10 tips för att genomföra ett framgångsrikt virtuellt möte

10 tips for running a successful virtual meeting — Shutterstock

Du behöver inte oroa dig om du arbetar på distans. Med våra 10 tips hjälper vi dig att organisera ett virtuellt möte. Om du för närvarande söker jobb kan du kanske använda dessa tips vid intervjuer på distans eller bara för att hålla kontakt med dina vänner.

Om det är du som organiserar mötet kan våra första fem tips hjälpa dig att förbereda det:

Välj programvara…
Idag finns det många sofistikerade videokonferensprogram, till exempel Zoom, Skype och Microsoft Teams. Undersök och välj den programvara som passar dig bäst. Se till att den är gratis att ladda ner och kontrollera att den kan hantera tillräckligt många deltagare.
… och testa den!
Du behöver också på förhand testa programvaran tillsammans med en vän eller en kollega. De flesta videokonferensprogrammen är mycket enkla att använda efter att du använt dem en gång. Fel uppstår dock ofta första gången om du inte lärt känna programmet.
Hitta en lämplig tid
Kontrollera personernas kalendrar och tänk på arbetstider, tidszoner och individuella omständigheter. Om du till exempel vet att en deltagare har barn kan du kanske vara flexibel för att tillmötesgå hens behov.
Se till att alla har rätt konfiguration
Berätta för deltagarna vilka verktyg de behöver. Ge dem en förvarning i tid och tydliga instruktioner. Se till att de har eventuell kod eller den länk som krävs för att de ska kunna delta i mötet.
Sprid dokument och utse någon som för anteckningar
Dela alla viktiga handlingar i förväg, inklusive en dagordning om lämpligt. Om du planerar att presentera någonting, överväg om du ska göra din skärmbild tillgänglig under mötet. Se bara till att du stänger av e-postlarm och i förhand stänger eventuella sekretessbelagda fönster. Du kanske också behöver utse någon som för protokoll.

Även om mötet sker på distans är det viktigt att följa god mötespraxis, så här följer fem tips som du bör följa under mötet:

Le mot kameran!
Uppmuntra alla att använda sin kamera, vilket ger mötet en verklig känsla. Vissa programvaror har en funktion för suddig bakgrund som skyddar den personliga integriteten och förhindrar eventuella störningar i bakgrunden. Se också till att du är lämpligt klädd. Många tycker att om de klär sig för arbete så är de beredda på att arbeta och kunder eller intervjuare förväntar sig fortfarande att du ser yrkesmässig ut.
Låt alla prata…
Vissa programvaror har en inbyggd funktion som gör att den person som pratar visas på bildskärmen, vilket uppmuntrar deltagarna att göra inlägg. Hur som helst ska du överväga att utse en ordförande som går igenom punkterna på dagordningen, sammanfattar viktiga punkter och fördelar ordet.
… och stäng av din mikrofon när du inte talar!
Bakgrundsljud från exempelvis husdjur eller små barn kan störa. Att använda hörlurar med mikrofon kan förhindra detta, men till och med din egen andning kan ibland höras tydligt. Det säkraste sättet att undvika detta är att du stänger av din mikrofon när du lyssnar på andra.
Glöm inte bort att småprata
”Gick resan bra?” fungerar inte i detta fallet, men se till att fråga alla hur de mår. En del personer kan känna sig isolerade och ensamma när de arbetar hemifrån, så lite kallprat vid ert möte kan vara välkommet som avbrott i vardagen.
Uppföljning
Följ upp ert möte på vanligt sätt. Vid behov, cirkulera anteckningar med tydliga åtgärdspunkter och vem som ansvarar för dem.

Vi hoppas att dessa 10 tips kommer att hjälpa dig med ditt egna virtuella möte. Lycka till!

Länkar:

Läs mer:

Hitta Euresrådgivare

Leva och arbeta i Euresländer

Eures jobbdatabas

Eurestjänster för arbetsgivare