9 прости ИТ трика за работното място

9 simple IT hacks for the workplace — Shutterstock

Използвайте шаблони за рутинни задачи

Ако се окажете в ситуация, в която повтаряте изпълнението на една и съща задача, направете шаблон за изпълнението ѝ. Това не само ще ви спести време, но може да послужи и като напомняне за всички елементи, които може да липсват от даден документ. Когато запаметявате шаблон в Microsoft Word, например, просто променете вида на файла на „Шаблон наWord“ (като използвате падащото меню под името на файла).

Инсталирайте инструмент за управление на пароли

Повечето уебсайтове и онлайн системи изискват парола. Може да се окаже трудно да се опитате да запомните всички, а и вероятно сте запознати с необходимостта от редовната им смяна! Инсталирайте инструмент за управление на пароли (напр. LastPass) и намалете времето, което губите докато се опитвате (неуспешно) да се впишете.

Използвайте филтър за синя светлина или правилото 20-20-20 в борбата с умората на очите

Взирането в компютърен екран за продължителни периоди от време, особено при слабо осветление, може да доведе до умора на очите. Можете да се справите с това като инсталирате един от многото безплатни филтри за синя светлина, които се предлагат (напр. Windows 10 Night light, CareUEyes Lite и Iris mini). Този софтуер автоматично настройва оттенъка на екрана ви в зависимост от времето на деня и филтрира ненужните нива на синя светлина, заменяйки я с по-топли тонове.

В допълнение, правилото 20-20-20 гласи, че за всеки 20 минути, прекарани във взиране в екрана, в продължение на 20 секунди човек трябва да гледа към обект на разстояние от 20 метра. Ако продължителното време пред екрана ви тревожи, използването на това правило би могло да се окаже лесен начин да предпазите очите си.

Използвайте приложение за отлагане/настолна система за управление на времето

Съществува огромно разнообразие от достъпни „приложения за отлагане“ и настолни системи за управление на времето. Варианти като Be Focused подпомагат продуктивността, като установяват продължителността на периодите на работа и почивка, което ви позволява да разделяте по-големи задачи на по-малки подзадачи и да проследите как ги изпълнявате. Вариантът за блокиране на определени уебсайтове за определени периоди може да ви помогне да намалите до минимум времето, пропиляно в проверка на социалните медии.

Отделяйте по-малко време за електронната поща

Макар от много години електронната поща да е предпочитан метод за бизнес комуникация, въвеждането на софтуер като Microsoft Teams, Slack и Trello означава, че вече не е необходимо да прекарвате часове в преглеждане на пълната ви кутия. Тъй като събират на едно място множество функционалности, включително групови дискусии, инструменти за графици и видеоконференции, тези програми могат значително да опростят и да съкратят административните процеси, което оставя повече време за ценна работа с висок приоритет.

Клавишни комбинации

Клавишните комбинации могат да спестят време като ви помагат да изпълните дадена функция за секунди без да използвате мишката. Можете да избирате от стотици възможности, но ето някои от най-популярните:

Ctrl+Z за отмяна на действие
Ctrl+Y за повтаряне на действие
Ctrl+X за изрязване
Ctrl+C за копиране
Ctrl+V за поставяне
Ctrl+A за избиране на всички елементи
Ctrl+B за форматиране на текст с получерен шрифт
Ctrl+I за форматиране на текст с курсив
Ctrl+U за форматиране на текст с подчертаване
Ctrl+N за създаване на нов документ
Ctrl+P за печат

Възползвайте се от безплатно онлайн обучение

В интернет можете да намерите огромен избор от възможности за обучение, което може да бъде завършено дистанционно и с никакви разходи. Google Digital Garage, например, предлага на учащите се цифрови познания и умения, с чиято помощ да развият своите кариери и бизнес, както и сертификат за завършено обучение, който могат да включат в своята автобиография.

Сканирайте документи и създавайте PDF файлове от тях като използвате приложения за смартфон

Ако получите важен документ на хартия вече можете да използвате приложения за мобилен телефон като CamScanner, за да го преобразувате в PDF файл без да се налага да набирате текста ръчно. Дните на търсене в чантата или в бюрото, пълни с листове, са в миналото!

Инсталирайте софтуер за споделяне на файлове

Използването на софтуер като Dropbox или OneDrive означава, че имате достъп до файловете си в движение от множество различни компютри и устройства. Това може да бъде особено полезно в ситуации, в които работите от дома. Трябва обаче да бъдете внимателни, когато работите с чувствителна или поверителна информация - ако не сте сигурни, се свържете с ИТ отдела на вашата компания.

Надяваме се тези трикове да ви помогнат да овладеете цифровите технологии за нула време!

Статия, изготвена в партньорство с Европейския портал за професионална мобилност EURES.

Връзки по темата:

LastPass

Windows 10 Night light

Google Digital Garage