Skip to main content
Logoul Comisiei Europene
EURES
Știre7 aprilie 2020Autoritatea Europeană a Muncii, Direcția Generală Ocuparea Forței de Muncă, Afaceri Sociale și Incluziune

10 sfaturi pentru desfășurarea unei reuniuni virtuale de succes

Suntem mai mulți decât oricând cei care lucrăm în prezent de la domiciliu din cauza COVID-19. Videoconferințele și alte reuniuni virtuale devin primordiale, dar ce faceți dacă nu ați mai fost niciodată pus în situația să organizați o astfel de reuniune?

10 tips for running a successful virtual meeting
Shutterstock

Nu vă îngrijorați! Dacă lucrați de la distanță, vă ajutăm să vă descurcați oferindu-vă 10 sfaturi pentru organizarea unei reuniuni virtuale. Dacă vă căutați în prezent un loc de muncă, puteți folosi aceste sfaturi și la interviuri de angajare la distanță sau pur și simplu pentru a păstra legătura cu prietenii.

Dacă organizați o reuniune, primele cinci sfaturi ar trebui să vă ajute să vă pregătiți:

  1. Alegeți-vă software-ul…
    În prezent, există numeroase aplicații sofisticate pentru videoconferință, precum Zoom, Skype și Microsoft Teams. Faceți căutări și identificați aplicația care vi se potrivește cel mai bine. Asigurați-vă că software-ul se poate descărca gratuit și verificați dacă poate fi folosit de un număr suficient de participanți.
  2. și testați-l!
    Va trebui să testați mai întâi software-ul cu un prieten sau un coleg. Majoritatea aplicațiilor pentru videoconferință devin foarte simple după ce le-ați utilizat o dată, însă adesea lucrurile pot să nu meargă bine de prima dată dacă nu sunteți familiarizat cu ele.
  3. Identificați intervalul de timp adecvat
    Verificați programul persoanelor și țineți cont de orarul lor de lucru, de zonele de fus orar și de circumstanțele individuale. De exemplu, dacă știți că un participant are copii, fiți flexibil și adaptați-vă la nevoile lor.
  4. Asigurați-vă că toată lumea este pregătită
    Informați-vă participanții cu privire la instrumentele de care au nevoie. Anunțați-i și oferiți-le instrucțiuni clare cu suficient timp înainte și asigurați-vă că dispun de codul sau linkul necesar pentru a participa la reuniune.
  5. Distribuiți documente și numiți o persoană care să ia notițe
    Distribuiți în prealabil toate documentele importante, inclusiv ordinea de zi a reuniunii, dacă este cazul. Dacă intenționați să faceți o prezentare, aveți în vedere să vă partajați ecranul în timpul reuniunii. Asigurați-vă însă înainte că ați oprit notificările prin e-mail și ați închis toate ferestrele confidențiale! De asemenea, poate fi necesar să numiți o persoană care să redacteze procesul-verbal.

Chiar dacă lucrați de la distanță, este important să folosiți bunele practici de protocol, așadar iată alte cinci sfaturi de aplicat în timpul reuniunii:

  1. Zâmbiți la cameră!
    Încurajați-i pe toți să utilizeze camera video pentru că se creează astfel impresia de ceva real. Unele aplicații au funcția „estompare fundal”, care protejează viața privată și previne distragerea atenției din cauza fundalului. Asigurați-vă că sunteți îmbrăcat corespunzător. Mulți consideră că intră în atmosfera de lucru dacă se îmbracă elegant, iar clienții sau interlocutorii se așteaptă totuși să arătați ca un profesionist.
  2. Lăsați toți participanții să vorbească…
    Unele aplicații au o funcție integrată care face ca pe ecran să apară doar persoana care vorbește, fapt ce încurajează participanții să ia cuvântul pe rând. În orice caz, gândiți-vă la o persoană care să conducă ședința, care să parcurgă toate punctele de pe ordinea de zi, să facă rezumatul punctelor importante și să dea cuvântul vorbitorilor.
  3. … și închideți-vă microfonul când nu vorbiți!
    Zgomotul de fond, de exemplu animale sau copii mici, poate distrage atenția. Folosirea căștilor cu microfon integrat vă poate ajuta să evitați acest lucru, dar chiar și așa se poate auzi când respirați. Pentru a evita acest lucru, cel mai sigur este să închideți microfonul când îi ascultați pe ceilalți.
  4. Nu uitați mica conversație
    „Cum a fost călătoria dvs.?” nu merge în acest caz, însă asigurați-vă că-i întrebați pe toți ce mai fac. Este posibil ca unele persoane să se simtă izolate și singure când lucrează de acasă, așadar puțină conversație informală în reuniunea dumneavoastră poate fi o sursă binevenită de interacțiune.
  5. Monitorizați
    Monitorizați reuniunea ca de obicei. Dacă este necesar, distribuiți fișe cu acțiuni clare indicând persoanele responsabile de ele.

Sperăm ca aceste 10 sfaturi să fie utile pentru reuniunea dumneavoastră virtuală. Mult succes!

 

Linkuri conexe:

Zoom

Skype

Microsoft Teams

 

Mai multe informații:

Zilele europene ale locurilor de muncă

Drop’pin@EURES

Căutare consilieri EURES

Condiții de viață și de muncă în țările participante la EURES

Baza de date cu locuri de muncă a EURES

Servicii EURES pentru angajatori

Calendarul evenimentelor EURES

Următoarele evenimente online

EURES pe Facebook

EURES pe Twitter

EURES pe LinkedIn

Teme
Părțile interesate externeSugestii și sfaturiȘtiri despre piața muncii/știri despre mobilitateTineret
Secțiuni aferente
Condiții de viață și de muncă
Sectorul
Accomodation and food service activitiesActivities of extraterritorial organisations and bodiesActivities of households as employers, undifferentiated goods- and servicesAdministrative and support service activitiesAgriculture, forestry and fishingArts, entertainment and recreationConstructionEducationElectricity, gas, steam and air conditioning supplyFinancial and insurance activitiesHuman health and social work activitiesInformation and communicationManufacturingMining and quarryingOther service activitiesProfessional, scientific and technical activitiesPublic administration and defence; compulsory social securityReal estate activitiesTransportation and storageWater supply, sewerage, waste management and remediation activitiesWholesale and retail trade; repair of motor vehicles and motorcycles

Disclaimer

Articolele sunt menite să ofere utilizatorilor portalului EURES informații despre subiecte și tendințe actuale și să stimuleze discuțiile și dezbaterile. Conținutul acestora nu reflectă neapărat punctul de vedere al Autorității Europene a Muncii (ELA) sau al Comisiei Europene. În plus, EURES și ELA nu aprobă site-urile web ale terților menționate mai sus.