10 tips voor het organiseren van een succesvolle virtuele vergadering

10 tips for running a successful virtual meeting — Shutterstock

Thuiswerkers, maakt u zich geen zorgen: we hebben 10 tips voor u opgesteld voor het organiseren van een virtuele vergadering. U kunt deze tips natuurlijk ook gebruiken bij sollicitatiegesprekken op afstand of gewoon om in contact te blijven met vrienden.

Onze eerste vijf tips komen van pas bij het voorbereiden van de vergadering:

Kies uw software...
Er bestaan tegenwoordig tal van geavanceerde videoconferentie-applicaties, zoals Zoom, Skype en Microsoft Teams. Doe wat onderzoek en kies de software die voor u de beste is. Zorg ervoor dat de software gratis te downloaden is en controleer of deze geschikt is voor het benodigde aantal deelnemers.
... en probeer deze uit!
Test de software van tevoren met een vriend of collega. De meeste videoconferentie-applicaties zijn makkelijk in gebruik, maar als u er niet bekend mee bent kan het de eerste keer fout gaan.
Kies een geschikt moment
Check de agenda's van de deelnemers en houd rekening met hun werktijden, tijdzones en individuele omstandigheden. Als u bijvoorbeeld weet dat een deelnemer kinderen heeft, kunt u misschien flexibel zijn in het tegemoetkomen aan zijn behoeften.
Zorg ervoor dat iedereen klaar zit
Laat uw deelnemers weten welke hulpmiddelen ze nodig hebben. Geef hun vooraf voldoende duidelijke instructies en zorg ervoor dat ze de code of link hebben die nodig is om aan de vergadering deel te nemen.
Stuur documenten en wijs een notulist aan
Deel van tevoren alle belangrijke documenten en indien nodig een agenda. Als u iets wilt presenteren, kunt u tijdens het gesprek uw scherm delen. Schakel in dat geval uw e-mailalerts uit en sluit van tevoren eventueel vertrouwelijke vensters. U kunt ook iemand aanwijzen om te notuleren.

Ook op afstand is een goede vergaderetiquette belangrijk. Daarom delen we graag vijf tips voor tijdens de vergadering:

Lach naar de camera
Moedig iedereen aan om hun camera te gebruiken, zodat de vergadering echter aanvoelt. Sommige applicaties hebben de optie om uw achtergrond te vervagen, waardoor uw privacy beschermd wordt. Dit voorkomt ook eventuele afleiding op de achtergrond. Zorg ervoor dat u zich gepast kleedt. Veel mensen merken dat hun werkmindset verbetert als ze zich netjes kleden. Klanten en interviewers verwachten dat u er ook virtueel professioneel uitziet.
Laat iedereen spreken...
Sommige applicaties hebben een ingebouwde functie die ervoor zorgt dat alleen de sprekende persoon op het scherm te zien is. Hierdoor praten de deelnemers minder door elkaar heen. In ieder geval is het handig om een voorzitter te hebben die de agenda doorneemt, de belangrijkste punten samenvat en deelnemers de mogelijkheid geeft bij te dragen aan de vergadering.
...en zet uw microfoon uit als u niet praat
Achtergrondgeluiden van huisdieren of jonge kinderen kunnen storend zijn. Een headset met ingebouwde microfoon gebruiken is de oplossing. Uw eigen ademhaling kan echter ook luid klinken. De beste manier om dit te voorkomen is door uzelf te dempen als u naar anderen luistert.
Doe aan small talk
"Hebt u het makkelijk kunnen vinden?” kunt u beter niet zeggen, maar vergeet niet te vragen hoe het met iedereen gaat. Sommige mensen voelen zich geïsoleerd en eenzaam door het thuiswerken, dus een informeel gesprek tijdens de vergadering kan een welkome bron van interactie zijn.
Follow-up
Volg uw vergadering op zoals u dat normaal ook doet. Stuur indien nodig de notulen naar de deelnemers met daarin de duidelijke actiepunten en de bijbehorende verantwoordelijken.

We hopen dat deze 10 tips u helpen bij het organiseren of bijwonen van uw eigen virtuele vergadering. Veel succes!

Verwante links:

Meer informatie:

Zoek een EURES-adviseur

Leven en werken in EURES-landen

EURES-vacaturebank

EURES-diensten voor werkgevers