arbeidsplassen

9 simple IT hacks for the workplace — Shutterstock

Bruk maler for rutineoppgaver

Hvis du ender opp med å gjøre den samme oppgaven gjentatte ganger, lag en mal for den. Dette vil ikke bare spare tid, men det kan også fungere som en påminnelse om eventuelle elementer som kan mangle i et dokument. Når du lagrer en mal i Microsoft Word, kan du enkelt endre filtypen til «Word-mal» (ved å bruke rullegardinmenyen under filnavnet).

Last ned en passordbehandling

De fleste nettsteder og nettbaserte systemer krever et passord. Det kan være vanskelig å prøve å huske dem alle, og du har sannsynligvis brukt mye tid på å tilbakestille dem med jevne mellomrom! Last ned en passordbehandling (e.g. LastPass) og slut å kaste bort tid på (mislykkede) påloggingsforsøk.

Unngå øyeplager ved å bruke et blålysfilter eller overholde 20-20-20-regelen

Hvis du ser på en dataskjerm i lengre tid, spesielt under dårlige lysforhold, kan dette føre til overanstrengelse av øynene og redusert søvnkvalitet. For å unngå dette kan du laste ned et av de mange gratis blålysfiltrene som tilbys (f.eks. Windows 10 Night light, CareUEyes Lite og Iris mini). Disse programvarene vil automatisk justere skjermens fargetone avhengig av tiden på døgnet og filtrere vekk unødvendig blått lys og erstatte det med varmere toner.

I tillegg anbefales 20-20-20-regelen som går ut på at man etter 20 minutters arbeid tar en 20 sekunders pause hvor man fokuserer på noe som er minst 20 fot unna. Hvis du er bekymret over langvarig skjermbruk, kan implementering av dette være en enkel måte å beskytte øynene dine.

Bruk en app for prokrastinering / skrivebordsprogram for tidsstyring

Det finnes menge forskjellige «apper for prokrastinering» og skrivebordsprogrammer for tidsstyring. Alternativer som Be Focused hjelper med produktiviteten ved å etablere og holde styr på arbeidsperioder og pauser, slik at du kan dele opp større oppgaver i mindre underoppgaver og spore gjennomføringen av dem. Muligheten til å blokkere bestemte nettsteder i bestemte tidsrom kan også bidra til å minimere tiden som sløses på å sjekke sosiale medier.

Gå bort fra e-post

Selv om e-post har vært den foretrukne metoden for forretningskommunikasjon i mange år, betyr introduksjonen av programvarer som Microsoft Teams, Slack og Trello at det ikke lenger er nødvendig å bruke masse tid på å se gjennom en full innboks. Disse samarbeidsverktøyene omfatter flere funksjoner, inkludert gruppechatter, planleggingsverktøy og videokonferanser, og kan forenkle og forkorte administrative prosesser betraktelig, noe som gir mer rom for verdifullt arbeid med høy prioritet.

Tastatursnarveier

Tastatursnarveier kan spare mye tid ved å la deg fullføre en funksjon i løpet av sekunder og uten bruk av mus. Det finnes hundrevis å velge mellom, men her er noen av de mest populære:

Ctrl+Z = Angre
Ctrl+Y = Gjenta siste handling
Ctrl+X = Klipp ut
Ctrl+C = Kopier
Ctrl+V = Lim inn
Ctrl+A = Velg alle
Ctrl+B = Fet skrift
Ctrl+I = Kursiv skrift
Ctrl+U = Understreking
Ctrl+N = Opprett et nytt dokument
Ctrl+P = Skriv ut

Dra nytte av gratis nettbasert læring

Internettet huser et stort utvalg av opplæringsmuligheter som kan fullføres eksternt og helt kostnadsfritt. Google Digital Garage, for eksempel, tilbyr digital kunnskap og kompetanse til studenter for å hjelpe dem med å utvikle deres karrièrer og virksomheter samt et sertifikat for fullføring som kan inkluderes i CV-en.

Skann dokumenter og gjør dem om til PDF-filer ved hjelp ved hjelp av mobilapper

Hvis du mottar et viktig papirdokument, kan du nå bruke mobilapper som CamScanner for å konvertere det til en PDF-fil uten å måtte skrive det manuelt. Tiden der det var nødvendig å søke gjennom en pose eller skrivebord full av papir hører fortiden til!

Installer fildelingsprogramvare

Ved å bruke programvarer som Dropbox eller OneDrive har du tilgang til filene dine mens du er på farten og fra flere forskjellige datamaskiner eller enheter. Dette kan være spesielt nyttig når du jobber hjemmefra. Du må imidlertid være forsiktig hvis du håndterer sensitiv eller konfidensiell informasjon – snakk med bedriftens IT-avdeling hvis du ikke er sikker.

Vi håper disse tipsene vil hjelpe deg å bli en digital mester på null komma niks!

Artikkelen er produsert i samarbeid med EURES, den europeiske jobbmobilitetsportalen.

Relevante lenker:

LastPass

Windows 10 Night light

Google Digital Garage