Neuztraucieties, ja jūs strādājat attālināti, mēs jums varam sniegt 10 padomus sekmīgas virtuālas sanāksmes organizēšanai. Ja pašlaik meklējat darbu, varat izmantot šos padomus arī attālinātās darba intervijās vai vienkārši saziņai ar draugiem.
Ja jūs organizējat sanāksmi, mūsu pirmie pieci padomi palīdzēs jums sagatavoties:
- Izvēlieties programmatūru...
Mūsdienās ir daudz labi izstrādātu videokonferenču lietojumprogrammu, piemēram, Zoom, Skype un Microsoft Teams. Izvērtējiet un atrodiet sev vispiemērotāko. Pārliecinieties, ka programmatūru var lejupielādēt bez maksas, un pārbaudiet, vai tā spēj uzņemt pietiekami daudz dalībnieku.
- ...un izmēģiniet to!
Jums vispirms būs arī jāizmēģina programmatūra ar draugu vai kolēģi. Lielākā daļa videokonferenču lietojumprogrammu ir ļoti vienkāršas pēc tam, kad esat tās jau reizi lietojis, bet sākumā varat kļūdīties, jo tās nepazīstat.
- Atrodiet piemērotu laiku
Saskaņojiet cilvēku grafikus un paturiet prātā darba laiku, laika zonas un individuālos apstākļus. Piemēram, ja zināt, ka dalībniekam ir bērni, iespējams, varat pielāgoties, lai ņemtu vērā viņa vajadzības.
- Gādājiet, lai visi būtu sagatavojušies
Pasakiet dalībniekiem, kādi rīki viņiem būs vajadzīgi. Pabrīdiniet viņus savlaicīgi un sniedziet skaidrus norādījumus, un pārliecinieties, lai viņiem būtu vajadzīgais kods vai saite, lai pievienotos sanāksmei.
- Izsūtiet dokumentus un ieceliet protokolētāju
Jau iepriekš iepazīstiniet ar visiem svarīgākajiem dokumentiem, vajadzības gadījumā arī ar darba kārtību. Ja plānojat ar kaut ko iepazīstināt, apsveriet iespēju zvana laikā kopīgot savu ekrānu. Pārliecinieties, ka esat izslēdzis e-pasta ziņojumus un aizvēris visus konfidenciālos logus! Jums, iespējams, būs arī jānorīko kāds, kas protokolēs.
Pat attālināti, ir svarīgi ievērot pareizu sanāksmju etiķeti. Lūk, vēl pieci padomi par sanāksmēm.
- Smaidiet kamerā!
Mudiniet ikvienu izmantot savu videokameru – tas piedod sanāksmei klātbūtnes sajūtu. Dažām lietojumprogrammām ir “fona aizmiglošanas” funkcija, kas aizsargā privātumu un neļauj novērst uzmanību. Esiet arī atbilstoši apģērbts. Daudzi cilvēki izjūt, ka lietišķs apģērbs noskaņo viņus darbam, un klienti vai intervētāji sagaida, ka izskatīsieties profesionāli.
- Ļaujiet katram izteikties...
Dažām lietojumprogrammām ir iestrādāta funkcija, kad uz ekrāna ir redzama tikai persona, kas tobrīd runā, un tas mudina dalībniekus runāt pēc kārtas. Jebkurā gadījumā apsveriet iespēju iecelt priekšsēdētāju, lai izskatītu darba kārtības punktus, apkopotu galvenos jautājumus un dotu iespēju katram dalībniekam sniegt savu ieguldījumu.
- ...un izslēdziet mikrofonu, kad nerunājat!
Fona trokšņi, piemēram, dzīvnieki vai mazi bērni, var būt traucējoši. No tā var izvairīties, izmantojot austiņas ar iebūvētu mikrofonu, bet pat jūsu paša elpošana var radīt troksni. Drošākais veids, kā no tā izvairīties, ir izslēgt skaņu, kamēr klausāties citus.
- Neaizmirstiet arī neformāli aprunāties
Frāze ”Vai labi atbraucāt?” šajā gadījumā nederēs, tomēr neaizmirstiet citiem pajautāt, kā viņiem klājas. Daži cilvēki, strādājot no mājām, var justies izolēti un vientuļi, tāpēc ikdienišķāka saruna sanāksmē var būt neatsverams mijiedarbības avots.
- Sanāksmes secinājumi
Sagatavojiet sanāksmes secinājumus tāpat kā iepriekš. Vajadzības gadījumā nosūtiet piezīmes ar skaidriem rīcības punktiem un par tiem atbildīgajām personām.
Ceram, ka šie 10 padomi jums palīdzēs sarīkot virtuālo sanāksmi – vēlam veiksmi!
Saistītās saites:
Plašāka informācija:
Atrast EURES padomdevējus
Dzīvošana un darbs EURES valstīs
EURES darbavietu datubāze
EURES pakalpojumi darba devējiem
EURES pasākumu kalendārs
Turpmākie pasākumi tiešsaistē
EURES sociālajā tīklā Facebook
EURES sociālajā tīklā Twitter
EURES sociālajā tīklā LinkedIn
Sīkāka informācija
- Publikācijas datums
- 2020. gada 7. aprīlis
- Autori
- Eiropas Darba iestāde | Nodarbinātības, sociālo lietu un iekļautības ģenerāldirektorāts
- Temati
- Ārējās ieinteresētās puses
- Ieteikumi un padomi
- Darba tirgus jaunumi/mobilitātes jaunumi
- Jaunatne
- Saistītā(s) sadaļa(s)
- Nozare
- Accomodation and food service activities
- Activities of extraterritorial organisations and bodies
- Activities of households as employers, undifferentiated goods- and services
- Administrative and support service activities
- Agriculture, forestry and fishing
- Arts, entertainment and recreation
- Construction
- Education
- Electricity, gas, steam and air conditioning supply
- Financial and insurance activities
- Human health and social work activities
- Information and communication
- Manufacturing
- Mining and quarrying
- Other service activities
- Professional, scientific and technical activities
- Public administration and defence; compulsory social security
- Real estate activities
- Transportation and storage
- Water supply, sewerage, waste management and remediation activities
- Wholesale and retail trade; repair of motor vehicles and motorcycles