Microsoft Word ábendingar til að bæta skilvirkni þína

Það er fjölhæft forrit með hundruð snjallra eiginleika og gagnlegra flýtileiða. Við munum ræða nokkra af uppáhalds eiginleikum okkar, sem hjálpar þér vonandi að gera tíma þinn með Word skilvirkari og áhrifameiri.

Það er gott að hafa það í huga að við munum vinna með Word 2016 í þessari grein, þannig að ef þú ert með eldri útgáfu getur verið að sumir þessara eiginleika séu ekki tiltækir.

Hreinsa allt textasnið

‚Hreinsa allt textasnið‘ er að okkar áliti, ein besta breytingin sem hefur verið gerð á Word síðan hin illræmda bréfaklemma var fjarlægð. Eins og nafnið gefur til kynna fjarlægir þessi eiginleiki hratt og auðveldlega allt textasnið af völdum texta, og fer með hann til baka í sjálfvaldar stillingar.

Af hverju er þetta svona gagnlegt? Nú, ef þú hefur einhvern tíma afritað og límt texta frá öðrum stað (t.d. netinu) inn í Word, gætir þú hafa tekið eftir að þú færð ekki bara orðin heldur allt textasniðið líka. Að þurfa að breyta leturstærð, leturgerð, leturlit og línubili í hvert skipti er tímafrekt – og stundum endarðu með þætti sem þú getur ekki breytt sama hversu mikið þú reynir. ‚Hreinsa allt textasnið‘ losar þig við vandamálið með einum smelli (Heim > leturgerð > ‚Hreinsa allt textasnið‘ táknið efst í hægra horninu).

Sniðpensill

Ef við höldum áfram í sniðþemanu, leyfir ‚Sniðpensill‘ þér að afrita snið frá einum stað til annars. Hann er fljótlegur og auðveldur í notkun; þú þarft bara að auðkenna sniðið sem þú vilt afrita, velja ‚Sniðpensill‘ verkfærið (Heim > klippiborð > Sniðpensill) og smella síðan á textann sem þú vilt nota það á. Ef þú smellir á valkostinn einu sinni getur þú afritað sniðið einu sinni áður en verkfærið er afvirkjað. Ef tvísmellt er á það verður kveikt áfram á valkostinum og þú getur afritað sama sniðið oft.

Stílsnið

‚Stílsnið‘ eru í grunninn háþróaðri útgáfa af ‚Sniðpensill‘ verkfærinu. Þó þau geti virst óárennileg til að byrja með eru þau bara leið til að forskilgreina hluti eins og leturstærð, leturlit, línubil o.s.frv. Þetta getur verið sérstaklega nytsamlegt í lengri skjölum og hjálpar þér að forðast að þurfa að skruna margar blaðsíður til baka til að finna sniðið sem þú vilt afrita.

Þegar þú hefur sett upp stílsniðin, getur þú notað þau strax innan skjalsins. Skoðunarglugga stílsniða er að finna undir Heim > Stílsnið og hægra megin í glugganum eru þrjár örvar - upp, niður og niður með línu yfir örinni. Ef þú smellir á þriðju örina geturðu búið til þitt eigið stílsnið.

Efnisyfirlit

Það er mjög auðvelt að setja inn efnisyfirlit og að finna möguleikann til að byrja með er ef til vill erfiðasti hlutinn. Efnisyfirlits valkostinn er ekki að finna í „setja inn“ flipanum eins og hægt væri að gera ráð fyrir, heldur Tilvísanir > Efnisyfirlit. Ef þú smellir á ‚Efnisyfirlit‘ opnast fellivalmynd sem inniheldur hverskonar sjálfvaldar töflur sem gætu verið innbyggðar í skjalið.

Nú hefur þú tvo valkosti: nota sjálfvalda töflu eða búa til sérsniðna töflu. Ef þú vilt ekki sérsníða töfluna, eða hefur ekki mikið sjálfsöryggi þegar kemur að stílsniðum, er líklega best að halda sig við einhverja af þeim sjálfvöldu. Smelltu á töfluna til að bæta henni við skjalið þitt og byrja á þessu.

Ef þú hefur þegar notað eitthvað af sjálfvöldum fyrirsagnar stílsniðum (venjulega kallað ‚Fyrirsögn 1‘, ‚Fyrirsögn 2‘ eða ‚Fyrirsögn 3‘) munu allar fyrirsagnir með þessum stílsniðum birtast sjálfkrafa í efnisyfirlitinu. Ef ekki og yfirlitið er tómt þarftu ekki að hafa neinar áhyggjur – þú getur valið fyrirsagnirnar sem þú vilt hafa með handvirkt. Fyrst skaltu auðkenna fyrirsögnina sem um ræðir. Síðan ferðu í ‚Bæta við texta‘ valkostinn og að lokum velurðu viðeigandi stig. Næst þegar þú uppfærir efnisyfirlitið mun fyrirsögnin birtast.

Sérsniðin efnisyfirlit eru aðeins flóknari og við höfum eftirlátið sérfræðingunum hjá Microsoft að útskýra ferlið, þannig að passaðu að kíkja á ráð frá þeim ef þú vilt fá fulla stjórn yfir efnisyfirlitinu.

Endurtaka síðustu aðgerð (F4)

Þegar unnið er við forrit eins og Word getur það stundum falið í sér endurteknar aðgerðir. Góðu fréttirnar eru að í stað þess að endurtaka aðgerðina handvirkt í hvert skipti getur þú einfaldlega ýtt á F4 til að endurtaka síðustu aðgerð sjálfvirkt eins oft og þú vilt. Þetta á ekki aðeins við um Word, F4 flýtileiðin virkar líka í Microsoft PowerPoint og Excel og sparar mikinn tíma.

Einfalt breytingamerki

‚Rekja breytingar‘ eiginleikinn hefur verið fyrir hendi í mörg ár, en nýlegri viðbót er ‚Einfalt breytingamerki‘ möguleikinn (Yfirfara > Rakning > ‚Einfalt breytingamerki‘ í fellilistanum). Við erum sérstaklega hrifin af þessu því það gerir þér kleift að sjá hvar breytingar hafa verið gerðar og einnig loka útkomuna, án þess að þú þurfir að vaða í gegnum allar breytingar (sem getur verið mjög ruglingslegt ef þú ert með marga ritstjóra).

Ef þú vilt sjá hvernig tiltekin breyting var smellirðu einfaldlega á rauðu línuna vinstra megin við textann og hún kveikir alveg á eiginleikanum.

Þar hefurðu það – 6 Microsoft Word ábendingar til að bæta skilvirkni þína. Það eru auðvitað margir aðrir eiginleikar og flýtileiðir tiltækar í Word en þessar finnst okkur sérstaklega gagnlegar. Við vonum að ykkur finnist það líka.

 

Nánari upplýsingar:

Evrópskir atvinnudagar

Drop’pin@EURES

Finna EURES-ráðgjafa

Atvinnu- og búsetuskilyrði í Eures-löndum

Vinnugagnagrunnur Eures

Þjónusta Eures fyrir vinnuveitendur

Viðburðadagatal Eures

Næstu viðburðir á Netinu

Eures á Facebook

Eures á Twitter

Eures á LinkedIn