Skip to main content
Logo Európskej komisie
EURES
Novinový článok7 apríl 2020Európsky orgán práce, Generálne riaditeľstvo pre zamestnanosť, sociálne záležitosti a začlenenie

10 tipov pre zorganizovanie úspešného virtuálneho stretnutia

V dôsledku pandémie koronavírusu COVID-19 v súčasnosti pracuje z domu oveľa viac ľudí než kedykoľvek predtým. Videokonferencie a iné formy virtuálnych stretnutí sú pre prácu čoraz dôležitejšie, ale čo vtedy, ak ste nikdy predtým takéto stretnutie neorganizovali?

10 tips for running a successful virtual meeting
Shutterstock

Nemajte obavy, ak pracujete na diaľku, my vám ponúkame 10 tipov, ako zvládnuť prípravu virtuálneho stretnutia. Pokiaľ v súčasnosti hľadáte prácu, možno tieto tipy využijete pri pohovoroch vedených na diaľku alebo pri udržiavaní kontaktov s priateľmi.

Ak stretnutie organizujete, prvých päť tipov by vám mohlo pomôcť pri jeho príprave:

  1. Vyberte si softvér…
    Na vedenie videokonferencií je v súčasnosti k dispozícii mnoho kvalitných aplikácií, napr. Zoom, Skype a Microsoft Teams. Preskúmajte ich a zistite, ktorá vám najviac vyhovuje. Presvedčte sa, či je možné softvér prevziať bezplatne a overte, či má kapacitu na dostatočný počet účastníkov.
  2. a vyskúšajte ho!
    Fungovanie softvéru si vopred otestujte s priateľom alebo kolegom. Už po prvom rozhovore zistíte, že väčšina aplikácií určených pre videokonferencie je veľmi jednoduchá. Pri prvom použití sa však ale častokrát vyskytnú ťažkosti, pokiaľ celkom presne neviete, ako fungujú.
  3. Nájdite vhodný čas
    Skontrolujte kalendáre účastníkov a nezabudnite pritom na pracovný čas, časové pásma a individuálne okolnosti. Ak napríklad viete, že niektorý účastník má deti, možno sa budete chcieť flexibilne prispôsobiť jeho potrebám.
  4. Zabezpečte, aby mal každý vhodné nastavenie
    Oboznámte účastníkov o tom, aké nástroje budú potrebovať. V dostatočnom predstihu ich upozornite a poskytnite im jasné pokyny. Presvedčte sa, či majú všetky kódy alebo odkazy potrebné na pripojenie sa k stretnutiu.
  5. Rozpošlite dokumenty a určite osobu, ktorá bude robiť záznam zo stretnutia
    Všetky dôležité dokumenty vrátane programu rokovania, ak je to potrebné, sprostredkujte s dostatočným predstihom. Ak plánujete niečo prezentovať, zvážte, či počas hovoru budete zdieľať svoju obrazovku. Skontrolujte však, či ste si predtým vypli e-mailové upozornenia a zavreli okná s dôvernými informáciami! Možno bude potrebné určiť osobu, ktorá vyhotoví zápis z rokovania.

Aj pri rokovaniach na diaľku je dôležité, aby sa dodržiavali určité pravidlá správnej etikety. V súvislosti s tým uvádzame ďalších päť tipov:

  1. Usmievajte sa do kamery!
    Presvedčte každého, aby používal funkciu videa, ktorá pomôže navodiť reálnejšiu atmosféru. Niektoré aplikácie majú v ponuke funkciu „rozmazať pozadie“, ktorá chráni súkromie a zabraňuje, aby okolie odvádzalo pozornosť. Nezabudnite tiež na vhodné oblečenie. Mnohí ľudia sa na prácu nalaďujú aj elegantným oblečením, pričom klienti alebo osoby vedúce pohovor naďalej od vás očakávajú profesionálny vzhľad.
  2. Dajte každému príležitosť, aby prehovoril…
    Niektoré aplikácie majú zabudovanú funkciu umožňujúcu vidieť na obrazovke iba osobu, ktorá práve rozpráva. To nabáda účastníkov k tomu, aby sa striedali. V každom prípade si určite osobu, ktorá bude rokovaniu predsedať, prejde jednotlivé body rokovania, zosumarizuje najdôležitejšie témy a bude udeľovať slovo jednotlivým účastníkom.
  3. ... a vypnite mikrofón, keď práve nerozprávate!
    Rôzne zvuky v pozadí, ako sú domáce zvieratá alebo malé deti, môžu pôsobiť rušivo. Aby ich nebolo počuť, môžete použiť súpravy slúchadiel so zabudovaným mikrofónom, ale dávajte pozor –⁠ aj váš dych môže byť hlasný. Najbezpečnejším spôsobom, ako tomu zabrániť, je vypnúť zvuk, keď počúvate ostatných.
  4. Nezabúdajte na zdvorilú spoločenskú konverzáciu
    Otázku typu „Akú ste mali cestu?“ nie je možné v tomto prípade položiť, určite sa však nezabudnite každého opýtať, ako sa má. Niektorí sa možno cítia izolovaní a osamelí, keď pracujú z domu, a preto malá neformálna konverzácia počas stretnutia môže byť vítaným zdrojom interakcie.
  5. Nadväzujúca činnosť
    Na stretnutie nadviažte obvyklým spôsobom. V prípade potreby rozpošlite poznámky, z ktorých je jasné, kto má aké povinnosti.

Veríme, že týchto 10 tipov vám s vlastným virtuálnym stretnutím pomôže – prajeme vám veľa šťastia!

 

Súvisiace odkazy:

Zoom

Skype

Microsoft Teams

 

Ďalšie informácie:

Európske dni pracovných príležitostí

Drop’pin@EURES

Vyhľadať poradcov siete EURES

Pracovné a životné podmienky v krajinách siete EURES

Databáza pracovných miest siete EURES

Služby siete EURES pre zamestnávateľov

Kalendár podujatí siete EURES

Nadchádzajúce podujatia online

Sieť EURES na Facebooku

Sieť EURES na Twitteri

Sieť EURES na LinkedIn

Témy
Externé zainteresované stranyRady a tipySprávy z trhu práce/správy o mobiliteMladosti
Súvisiace sekcie
Život a práca
Sektor
Accomodation and food service activitiesActivities of extraterritorial organisations and bodiesActivities of households as employers, undifferentiated goods- and servicesAdministrative and support service activitiesAgriculture, forestry and fishingArts, entertainment and recreationConstructionEducationElectricity, gas, steam and air conditioning supplyFinancial and insurance activitiesHuman health and social work activitiesInformation and communicationManufacturingMining and quarryingOther service activitiesProfessional, scientific and technical activitiesPublic administration and defence; compulsory social securityReal estate activitiesTransportation and storageWater supply, sewerage, waste management and remediation activitiesWholesale and retail trade; repair of motor vehicles and motorcycles

Vylúčenie zodpovednosti

Články majú používateľom portálu EURES poskytnúť informácie o aktuálnych témach a trendoch a podnietiť diskusiu a diskusiu. Ich obsah nemusí nevyhnutne odrážať názor Európskeho úradu práce (ELA) alebo Európskej komisie. Okrem toho, EURES a ELA nepodporujú vyššie uvedené webové stránky tretích strán.