Sześć wskazówek dotyczących programu Microsoft Word, które pomogą zwiększyć Twoją wydajność

Microsoft Word to wszechstronny program zawierający setki inteligentnych funkcji i przydatnych skrótów. W tym artykule wspomnimy o niektórych z naszych faworytów, co, miejmy nadzieję, pomoże Ci efektywniej i skuteczniej korzystać z programu Word.

Należy zauważyć, że przygotowując niniejszy artykuł pracowaliśmy na wersji 2016 programu Word, więc jeżeli masz starszą wersję niektóre funkcje mogą nie być dostępne.

Wyczyść całe formatowanie

Naszym skromnym zdaniem funkcja „Wyczyść całe formatowanie” jest jedną z najlepszych zmian wprowadzonych w programie Word od czasu usunięcia niesławnego spinacza do papieru. Jak sama nazwa wskazuje, funkcja ta szybko i łatwo usuwa całe formatowanie z wybranego tekstu, przywracając mu ustawienia domyślne.

Dlaczego jest to tak przydatne? Jeśli kiedykolwiek skopiowałeś i wkleiłeś tekst z innego miejsca (np. z internetu) do programu Word, to być może zauważyłeś, że nie tylko skopiowałeś słowa: skopiowałeś również całe formatowanie. Konieczność zmiany za każdym razem rozmiaru czcionki, jej typu i koloru oraz interlinii jest procesem czasochłonnym – poza tym często pozostają elementy, których nie można zmienić, bez względu na to jak bardzo byśmy się starali. Funkcja „Wyczyść całe formatowanie” usuwa ten problem, bo wystarczy kliknąć odpowiedni przycisk (strona główna > czcionka > ikona „Wyczyść całe formatowanie” w prawym górnym rogu ekranu).

Malarz formatów

Kontynuując temat formatowania, funkcja „Malarz formatów” umożliwia skopiowanie formatowania z jednej lokalizacji do drugiej. Jest ona szybka i łatwa w użyciu; wystarczy zaznaczyć formatowanie, które chcesz skopiować, wybrać narzędzie „Malarz formatów” (strona główna > schowek > Malarz formatów), a następnie kliknąć na tekst, na którym chcesz zastosować formatowanie. Pojedyncze kliknięcie na tę opcję pozwala na jednorazowe skopiowanie formatowania przed wyłączeniem narzędzia. Dwukrotne kliknięcie utrzyma włączoną opcję i pozwoli skopiować to samo formatowanie kilka razy.

Style

„Style” są w zasadzie bardziej zaawansowaną wersją narzędzia „Malarz formatów”. Choć na początku mogą wydawać się nieco trudne w użyciu, służą po prostu do wstępnego określenia rzeczy, takich jak rozmiar czcionki, kolor czcionki, interlinia itp. Może to być szczególnie przydatne w dłuższym dokumencie i pomoże uniknąć konieczności przewijania stron tekstu w celu znalezienia konkretnego formatowania, które chcesz skopiować.

Po skonfigurowaniu stylów można je od razu zastosować w swoim dokumencie. Okno podglądu stylów znajduje się w menu strona główna > style, gdzie po prawej stronie okna znajdują się trzy strzałki – w górę, w dół i w dół z linią nad strzałką. Wybranie tej trzeciej opcji umożliwi Ci tworzenie własnych stylów.

Spis treści

Wstawienie spisu treści jest dość prostym procesem, a jednym z najtrudniejszych etapów może być w pierwszej kolejności znalezienie odpowiedniej opcji. Zamiast w zakładce „Wstaw”, jak można by się spodziewać, opcję dodania spisu treści można znaleźć w zakładce „Odwołania” > Spis treści. Kliknięcie opcji „Spis treści” otworzy menu rozwijane zawierające domyślne spisy treści, które mogą być wbudowane w dokument.

Masz do wyboru dwie opcje: użyć domyślnego spisu treści lub stworzyć niestandardowy spis treści. Jeżeli nie chcesz dostosować spisu do własnych potrzeb lub nie czujesz się pewnie podczas korzystania ze stylów, prawdopodobnie najlepszym rozwiązaniem będzie użycie jednego z domyślnych spisów. Kliknij ikonę spisu treści, aby dodać go do swojego dokumentu i rozpocząć pracę.

Jeżeli używasz już kilku domyślnych stylów nagłówków (zwykle nazywanych „Nagłówkiem 1”, „Nagłówkiem 2” lub „Nagłówkiem 3”), wówczas w spisie treści automatycznie pojawią się wszystkie nagłówki z tymi stylami. Jeżeli nie, a Twój spis treści jest pusty, nie martw się – możesz ręcznie wybrać nagłówki, które chcesz dołączyć. W pierwszej kolejności zaznacz dany nagłówek. Następnie przejdź do opcji „Dodaj tekst” i wybierz odpowiedni poziom. Nagłówki pojawią się, gdy odświeżysz spis treści.

Niestandardowe spisy treści są nieco bardziej skomplikowane, dlatego zostawiliśmy ten temat ekspertom z Microsoft; zapoznaj się z ich poradami, jeżeli chcesz mieć pełną kontrolę nad tworzeniem spisu treści.

Powtórz ostatnią akcję (F4)

Praca w programie takim jak Word może niekiedy wiązać się z powtarzalnymi działaniami. Dobra wiadomość jest taka, że zamiast powtarzania każdej akcji ręcznie za każdym razem możesz wcisnąć przycisk F4, który automatycznie powtarza ostatnią akcję tyle razy ile zechcesz. Funkcja ta nie jest zarezerwowana wyłącznie dla programu Word; skrót F4 działa również w programie Microsoft PowerPoint i Excel, i pozwala zaoszczędzić dużo czasu.

Prosta adiustacja

Funkcja „Śledź zmiany” działa od wielu lat, ale najnowsza wersja zawiera opcję o nazwie „Prosta adiustacja” (Recenzja > Śledzenie > „Prosta adiustacja” w polu rozwijanym). Bardzo się nam ona podoba, ponieważ pozwala zobaczyć, gdzie wprowadzono zmiany, a także efekt końcowy, bez konieczności przedzierania się przez wszystkie zmiany w dokumencie (co może być mylące, jeżeli korzystasz z wielu edytorów).

Jeżeli chcesz zobaczyć konkretną zmianę, wystarczy kliknąć czerwoną linię po lewej stronie tekstu, aby włączyć funkcję.

Oto sześć wskazówek dotyczących programu Microsoft Word, które pomogą zwiększyć Twoją wydajność. Istnieje oczywiście wiele innych świetnych funkcji i skrótów dostępnych w programie Word, ale to tych kilka, które wymieniliśmy, uważamy za najbardziej przydatne. Mamy nadzieję, że Ty również!

 

Więcej informacji:

Europejskie Dni Pracy

Drop’pin@EURES

Szukaj doradcy EURES

Warunki życia i pracy w państwach EURES

Baza ofert pracyEURES

Usługi EURES adresowane do pracodawców

Kalendarz wydarzeńEURES

Nadchodzące wydarzenia online

EURES na Facebooku

EURES na Twitterze

EURES na LinkedIn