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EURES (EURopean Employment Services)
Presseartikel28. Februar 2018Europäische Arbeitsbehörde, Generaldirektion Beschäftigung, Soziales und Integration

6 Tipps für Microsoft Word, mit denen Sie Ihre Effizienz steigern können

Microsoft Office ist eines der populärsten Softwarepakete der Welt mit schätzungsweise 1,2 Milliarden Nutzern. Ein zentraler Bestandteil dieses Pakets ist Microsoft Word, und auch Sie haben beruflich oder privat sicher schon häufig mit Word gearbeitet.

6 Microsoft Word tips to boost your efficiency

Dieses Textprogramm ist sehr vielseitig und bietet Hunderte von cleveren Funktionen und nützlichen Tastenkombinationen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen einige unserer Lieblingsfunktionen, die Ihnen hoffentlich dabei helfen werden, die Arbeit mit Word effizienter und effektiver zu gestalten.

Bitte beachten Sie, dass wir uns für diesen Artikel auf Word 2016 beziehen. Sollten Sie mit einer älteren Version arbeiten, stehen einige Funktionen möglicherweise nicht zur Verfügung.

Alle Formatierungen löschen

Die Funktion „Alle Formatierungen löschen“ ist unserer Meinung nach eine der besten Änderungen in Word seit dem Wegfall der berühmt-berüchtigten Microsoft-Büroklammer. Wie der Name schon sagt, entfernt diese Funktion schnell und einfach alle Formatierungen aus dem markierten Text und setzt ihn auf die Standardeinstellungen zurück.

Warum ist das so nützlich? Wenn Sie schon einmal Text aus einer anderen Quelle (z. B. aus dem Internet) kopiert und in Word eingefügt haben, haben Sie vielleicht bemerkt, dass nicht nur der Text selbst, sondern auch die gesamte Formatierung übernommen wird. Es ist sehr zeitaufwendig, jedes Mal die Schriftgröße, die Schriftart, die Schriftfarbe und den Zeilenabstand anpassen zu müssen – und manchmal enthält der eingefügte Text vielleicht sogar Elemente, die Sie einfach nicht ändern können. Ein Klick auf die Funktion „Alle Formatierungen löschen“ (Start > Schriftart > Symbol „Alle Formatierungen löschen“ in der oberen rechten Ecke) lässt diese Probleme der Vergangenheit angehören.

Format übertragen

Eine weitere nützliche Funktion in diesem Zusammenhang ist die Option „Format übertragen“, mit der Sie die gewünschte Formatierung auf andere Inhalte im Dokument anwenden können. Die Verwendung ist ganz einfach: Sie müssen lediglich den Text markieren, dessen Format Sie übernehmen möchten, dann auf das Symbol „Format übertragen“ klicken (Start > Zwischenablage > „Format übertragen“) und anschließend den Text markieren, auf den Sie die Formatierung anwenden möchten. Wenn Sie einmal auf das Symbol klicken, können Sie die gewünschte Formatierung einmal übertragen. Danach wird die Option wieder deaktiviert. Wenn Sie doppelt auf das Symbol klicken, bleibt die Option aktiviert und Sie können die Formatierung an mehreren Stellen im Dokument anwenden.

Formatvorlagen

„Formatvorlagen“ sind im Grunde genommen eine fortgeschrittenere Form der Funktion „Format übertragen“. Auch wenn sie auf den ersten Blick vielleicht etwas abschreckend wirken mögen, sind sie nur eine weitere Möglichkeit, Dinge wie Schriftgröße, Schriftfarbe, Zeilenabstand usw. vorab zu definieren. Dies kann insbesondere in längeren Dokumenten hilfreich sein, da Sie nicht durch mehrere Seiten Text blättern müssen, um die gewünschte Formatierung zu finden, die Sie auf andere Inhalte übertragen möchten.

Sobald Sie Ihre Formatvorlagen eingerichtet haben, können Sie sie sofort in Ihrem Dokument anwenden. Den Bereich mit den Formatvorlagen finden Sie unter Start > Formatvorlagen. Am rechten Rand dieses Bereichs werden Ihnen drei Pfeile angezeigt: ein Pfeil nach oben, ein Pfeil nach unten und ein Pfeil mit einer Linie darüber. Über diesen dritten Pfeil können Sie eigene Formatvorlagen erstellen.

Inhaltsverzeichnis

Das Einfügen eines Inhaltsverzeichnisses ist einfach; es kann jedoch recht knifflig sein, die entsprechende Funktion zu finden, wenn Sie sie zum ersten Mal verwenden. Statt auf der Registerkarte „Einfügen“, wo die meisten Nutzer die Option für das Inhaltsverzeichnis sicher vermuten würden, finden Sie die Funktion unter Verweise > Inhaltsverzeichnis. Wenn Sie auf „Inhaltsverzeichnis“ klicken, wird ein Dropdown-Menü geöffnet, das alle Standardtabellen enthält, die Sie in Ihr Dokument einfügen können.

Sie haben nun zwei Möglichkeiten: Sie können entweder eine der Standardtabellen verwenden oder ein benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis erstellen. Wenn Sie keine eigene Tabelle erstellen möchten oder mit der Arbeit mit Formatvorlagen nicht vertraut sind, sollten Sie am besten eine der Standardtabellen verwenden. Klicken Sie auf die gewünschte Tabelle, um sie in Ihr Dokument einzufügen. Nun können Sie das Inhaltsverzeichnis weiter bearbeiten.

Wenn Sie bereits einige der standardmäßig verfügbaren Überschriftenformate (in der Regel als „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ oder „Überschrift 3“ bezeichnet) verwendet haben, werden alle Überschriften, die auf diesen Formatvorlagen beruhen, automatisch im Inhaltsverzeichnis angezeigt. Machen Sie sich aber keine Sorgen, wenn nichts übernommen wird und die Tabelle weiterhin leer ist: Sie können die Überschriften, die Sie aufnehmen möchten, auch manuell auswählen. Markieren Sie hierfür zunächst die gewünschte Überschrift. Klicken Sie nun auf die Option „Text hinzufügen“ und wählen Sie die entsprechende Ebene. Wenn Sie Ihr Inhaltsverzeichnis das nächste Mal aktualisieren, werden die Überschriften angezeigt.

Benutzerdefinierte Tabellen sind etwas komplexer. Wir überlassen es daher den Experten bei Microsoft, die Vorgehensweise zu erläutern. Sehen Sie sich also deren Erklärungen an, um Ihre benutzerdefinierte Tabelle optimal nutzen zu können.

Letzte Aktion wiederholen (F4)

Bei der Arbeit in einem Programm wie Word kann es manchmal vorkommen, dass Sie Aktionen wiederholt ausführen müssen. Die gute Nachricht ist: Sie müssen die Aktion nicht jedes Mal manuell wiederholen. Stattdessen können Sie einfach F4 drücken, um die letzte Aktion so oft wie gewünscht zu wiederholen. Mit dieser Funktion, die nicht nur in Word, sondern auch in Microsoft PowerPoint und Excel verfügbar ist, können Sie viel Zeit sparen.

Einfaches Markup

Die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ gibt es bereits seit vielen Jahren. Die Option „Einfaches Markup“ (Überprüfen > Nachverfolgung > Option „Einfaches Markup“ im Dropdown-Menü) ‘ gehört hingegen zu den neueren Ergänzungen der Nachverfolgungsfunktionen. Uns gefällt die Option besonders gut, weil man zwar genau sehen kann, wo eine Änderung vorgenommen wurde, gleichzeitig aber nur der überarbeitete Text in seiner endgültigen Form angezeigt wird. Sie müssen sich also nicht jede einzelne Änderung ansehen, was gerade bei mehreren Bearbeitern ziemlich unübersichtlich sein kann.

Wenn Sie sich eine bestimmte Änderung genauer ansehen möchten, klicken Sie einfach auf die rote Linie am linken Textrand. Dadurch wird die Funktion für das vollständige Markup aktiviert.

Das waren unsere 6 Tipps für Microsoft Word, mit denen Sie Ihre Effizienz steigern können. Natürlich stehen in Word noch viele weitere nützliche Funktionen und Tastenkombinationen zur Verfügung, aber die sechs hier beschriebenen finden wir besonders hilfreich. Wir hoffen, dass es Ihnen genauso geht.

 

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