Gå direkt till innehållet
EURES (EURopean Employment Services)
Nyhetsartikel28 februari 2018Europeiska arbetsmyndigheten, Generaldirektoratet för sysselsättning, socialpolitik och inkludering

Sex tips för effektivare användning av Microsoft Word

Microsoft Office är ett av världens populäraste programvarupaket, med uppskattningsvis 1,2 miljarder användare. Microsoft Word är en självklar del av detta paket – förmodligen har du själv använt Word många gånger, både på jobbet och privat.

6 Microsoft Word tips to boost your efficiency

Det är ett mångsidigt program med hundratals fiffiga funktioner och användbara kortkommandon. I denna artikel presenterar vi några av våra favoritfunktioner som vi hoppas kan hjälpa dig att använda Word på ett mer effektivt sätt.

Observera att denna artikel gäller Word 2016. Om du har en tidigare version är det inte säkert att du har tillgång till alla de funktioner som beskrivs här.

Radera all formatering

”Radera all formatering” är enligt vår åsikt en av de bästa nyheterna i Word sedan avskaffandet av det ökända gemet. Som framgår av namnet tar denna funktion snabbt och enkelt bort all formatering från den markerade texten så att den återgår till standardformateringen.

Varför är detta så användbart? Om du någon gång har kopierat text från exempelvis en internetsida och klistrat in den i Word har du antagligen märkt att inte bara själva orden kopieras, utan även formateringen. Att behöva ändra teckensnittets storlek, typ och färg och radavståndet varje gång tar tid. Det händer också att det inte går att ändra vissa element, hur mycket du än försöker. Med funktionen ”Radera all formatering” slipper du detta problem med ett enkelt knapptryck (Start > Tecken > ikonen ”Radera alla formatering” längst upp till höger).

Hämta format

En annan formateringsfunktion är verktyget ”Hämta format”, med vilken du kan kopiera ett format från en plats till en annan. Det är både snabbt och enkelt: bara markera den formatering du vill kopiera, välj verktyget ”Hämta format” (Start > Urklipp > Hämta format) och klicka på den text som du vill formatera. Om du klickar en gång kan du kopiera formatet en gång, varefter verktyget inaktiveras. Om du dubbelklickar förblir verktyget aktivt, så att du kan kopiera samma format flera gånger om.

Formatmallar

”Formatmallar” kan sägas vara en mer avancerad version av verktyget ”Hämta format”. Mallarna kan verka lite komplicerade i början, men är helt enkelt ett sätt att på egen hand skapa inställningar för teckensnittets storlek och färg, radavstånd osv. Det kan vara särskilt användbart i ett längre dokument. Då slipper du gå tillbaka genom flera sidor av text för att hitta det format som du vill kopiera.

När du väl har skapat dina formatmallar kan du använda dem på direkten i ditt dokument. Du hittar formatmallsfönstret under Start > Formatmallar. På högra sidan av fönstret finns tre pilar: upp, ner och ner med ett streck ovanför pilen. Om du klickar på det tredje alternativet kan du skapa egna formatmallar.

Innehållsförteckning

Att infoga en innehållsförteckning är faktiskt rätt enkelt. Den svåraste biten är kanske att hitta själva funktionen. Funktionen ”Innehållsförteckning” finns nämligen inte i menyn ”Infoga” – som man kanske skulle kunna förvänta sig – utan i Referenser > Innehållsförteckning. Om du klickar på ”Innehållsförteckning” visas en rullgardinsmeny som innehåller standardtabeller som kan infogas i ditt dokument.

Du har två alternativ: använda en standardtabell eller skapa en egen. Om du inte vill skapa en egen tabell, eller om du inte är säker på hur du ska använda formatmallarna, är det enklast att använda en av standardtabellerna. Klicka då på tabellen för att lägga till den i ditt dokument.

Om du redan har använt några av standardformaten för rubriker (brukar kallas ”Rubrik 1”, ”Rubrik 2”, ”Rubrik 3” osv.) kommer alla rubriker i dessa format automatiskt att inkluderas i innehållsförteckningen. Om du inte använt dessa rubrikformat och din innehållsförteckning är tom behöver du inte oroa dig – du kan i stället välja de rubriker du vill ha med i tabellen manuellt. Då ska du först markera rubriken i fråga. Sedan går du till ”Infoga text” och slutligen väljer du rätt nivå. Nästa gång du uppdaterar innehållsförteckningen kommer rubriken att synas.

Skräddarsydda innehållsförteckningar är något mer komplicerade, så vi har valt att låta proffsen hos Microsoft förklara denna process. Kolla upp deras tips om du vill skapa en helt egen innehållsförteckning.

Upprepa den senaste åtgärden (F4)

När du jobbar i ett program som Word kan du ibland behöva upprepa samma åtgärd flera gånger om. I stället för att göra detta manuellt gång på gång kan du använda F4-tangenten. Då upprepas den senaste åtgärden så många gånger du vill. Detta gäller inte bara för Word: kortkommandot F4 fungerar också i Microsoft PowerPoint och Excel och kan hjälpa dig att spara mycket tid.

Enkel markering

Funktionen ”Spåra ändringar” har många år på nacken, men nu finns också alternativet ”Enkel markering” (Granska > Spårning > Enkel markering i rullgardinsmenyn). Vi gillar särskilt denna funktion eftersom den gör att du kan se var en ändring har gjorts och slutresultatet, utan att du behöver gå igenom alla spårade ändringar (vilket kan vara ganska förvirrande om många personer gör ändringar i ett och samma dokument).

Om du vill se vilken ändring som gjorts klickar du på det röda strecket till vänster om texten så visas all information.

Det var det – sex tips för effektivare användning av Microsoft Word! Självklart finns det fler bra funktioner och kortkommandon i Word, men de ovan är sådana som vi själva tycker är särskilt användbara. Vi hoppas att du håller med!

 

Läs mer:

Europeiska jobbdagar

Drop’pin@EURES

Hitta en Euresrådgivare

Leva och arbeta i Euresländer

Eures jobbdatabas

Eures tjänster för arbetsgivare

Eures Evenemangskalender

Kommande evenemang på nätet

Eures på Facebook

Eures på Twitter

Eures på LinkedIn

Teman
EURES bästa praxisEURES-utbildningInterna EURES-nyheter
Relaterade avsnitt
Hjälp & stödLeva & arbeta
Sektor
Accomodation and food service activitiesActivities of extraterritorial organisations and bodiesActivities of households as employers, undifferentiated goods- and servicesAdministrative and support service activitiesAgriculture, forestry and fishingArts, entertainment and recreationConstructionEducationElectricity, gas, steam and air conditioning supplyFinancial and insurance activitiesHuman health and social work activitiesInformation and communicationManufacturingMining and quarryingOther service activitiesProfessional, scientific and technical activitiesPublic administration and defence; compulsory social securityReal estate activitiesTransportation and storageWater supply, sewerage, waste management and remediation activitiesWholesale and retail trade; repair of motor vehicles and motorcycles

Ansvarsfriskrivning

Artiklarna är avsedda att ge användare av Eures-portalen information om aktuella ämnen och trender och att stimulera diskussion och debatt. Deras innehåll återspeglar inte nödvändigtvis den europeiska arbetsmyndighetens (ELA) eller Europeiska kommissionens uppfattning. EURES och ELA stöder inte tredje parts webbplatser som nämns ovan.