Negen eenvoudige IT-tips voor op de werkplek

9 simple IT hacks for the workplace — Shutterstock

Gebruik voor routinetaken een sjabloon

Als je steeds dezelfde taak moet uitvoeren, maak hier dan een sjabloon voor. Dat bespaart niet alleen tijd, maar kan ook als geheugensteun fungeren voor eventueel ontbrekende elementen in een document. Wanneer je bijvoorbeeld in Microsoft Word een sjabloon opslaat, wijzig je eenvoudigweg het bestandstype in ‘Word-sjabloon’ (via het vervolgkeuzemenu onder de bestandsnaam).

Download een wachtwoordbeheerder

Voor de meeste websites en onlinesystemen is een wachtwoord nodig. Al die wachtwoorden onthouden kan best lastig zijn en waarschijnlijk ben je al helemaal gewend je wachtwoorden regelmatig opnieuw in te stellen! Download daarom een wachtwoordbeheerder (bijvoorbeeld LastPass) en spaar de tijd uit die je anders kwijt bent met herhaaldelijk (tevergeefs) inloggen.

Verminder de inspanning voor je ogen door gebruik van een blauwlichtfilter of van de 20-20-20-regel

Langere tijd naar een computerscherm kijken kan, vooral bij weinig licht, vermoeide ogen veroorzaken en de slaapkwaliteit verminderen. Je kunt dit tegengaan door een van de vele gratis filters voor blauw licht te downloaden (bijvoorbeeld Windows 10 Night light, CareUEyes Lite of Iris mini). Deze software past automatisch, afhankelijk van het tijdstip van de dag, de kleurtemperatuur van je scherm aan, waardoor onnodig blauw licht wordt weggefilterd en vervangen door warmere tinten.

Daarnaast is er de 20-20-20-regel die stelt dat je na 20 minuten beeldschermtijd 20 seconden in de verte moet kijken (op een afstand van 20 voet = 6 m). Als je je zorgen maakt over langdurige schermtijd, kan dit een handig middel zijn om je ogen te beschermen.

Gebruik een uitstel-app/desktopsysteem voor tijdbeheer

Er is een enorm scala aan ‘uitstel-apps’ en tijdbeheersystemen voor desktops beschikbaar. Een toepassing als Be Focused helpt de productiviteit te verbeteren door te berekenen hoe lang werkperioden en pauzes duren, zodat je grotere taken kunt opsplitsen in kleinere deeltaken en je je voortgang hiervan kunt bijhouden. Om minder tijd te verspillen door steeds op sociale media te kijken, kun je bepaalde websites voor een specifieke periode blokkeren.

Gebruik e-mail minder

Hoewel e-mail jarenlang het aangewezen middel is geweest voor zakelijke communicatie, is het dankzij nieuwe software zoals Microsoft Teams, Slack en Trello niet langer nodig om urenlang een volle inbox door te spitten. Door meerdere functionaliteiten samen te brengen, waaronder groepchats, planningsinstrumenten en videoconferenties, kunnen deze programma’s administratieve processen aanzienlijk vereenvoudigen en verkorten, waardoor er meer ruimte overblijft voor nuttige werkzaamheden met hoge prioriteit.

Sneltoetsen

Sneltoetsen kunnen tijd besparen doordat je een functie binnen enkele seconden kunt uitvoeren zonder gebruik te maken van een muis. De keuze is enorm ruim, maar dit zijn enkele van de meest populaire:

Ctrl+Z = Ongedaan maken
Ctrl+Y = Herhalen
Ctrl+X = Knippen
Ctrl+C = Kopiëren
Ctrl+V = Plakken
Ctrl+A = Alles selecteren
Ctrl+B = Tekst vet maken
Ctrl+I = Tekst cursief maken
Ctrl+U = Tekst onderstrepen
Ctrl+N = Nieuw bestand aanmaken
Ctrl+P = Afdrukken

Profiteer van gratis online leren

Internet biedt een enorme keuze aan gratis leermogelijkheden op afstand. Google Digital Garage (digitale werkplaats) biedt bijvoorbeeld digitale kennis en vaardigheden waarmee lerenden hun loopbaan of hun bedrijf verder kunnen ontwikkelen en een diploma kunnen halen dat ze op hun cv kunnen zetten.

Scan documenten en maak er PDF’s van met een smartphone-app

Als je weleens een uitdraai van iets belangrijks krijgt, kun je zo’n document nu met een mobiele telefoonapp als CamScanner omzetten naar PDF zonder het handmatig te hoeven intypen. Nooit meer door een tas rommelen of een bureau vol papieren doorzoeken!

Installeer software voor het delen van bestanden

Met behulp van software zoals Dropbox of OneDrive heb je onderweg vanaf verschillende computers en apparaten toegang tot je bestanden. Dat kan met name handig zijn wanneer je vanuit huis werkt. Wees wel voorzichtig als je met gevoelige of vertrouwelijke informatie omgaat – neem bij twijfel contact op met de IT-afdeling van je bedrijf.

Wij hopen dat je dankzij deze tips binnen de kortste keren een computerwizard wordt!

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met EURES, het Europees portaal voor beroepsmobiliteit.

Verwante links:

LastPass

Windows 10 Night light

Google Digital Garage