Skip to main content
Logotip Evropske komisije
EURES
Novice7 april 2020Evropski organ za delo, Generalni direktorat za zaposlovanje, socialne zadeve in vključevanje

Deset nasvetov za uspešno organizacijo virtualnega sestanka

Zaradi koronavirusne bolezni nas trenutno od doma dela več kot kdaj koli prej. Videokonference in drugi virtualni sestanki so sedaj postali nepogrešljivi. Kaj pa če še nikoli prej niste organizirali takega sestanka?

10 tips for running a successful virtual meeting
Shutterstock

Ne skrbite! Za vse, ki delate na daljavo, smo pripravili deset nasvetov za organizacijo virtualnega sestanka. Če trenutno iščete zaposlitev, vam bodo ti napotki mogoče koristili pri razgovorih za službo na daljavo ali zgolj zato, da ostanete v stiku s prijatelji.

Naših prvih pet nasvetov lahko organizatorjem tovrstnih sestankov pomaga pri pripravi teh sestankov.

  1. Izberite programsko opremo
    Dandanes obstaja veliko dobrih spletnih aplikacij za videokonferenčne klice, npr. Zoom, Skype in Microsoft Teams. Seznanite se z njimi in izberite tisto, ki vam najbolj ustreza. Preverite, ali je programska oprema brezplačna in koliko udeležencev lahko na sestanku hkrati sodeluje.
  2. Nato jo preizkusite
    Programsko opremo najprej preizkusite s prijateljem ali sodelavcem. Večina aplikacij za videokonference je zelo preprosta za uporabo, potem ko jih enkrat preizkusite. Kljub temu se lahko ob prvi uporabi pogosto kaj zalomi, če z njimi niste seznanjeni.
  3. Najdite primeren čas
    Preverite koledarje udeležencev in upoštevajte delovni čas, časovne pasove in osebne okoliščine. Če na primer veste, da ima udeleženec otroke, se mu lahko prilagodite glede na njegove potrebe.
  4. Poskrbite, da bodo vsi pripravljeni
    Udeležencem sporočite, katero orodje bodo potrebovali. Obvestite jih dovolj zgodaj vnaprej in jim dajte jasna navodila. Preverite, ali imajo ustrezno kodo ali povezavo, da se bodo lahko pridružili sestanku.
  5. Razpošljite jim dokumente in določite zapisnikarja
    Pomembne dokumente pošljite udeležencem vnaprej, vključno z dnevnim redom sestanka. Če nameravate predstaviti nekaj novega, razmislite o skupni uporabi vašega zaslona med klicem. Prepričajte se samo, da ste izključili prejemanje obvestil za elektronsko pošto in ste zaprli vse zaupne dokumente! Morda boste morali določiti tudi zapisnikarja.

Tudi pri sestankih na daljavo je zelo pomembno, da upoštevate pravila lepega vedenja, zato vam podajamo še pet dodatnih nasvetov za vodenje sestanka.

  1. Vzpostavite očesni kontakt
    Vse udeležence spodbudite, naj uporabijo videoklic, saj bo sestanek tako pristnejši. Nekatere aplikacije imajo funkcijo za zameglitev ozadja, ki varuje zasebnost in preprečuje motnje v ozadju. Poskrbite, da boste tudi ustrezno oblečeni. Številni povedo, da se v elegantni obleki tudi počutijo bolj delovno, pa tudi stranke in sogovorci od vas pričakujejo, da izgledate profesionalno.
  2. Pustite vsem do besede
    Nekatere aplikacije imajo vgrajeno funkcijo, s katero je na zaslonu prikazana samo oseba, ki govori, kar sodelujoče spodbudi, da se izmenjujejo. V vsakem primeru poskrbite, da moderator sestanka predstavi dnevni red, povzame ključne točke in vsem omogoči, da izrazijo svoja stališča.
  3. In ne pozabite izklopiti mikrofona, ko ne govorite!
    Hrup iz ozadja, kot so domači ljubljenčki ali majhni otroci, je lahko moteč. To lahko preprečite tako, da uporabite slušalke z vgrajenim mikrofonom, ne pozabite pa, da se lahko skozi mikrofon sliši tudi vaše dihanje. Najboljši način v izogib temu je, da popolnoma izklopite zvok, ko poslušate druge.
  4. Ne pozabite na vljudnostne fraze
    Vprašanje „Kakšno je bilo vaše potovanje?“ v tem primeru ne pride v poštev, vseeno pa povprašajte po splošnem počutju udeležencev. Nekateri ljudje se lahko počutijo izolirane in osamljene, ko delajo od doma, zato je lahko neformalni pogovor na sestanku dobrodošel vir komunikacije.
  5. Spremljanje
    Spremljajte izvajanje sklepov sestanka kot običajno. Po potrebi pošljite okrožnico z jasnimi konkretnimi ukrepi in osebami, ki so odgovorne za njihovo izvedbo.

Upamo, da vam bo teh deset nasvetov v pomoč pri organizaciji virtualnega sestanka. Veliko sreče!

 

Sorodne povezave:

Zoom

Skype

Microsoft Teams

 

Več o tem:

Evropski dnevi zaposlovanja

Drop’pin@EURES

Poišči Euresove svetovalce

Življenjske in delovne razmere v državah Euresa

Euresova zbirka podatkov o prostih delovnih mestih

Euresove storitve za delodajalce

Euresov koledar prireditev

Prihodnji spletni dogodki

EURES na Facebooku

EURES na Twitterju

EURES na LinkedInu

Teme
Zunanji deležnikiNamigi in nasvetiNovice s trga dela/novice mobilnostiMladina
Povezani razdelki
Življenje in delo
Sektor
Accomodation and food service activitiesActivities of extraterritorial organisations and bodiesActivities of households as employers, undifferentiated goods- and servicesAdministrative and support service activitiesAgriculture, forestry and fishingArts, entertainment and recreationConstructionEducationElectricity, gas, steam and air conditioning supplyFinancial and insurance activitiesHuman health and social work activitiesInformation and communicationManufacturingMining and quarryingOther service activitiesProfessional, scientific and technical activitiesPublic administration and defence; compulsory social securityReal estate activitiesTransportation and storageWater supply, sewerage, waste management and remediation activitiesWholesale and retail trade; repair of motor vehicles and motorcycles

Izjava o omejitvi odgovornosti

Članki so namenjeni zagotavljanju informacij uporabnikom portala EURES o aktualnih temah in trendih ter spodbujanju razprav in debat. Njihova vsebina ne odraža nujno stališča Evropskega urada za delo (ELA) ali Evropske komisije. Poleg tega EURES in ELA ne podpirata zgoraj omenjenih spletnih mest tretjih oseb.