10 wskazówek, jak zorganizować udane spotkanie wirtualne

10 tips for running a successful virtual meeting — Shutterstock

Nie martw się, jeśli masz pracę na odległość, mamy dla ciebie 10 wskazówek, jak zorganizować spotkanie wirtualne. Jeśli obecnie szukasz pracy, możesz również skorzystać z tych porad podczas rozmów o pracę na odległość, albo po prostu być w kontakcie ze znajomymi.

Jeśli organizujesz spotkanie, pierwszych pięć wskazówek powinno pomóc ci w jego przygotowaniu:

Wybierz oprogramowanie…
Obecnie istnieje wiele zaawansowanych aplikacji do wideokonferencji, takich jak Zoom, Skype i Microsoft Teams. Poszukaj informacji o nich i wybierz tę, która najbardziej ci odpowiada. Upewnij się, że oprogramowanie można bezpłatnie pobrać, i sprawdź, czy za jego pomocą jednocześnie może kontaktować się wymagana liczba uczestników.
… i przetestuj je!
Wcześniej trzeba przetestować oprogramowanie ze znajomym lub kolegą z pracy. Większość aplikacji do wideokonferencji jest bardzo prosta w obsłudze, ale jeśli nie znasz jeszcze danego oprogramowania, sprawy mogą nie pójść gładko za pierwszym razem.
Znajdź odpowiedni czas
Sprawdź kalendarze innych osób i uwzględnij godziny pracy, strefy czasowe i indywidualne okoliczności. Na przykład, jeśli wiesz, że dany uczestnik ma dzieci, możesz zachować elastyczność w celu zaspokojenia jego potrzeb.
Zadbaj o to, by każdy miał dostęp do narzędzi Powiedz uczestnikom, jakie narzędzia będą im potrzebne. Powiadom ich o spotkaniu z wystarczającym wyprzedzeniem, podaj im jasne instrukcje i upewnij się, że mają kod lub link potrzebny do dołączenia do spotkania.
Przekaż dokumenty i wyznacz protokolanta Z wyprzedzeniem przekaż uczestnikom wszelkie ważne dokumenty, np. porządek spotkania, jeśli jest to konieczne. Jeśli planujesz zrobić prezentację, rozważ możliwość udostępnienia swojego ekranu podczas rozmowy. Pomyśl tylko o wcześniejszym wyłączeniu powiadomień e-mailowych i zamknięciu wszelkich poufnych okien! Konieczne może być również wyznaczenie protokolanta.

Nawet w przypadku spotkania na odległość ważne jest przestrzeganie odpowiedniej etykiety, tak więc poniżej podajemy pięć dodatkowych wskazówek do wykorzystania podczas spotkania:

Uśmiechaj się do kamery!
Zachęć wszystkich do korzystania z funkcji wideo, co nadaje spotkaniu realistyczną atmosferę. Niektóre aplikacje mają funkcję „zatarcie tła”, co chroni prywatność i zapobiega rozproszeniu uwagi z powodu tego, co się dzieje w tle. Zadbaj również o odpowiedni ubiór. Wiele osób uważa, że elegancki ubiór zapewnia im „zawodowe” nastawienie, a klienci lub osoby przeprowadzające rozmowę o pracę oczekują od ciebie profesjonalnego wyglądu.
Pozwól wszystkim zabrać głos... Niektóre aplikacje mają wbudowaną funkcję, za pomocą której na ekranie wyświetlane są tylko osoby zabierające głos, co zachęca uczestników do mówienia na zmianę. W każdym razie zastanów się, czy by nie poprosić prowadzącego spotkanie o omówienie punktów ujętych w porządku obrad, podsumowanie kluczowych punktów i udzielenie możliwości wzięcia aktywnego udziału.
… i wyłącz mikrofon, kiedy nie mówisz!
Hałasy w tle, takie jak odgłosy zwierząt lub małych dzieci, mogą zakłócać komunikację. Używanie słuchawek nagłownych z wbudowanym mikrofonem może pomóc w zapobieżeniu takim odgłosom, ale nawet własny oddech może być głośny. Najlepszym sposobem uniknięcia takiego stanu rzeczy jest wyłączanie mikrofonu, kiedy słuchasz innych.
Nie zapomnij o rozmowie towarzyskiej Nie sprawdzi się tu pytanie „Jak minęła podróż?”, ale zapytaj wszystkich, jak się mają. Niektóre osoby mogą czuć się odizolowane i samotne, gdy pracują z domu, tak więc luźna rozmowa podczas spotkania może stanowić mile widzianą interakcję.
Po spotkaniu Przeprowadź działania po spotkaniu jak zwykle. W razie konieczności prześlij notatki z wyraźnymi punktami dotyczącymi działań i osób odpowiedzialnych za nie.

Mamy nadzieję, że te 10 wskazówek pomoże wam w wirtualnym spotkaniu – powodzenia!

Powiązane linki:

Zoom

Skype

Microsoft Teams

Więcej informacji:

Europejskie Dni Pracy

Drop’pin@EURES

Znajdź doradców EURES

Warunki życia i pracy w państwach EURES

Baza ofert pracy EURES

Usługi EURES adresowane do pracodawców