Seks gode tips for å bruke Microsoft Word enda smartere

 

Det er et allsidig program med hundrevis av nyttige funksjoner og masse snarveier. I denne artikkelen snakker vi om de som er våre favoritter, i håp om at du skal kunne utnytte tiden du bruker på Word enda bedre og mer effektivt.

Merk at denne artikkelen er basert på Word 2016, så om du har en eldre versjon av programmet, er det ikke sikkert du har alle funksjoner tilgjengelig.

Fjern all formatering

“Fjern all formatering” er etter vår ringe mening en av de beste forbedringene som er gjort i Word siden de tok bort den forferdelige bindersen. Som navnet sier, fjerner denne funksjonen raskt og enkelt all formatering fra den merkede teksten, som da bare vil bruke standardinnstillingene.

Og hvordan er så dét nyttig? Har du noen gang kopiert og limt inn tekst, for eksempel fra internett, i en Word-fil, og kanskje sett at du ikke bare får med deg ordene — du får all formateringen samtidig. Å måtte endre skriftstørrelse, skrifttype, skriftfarge og linjeavstand hver eneste gang, tar tid, og du risikerer å sitte igjen med elementer du ikke klarer å endre på uansett hva du gjør. Med “Fjern all formatering” er du kvitt alle disse problemene med ett klikk (Hjem > Skrift > ikonet “Fjern all formatering” oppe i høyre hjørne).

Kopier format

Når vi først snakker om formatering, kan vi også nevne “Kopier format”, som gir deg mulighet for å kopiere formatering fra ett sted til et annet. Så enkelt er det: Bare merk av litt av den teksten du ønsker å kopiere formatet fra, velg verktøyet “Kopier format” (Hjem > Utklippstavle > Kopier format) og klikk så på teksten du vil bruke denne formateringen på. Klikker du én gang på knappen, vil du kunne kopiere formateringen en enkelt gang før verktøyet deaktiveres. Dobbeltklikker du derimot, holder funksjonen seg aktivert slik at du kan kopiere samme formatering flere ganger.

Stiler

“Stiler” er i bunn og grunn bare en mer avansert “Kopier format”. Denne funksjonen kan nok virke litt skremmende i begynnelsen, men det er egentlig bare en måte å forhåndsdefinere ting som skriftstørrelse, skriftfarge, linjeavstand osv. Denne funksjonen er spesielt nyttig i større dokumenter og gjør at du slipper å gå fram og tilbake for å finne akkurat den formateringen du vil kopiere.

Når du har definert stilene, kan du aktivere dem i dokumentet med en gang. Visningsruten for stiler finner du under Hjem > Stiler, og på høyre side av ruten ser du tre piler — opp, ned og ned med en strek over pilen. Ved å klikke på dette tredje alternativet vil du kunne opprette dine egne stiler.

Innholdsfortegnelse

Å sette inn innholdsfortegnelse er enkelt. Å finne denne funksjonen er vel kanskje det som er vanskeligst. I stedet for at denne funksjonen ligger under “Sett inn”-fanen som du kunne vente, ligger den under Referanser > Innholdsfortegnelse. Klikk på “Innholdsfortegnelse”. Da får du opp en nedtrekksmeny som inneholder standardoppsett du kan bruke i dokumentet.

Nå har du to muligheter: bruke et standardoppsett for innholdsfortegnelsen, eller lage ditt eget. Hvis du klarer deg med en standard innholdsfortegnelse, eller kanskje ikke er helt fortrolig med å jobbe med stiler, er det nok best å holde seg til et standardoppsett. Klikk så på det oppsettet du ønsker, så legger det seg inn i dokumentet, og du kan begynne.

Hvis du allerede har brukt et par av standardstilene for overskrifter (som vanligvis kalles “Overskrift 1”, “Overskrift 2” eller “Overskrift 3”), vil alle overskrifter med disse stilene automatisk komme inn i innholdsfortegnelsen. Hvis ikke, og innholdsfortegnelsen er tom, trenger du likevel ikke fortvile — du kan nemlig manuelt velge hvilke overskrifter du vil ta med. Merk først av den aktuelle overskriften. Deretter går du til alternativet “Legg til tekst” og velger så aktuelt nivå. Neste gang du oppdaterer innholdsfortegnelsen, vil disse overskriftene komme opp.

Egendefinerte innholdsfortegnelser er litt mer komplisert. Denne funksjonen lar vi derfor spesialistene fra Microsoft forklare, så følg med på deres råd hvis du vil ha full kontroll på innholdsfortegnelsen din.

Gjenta siste handling (F4)

Når du jobber i et program som Word, blir det gjerne en del handlinger du må gjenta. Den gode nyheten er at i stedet for at du må gjenta handlingen manuelt hver eneste gang, kan du ganske enkelt trykke på F4, så gjentas siste handling automatisk, så mange ganger du vil. Dette gjelder imidlertid ikke bare i Word, for F4-snarveien gjelder også i Microsoft PowerPoint og Excel og vil spare deg mye tid.

Enkel markering

Funksjonen “Spor endringer” har vi hatt i mange år. Nytt av de senere år er imidlertid “Enkel markering” (Se gjennom > Spor endringer > “Enkel markering” i nedtrekksboksen). Denne funksjonen liker vi spesielt godt, for da kan man se hvor det er gjort endringer, og også sluttresultatet, uten å måtte gå gjennom hver enkelt endring som er sporet (noe som kan være veldig forvirrende hvis det er flere personer som har gått gjennom teksten!).

Ønsker du å se en bestemt endring, klikker du bare på den røde linjen i venstre marg, så får du se hele endringen.

Her har du altså fått seks gode tips for å bruke Microsoft Word enda smartere. Word har selvfølgelig mange andre nyttige funksjoner og snarveier, men disse seks er etter vår mening noen av de aller beste. Vi håper du er enig med oss!

 

Les mer:

Europeiske jobbdager

Drop’pin@EURES

Finn en Eures-rådgiver

Leve- og arbeidsvilkår i Eures-landene

Eures' jobbdatabase

Eures' tjenester for arbeidsgivere

Eures' aktivitetskalender

Kommende arrangementer på nett

Eures på Facebook

Eures på Twitter

Eures på LinkedIn