9 απλά τεχνάσματα ΤΠ για τον χώρο εργασίας

9 simple IT hacks for the workplace — Shutterstock

Χρησιμοποιείτε υποδείγματα για την εκπλήρωση συνήθων καθηκόντων

Εάν διαπιστώσετε ότι επαναλαμβάνετε συχνά το ίδιο καθήκον, δημιουργήστε ένα υπόδειγμα για την εκπλήρωσή του. Δεν εξοικονομείτε απλώς χρόνο, αλλά το υπόδειγμά σας μπορεί να χρησιμεύσει επίσης ως υπενθύμιση για την επισήμανση τυχόν στοιχείων που απουσιάζουν από ένα έγγραφο. Για παράδειγμα, όταν αποθηκεύετε ένα υπόδειγμα στο Microsoft Word, απλώς αλλάξτε τον τύπο του αρχείου σε «υπόδειγμα του Word» (χρησιμοποιώντας το αναπτυσσόμενο μενού κάτω από το όνομα του αρχείου).

Μεταφορτώστε έναν διαχειριστή κωδικών πρόσβασης

Οι περισσότεροι ιστότοποι και τα επιγραμμικά συστήματα απαιτούν τη χρήση κωδικού πρόσβασης. Η προσπάθεια απομνημόνευσης όλων αυτών των κωδικών πρόσβασης μπορεί να αποτελέσει πρόκληση, έχετε δε, ενδεχομένως, εξοικειωθεί με την ανάγκη επαναρύθμισής τους επί μονίμου βάσεως! Μεταφορτώστε έναν διαχειριστή κωδικών πρόσβασης (π.χ. τον LastPass) και εξοικονομήστε τον χρόνο που χάνετε προσπαθώντας (και αποτυγχάνοντας) να συνδεθείτε.

Χρησιμοποιήστε φίλτρο μπλε φωτός (blue light filter) ή εφαρμόστε τον κανόνα 20-20-20 για να καταπολεμήσετε την καταπόνηση των ματιών

Η παρατεταμένη παραμονή μπροστά σε μια οθόνη ηλεκτρονικού υπολογιστή, ιδίως υπό συνθήκες χαμηλού φωτισμού, μπορεί να προκαλέσει καταπόνηση των ματιών και να υποβαθμίσει την ποιότητα του ύπνου. Για να καταπολεμήσετε το φαινόμενο αυτό, μεταφορτώστε ένα από τα πολυάριθμα προσφερόμενα φίλτρα μπλε φωτός (π.χ. το Windows 10 Night light, το CareUEyes Lite και το Iris mini). Το λογισμικό αυτό προσαρμόζει αυτομάτως την απόχρωση της οθόνης σας ανάλογα με την ώρα της ημέρας και φιλτράρει τους ανεπιθύμητους τόνους μπλε φωτός, αντικαθιστώντας τους με θερμότερους τόνους.

Επιπλέον, σύμφωνα με τον κανόνα 20-20-20, ο χρήστης οφείλει, για κάθε 20 λεπτά που παραμένει προσηλωμένος στην οθόνη, να στρέφει το βλέμμα του σε κάποιο άλλο αντικείμενο 20 πόδια (σχεδόν 6 μέτρα) μακριά για 20 δευτερόλεπτα. Αν σας ανησυχεί η παρατεταμένη προσήλωσή σας στην οθόνη, η εφαρμογή αυτού του κανόνα αποτελεί έναν εύκολο τρόπο για προστατέψετε τα μάτια σας.

Χρησιμοποιείτε κάποια εφαρμογή περιορισμού της χρονοτριβής/κάποιο σύστημα διαχείρισης χρόνου για επιτραπέζιους υπολογιστές

Υπάρχει ένα τεράστιο διαθέσιμο φάσμα «εφαρμογών περιορισμού της χρονοτριβής» και συστημάτων διαχείρισης του χρόνου για επιτραπέζιους υπολογιστές. Επιλογές όπως το Be Focused συμβάλλουν στη βελτίωση της παραγωγικότητας καθορίζοντας τη διάρκεια των διαστημάτων εργασίας και των διαλειμμάτων, παρέχοντάς σας τη δυνατότητα να διαιρείτε σύνθετα καθήκοντα σε απλούστερα υποκαθήκοντα και να παρακολουθείτε την πορεία εκτέλεσής τους. Η επιλογή αποκλεισμού συγκεκριμένων ιστοτόπων για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα μπορεί να σας βοηθήσει να ελαχιστοποιήσετε τον χρόνο που δαπανάτε στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

Στρέψτε τα νώτα στη χρήση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Παρότι η ανταλλαγή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποτελεί την προτιμώμενη μέθοδο επικοινωνίας επί σειρά ετών, η εγκατάσταση εφαρμογών όπως το Microsoft Teams, το Slack και το Trello σημαίνει ότι δεν είναι πλέον αναγκαία η χρονοβόρα ενασχόληση με τον έλεγχο του γεμάτου φακέλου των εισερχομένων σας. Η συνύπαρξη πολλαπλών λειτουργικών δυνατοτήτων, όπως, για παράδειγμα, της ομαδικής συνομιλίας, των εργαλείων προγραμματισμού και της τηλεδιάσκεψης, επιτρέπει στα προγράμματα αυτά να απλουστεύσουν και να συντομεύσουν σημαντικά τις διοικητικές σας διαδικασίες, εξοικονομώντας σας χρόνο για πολύτιμες, υψηλής προτεραιότητας εργασίες.

Συντομεύσεις πληκτρολογίου

Οι συντομεύσεις πληκτρολογίου μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο επιτρέποντάς σας να ολοκληρώσετε μια λειτουργία εντός δευτερολέπτων και χωρίς τη χρήση ποντικιού. Υπάρχουν εκατοντάδες συντομεύσεις στη διάθεσή σας. Ιδού οι πλέον δημοφιλείς:

Ctrl+Z = Αναίρεση ενέργειας
Ctrl+Y = Επανάληψη ενέργειας
Ctrl+X = Αποκοπή επιλογής
Ctrl+C = Αντιγραφή επιλογής
Ctrl+V = Επικόλληση επιλογής
Ctrl+A = Επιλογή όλων
Ctrl+B = Μετατροπή του επιλεγμένου κειμένου σε έντονη γραφή
Ctrl+I = Μετατροπή του επιλεγμένου κειμένου σε πλάγια γραφή
Ctrl+U = Υπογράμμιση επιλεγμένου κειμένου
Ctrl+N = Δημιουργία νέου εγγράφου
Ctrl+P = Εκτύπωση

Αξιοποιήστε τη δωρεάν επιγραμμική γνώση

Το Διαδίκτυο παρέχει μια τεράστια επιλογή ευκαιριών μάθησης οι οποίες μπορούν να αξιοποιηθούν εξ αποστάσεως και χωρίς κανένα κόστος. Η εφαρμογή Google Digital Garage, για παράδειγμα, παρέχει στους σπουδαστές ψηφιακές γνώσεις και δεξιότητες που τους βοηθούν να αναπτύξουν τις σταδιοδρομίες και τις επιχειρήσεις τους, καθώς και πιστοποιητικό ολοκλήρωσης του κύκλου σπουδών, το οποίο μπορούν συμπεριλάβουν στο βιογραφικό τους σημείωμα.

Σαρώνετε τα έγγραφα και δημιουργείτε αρχεία PDF χρησιμοποιώντας εφαρμογές για έξυπνα τηλέφωνα

Εάν κάποιο σημαντικό έγγραφο σε έντυπη μορφή καταλήξει στα χέρια σας, μπορείτε πλέον, χρησιμοποιώντας εφαρμογές για κινητό τηλέφωνο όπως το CamScanner να το μετατρέψετε σε PDF χωρίς να χρειαστεί να το δακτυλογραφήσετε. Πέρασε πια ο καιρός της αναδίφησης σε τσάντες και γραφεία γεμάτα με χαρτιά!

Εγκαταστήστε λογισμικό ανταλλαγής αρχείων

Χρησιμοποιώντας λογισμικό όπως το Dropbox ή το OneDrive αποκτάτε πρόσβαση σε αρχεία εν κινήσει, από πλήθος διαφορετικών υπολογιστών και συσκευών. Η δυνατότητα αυτή μπορεί να αποδειχθεί ιδιαίτερα χρήσιμη όταν εργάζεστε από το σπίτι. Ωστόσο, επιδείξτε τη δέουσα προσοχή αν χειρίζεστε ευαίσθητες ή εμπιστευτικές πληροφορίες –αν δεν είστε βέβαιοι, μιλήστε με το τμήμα ΤΠ της εταιρίας σας.

Ελπίζουμε ότι τα τεχνάσματα αυτά θα σας βοηθήσουν να μεταμορφωθείτε σε ψηφιακό μάγο εν ριπή οφθαλμού!

Το άρθρο συντάχθηκε σε συνεργασία με το EURES, την ευρωπαϊκή πύλη για την επαγγελματική κινητικότητα.

Σχετικοί σύνδεσμοι:

LastPass

Windows 10 Night light

Google Digital Garage