Направо към основното съдържание
Лого
EURES (EURopean Employment Services)
Новинарска статия28 Февруари 2018 г.Европейски орган по труда, Генерална дирекция „Трудова заетост, социални въпроси и приобщаване“

Шест съвета как да подобрите ефективността си в Microsoft Word

Microsoft Office е един от най-популярните софтуерни пакети в света с доказани 1,2 милиарда потребители. Съществена част от пакета е Microsoft Word и има голяма вероятност много пъти досега да сте работили с Word в личния или професионалния си живот.

6 Microsoft Word tips to boost your efficiency

Това е гъвкава програма със стотици находчиви функции и полезни клавишни комбинации. Ще разгледаме някои от най-популярните в тази статия, като се надяваме, че това ще ви помогне да направите времето, прекарано в работа с Word, по-пълноценно и ефективно.

Важно е да изясним, че в статията се има предвид Word 2016, така че, ако разполагате с по-ранна версия, някои от функциите може да не са налични.

Изчистване на цялото форматиране

По наше скромно мнение „Изчистване на цялото форматиране“ е една от най-добрите промени, правени в Word, след премахването на недолюбения кламер. Както става ясно от самото име, тази функция бързо и лесно премахва цялото форматиране на избран текст, като го връща до настройките по подразбиране.

Защо е толкова полезна? Ако ви се е налагало да копирате текст от външен източник (например интернет) и да го поставяте в Word, то сигурно сте забелязали, че получавате не само думите, но и цялото форматиране. Променянето на размера, типа, цвета на шрифта и редовата разредка след всяко копиране отнема много време, като понякога се оказва, че има елементи, които не можете да промените, независимо колко усилено се опитвате. Само едно кликване върху „Изчистване на цялото форматиране“ решава този проблем (Начало > Шрифт > иконата „Изчистване на цялото форматиране“ в горния десен ъгъл).

Копиране на формати

Продължаваме с темата за форматирането, „Копиране на формати“ ви дава възможност да копирате форматирането на един сегмент и да го поставите върху друг. Функцията е бърза и лесна за употреба — трябва само да маркирате форматирането, което искате да използвате, като изберете инструмента „Копиране на формати“ (Начало > Клипборд > Копиране на формати) и след това кликнете върху текста, към който искате да го приложите. Еднократното кликване върху опцията ви дава възможност да копирате форматирането само веднъж, преди инструментът да се изключи. Двукратното кликване включва опцията за постоянно и така можете да копирате едно и също форматиране много пъти.

Стилове

Казано накратко, функцията „Стилове“ е по-разширената версия на инструмента „Копиране на формати“. В началото може да ви изглеждат малко плашещо, но всъщност са начин предварително да зададете настройки, като размер и цвят на шрифта, редова разредка и т.н. Това е особено полезно при по-обемни документи, защото елиминира нуждата да превъртате назад десетки страници с текст, за да намерите точното форматиране, което искате да копирате.

Щом веднъж настроите стиловете, можете веднага да ги приложите към документа си. Лентата за преглед на стиловете се намира в раздел „Начало“ > „Стилове“, като в дясната й страна има три стрелки — нагоре, надолу и надолу с линия над стрелката. Кликването върху третата опция ви дава възможност да създадете свои стилове.

Съдържание

Вмъкването на съдържание е доста лесен процес, но откриването на опцията може да се окаже предизвикателство. Противно на очакванията, вместо в раздел „Вмъкване“ опцията за съдържание се намира в раздел „Препратки“ > „Съдържание“. Кликването върху „Съдържание“ отваря падащо меню със стандартни оформления на съдържание, които можете да внедрите в документа си.

Имате две възможности: да използвате стандартно оформление или да си създадете свое. Ако не искате да персонализирате съдържанието си или все още неуверено боравите със стиловете, най-добре е да се придържате към стандартните оформления. Кликнете върху оформлението, за да добавите съдържание към документа си и продължавайте нататък.

Ако документът ви вече съдържа няколко стандартни стилове заглавия (обикновено са наречени „Заглавие 1“, „Заглавие 2“ или „Заглавие 3“), тогава всички заглавия с тези стилове автоматично ще се появят в съдържанието. Ако случаят обаче не е такъв и съдържанието е празно, не се безпокойте, можете ръчно да изберете заглавията, които да включите. Първо маркирайте въпросното заглавие. След това изберете опцията „Добавяне на текст“ и накрая изберете подходящото ниво. Заглавието ще се появи следващия път, когато обновите съдържанието.

Изготвянето на персонализирано съдържание е малко по-сложно и оставяме на експертите от Microsoft да го разяснят, така че непременно разгледайте препоръките им, за да бъде всичко под контрол.

Повтаряне на последното действие (F4)

Работата с програма като Word понякога включва повтарящи се действия. Добрата новина е, че вместо ръчно да извършвате отново и отново дадено действие, можете просто да натиснете клавиш F4 и последното извършено действие автоматично ще бъде повторено толкова пъти, колкото искате. Това не се отнася само за Word; функцията на клавиша F4 работи в Microsoft PowerPoint и Excel и спестява много време.

Проста коректура

Функцията „Проследяване на промените“ съществува от много години, като една от последните й версии е опцията „Проста коректура“ (Преглед > Проследяване > „Проста коректура“ от падащото поле). Особено много харесваме тази функция, защото ви дава възможност да видите едновременно къде са правени промени и крайния резултат, без да се оплитате във всички проследени промени (което може да е ужасно объркващо, ако работите с няколко редактори!).

Ако искате да прегледате дадена промяна, просто кликвате върху червената линия отляво на текста и пълната функция ще се включи.

И това е всичко — шест съвета как да подобрите ефективността си в Microsoft Word. Разбира се, има още много полезни функции и клавишни комбинации на разположение в Word, но именно тези шест намираме за особено полезни. Надяваме се, че и вие смятате така!

 

Допълнителна информация:

Европейски дни на труда

Drop’pin@EURES

Търсене на съветници на EURES

Условия на живот и труд в страните от EURES

База данни с работни места на EURES

Услуги на EURES за работодатели

Календар на събитията на EURES

Предстоящи онлайн събития

EURES във Facebook

EURES в Twitter

EURES в LinkedIn

Теми
Най-добра практика на EURESEURES обучениеВътрешни новини на EURES
Свързан раздел(и)
Помощ и съдействиеУсловия на живот и труд
Сектор
Accomodation and food service activitiesActivities of extraterritorial organisations and bodiesActivities of households as employers, undifferentiated goods- and servicesAdministrative and support service activitiesAgriculture, forestry and fishingArts, entertainment and recreationConstructionEducationElectricity, gas, steam and air conditioning supplyFinancial and insurance activitiesHuman health and social work activitiesInformation and communicationManufacturingMining and quarryingOther service activitiesProfessional, scientific and technical activitiesPublic administration and defence; compulsory social securityReal estate activitiesTransportation and storageWater supply, sewerage, waste management and remediation activitiesWholesale and retail trade; repair of motor vehicles and motorcycles

Опровержение

Статиите имат за цел да предоставят на потребителите на портала EURES информация по актуални теми и тенденции и да стимулират дискусия и дебат. Тяхното съдържание не отразява непременно гледната точка на Европейския орган по труда (ELA) или Европейската комисия. Освен това EURES и ELA не подкрепят споменатите по-горе уебсайтове на трети страни.