6 consejos sobre Microsoft Word para aumentar su eficiencia

Se trata de un programa versátil que cuenta con cientos de funciones inteligentes y atajos útiles. En este artículo vamos a hablar de algunos de nuestros favoritos, que, esperamos, puedan resultar de ayuda a la hora de administrar el tiempo con Word de una manera más eficiente y eficaz.

Conviene resaltar que estamos trabajando con Word 2016 al escribir este artículo, por lo que, si dispone de una versión anterior del programa, es posible que algunas funciones no se encuentren disponibles.

Borrar todo el formato

«Borrar todo el formato» es, en nuestra modesta opinión, uno de los mejores cambios introducidos en Word desde que se eliminara el tan controvertido clip. Como su propio nombre indica, esta función borra de manera fácil y rápida todos los formatos del texto seleccionado y los revierte a su configuración inicial.

¿Por qué resulta tan útil? Pues bien, si alguna vez ha copiado y pegado un texto procedente de cualquier otro lugar (p. ej., de internet) en Word, habrá notado que no solo se copian las palabras sino todo el formato. Tener que modificar en cada ocasión el tamaño, el tipo y el color de la fuente, así como el interlineado, es un proceso que requiere demasiado tiempo. Es más, a veces aparecen elementos que ni siquiera pueden modificarse por mucho que se intente. «Borrar todo el formato» le soluciona el problema con solo hacer clic en un botón (Inicio > Fuente > Icono de «Borrar todo el formato» en la esquina superior derecha).

Copiar formato

Prosiguiendo con la cuestión del formato, «Copiar formato» permite copiar el formato de un sitio a otro. Es rápido y fácil de usar; solo necesita resaltar el formato que desea copiar, seleccionar la herramienta de «Copiar formato» (Inicio > Portapapeles > Copiar formato) y, a continuación, hacer clic en el texto al que desea aplicarlo. Si hace clic en la opción una sola vez, la herramienta solo le permitirá copiar el formato una única vez antes de que la herramienta se desactive. Si hace clic dos veces, la opción seguirá activada y le permitirá copiar el mismo formato varias veces.

Estilos

La herramienta «Estilos» es una función más avanzada de la herramienta «Copiar formato». Aunque al principio pueda parecer una herramienta un poco difícil, en realidad se limita a predefinir atributos como el tamaño o el color de la fuente, el interlineado, etc. Puede resultar particularmente útil en documentos extensos, ya que evita tener que desplazarse hacia atrás a lo largo de las páginas del documento para encontrar el formato particular que le gustaría copiar.

Una vez que haya configurado los estilos, podrá aplicarlos directamente a su documento. El panel de visualización de estilos se encuentra en Inicio > Estilos. En el lado derecho del panel hay tres flechas: arriba, abajo y abajo con una línea sobre la flecha. Esta tercera opción le permite crear sus propios estilos.

Tabla de contenido

Insertar una tabla de contenido es un proceso muy sencillo, pero encontrar en primer lugar la opción puede ser una de las partes más complicadas. En lugar de encontrarse dentro de la pestaña «Insertar» como cabría esperar, esta opción se encuentra en Referencias > Tabla de contenido. Al hacer clic en «Tabla de contenido» se abrirá un menú desplegable que contiene las tablas predeterminadas que puede incluir en su documento.

Ahora dispone de dos opciones: utilizar una tabla predeterminada o crear una personalizada. Si no desea personalizar la tabla o no tiene muy claro cómo se trabaja con los estilos, lo más recomendable es utilizar una de las tablas predeterminadas. Haga clic en la tabla para añadirla al documento y poder editarla.

Si ha estado utilizando estilos de título predeterminados (por lo general denominados «Título 1», «Título 2» o «Título 3»), estos se trasladarán a la tabla de contenido y aparecerán en ella automáticamente. Si esto no ocurre y la tabla permanece en blanco, no se preocupe; puede seleccionar de forma manual los títulos que desee incluir. En primer lugar, resalte el título en cuestión. A continuación, diríjase a la opción «Añadir texto» y finalmente seleccione el nivel adecuado. Los títulos aparecerán en cuanto actualice la tabla de contenido.

Las tablas de contenido personalizadas son un poco más complicadas y hemos dejado que los expertos de Microsoft expliquen el proceso, así que no se pierda sus consejos si desea controlar su tabla a la perfección.

Repetir la última acción (F4)

Trabajar con un programa como Word puede implicar a veces acciones repetitivas. El aspecto positivo radica en que, en vez de tener que repetirlas manualmente cada vez, basta con pulsar la tecla F4 para que la última acción realizada se repita automáticamente tantas veces como desee. Esta función no es solo propia de Word; el atajo con F4 también funciona en Microsoft PowerPoint y Excel y ahorra mucho tiempo.

Revisiones simples

La función «Control de cambios» lleva acompañándonos muchos años, pero recientemente se añadió la opción «Revisiones simples» (Revisar > Control de cambios > «Revisiones simples» en la lista desplegable). Nos gusta esta en particular porque le permite ver dónde se ha realizado un cambio, así como el resultado final, sin tener que recorrer todos los cambios (lo cual, si cuenta con muchos editores, puede resultar muy confuso).

Si desea visualizar un cambio en particular, haga clic en la línea roja situada a la izquierda del texto y se activará la función completa.

Y con esto concluimos los 6 consejos sobre Microsoft Word para aumentar su eficiencia. Por supuesto, están disponibles muchas otras funciones y atajos de gran calidad en Word, pero estas son solo algunas de las que consideramos particularmente útiles. ¡Esperamos que también os lo parezca!

 

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