10 patarimų, kaip sėkmingai surengti virtualų susirinkimą

Nesirūpinkite, jei dirbate nuotoliniu būdu, parengėme jums 10 patarimų, kaip surengti virtualų susirinkimą. Jei šiuo metu ieškote darbo, šiais patarimais galėsite pasinaudoti dalyvaudami nuotoliniuose pokalbiuose dėl darbo arba tiesiog tam, kad neprarastumėt ryšio su draugais.

Jei rengiate susirinkimą, pasiruošti padės mūsų pirmieji penki patarimai.

1. Pasirinkite tinkamą programinę įrangą…
   Šiuo metu yra daug pažangių vaizdo konferencijų programų, kaip antai, „Zoom“, „Skype“ ir „Microsoft Teams“. Pasidomėkite plačiau ir pasirinkite jums tinkamiausią programą. Įsitikinkite, kad programinę įrangą galima parsisiųsti nemokamai ir kad ja gali naudotis pakankamai žmonių.
2. … ir išbandykite ją!
   Iš pradžių programinę įrangą turėsite išbandyti su draugu ar kolega. Naudotis daugeliu vaizdo konferencijų programų labai paprasta, jei bent kartą tai darėte, tačiau jei nesate jų bandę, pirmą kartą gali būti sudėtinga.
3. Pasirinkite tinkamą laiką
   Patikrinkite žmonių užimtumą kalendoriuose ir atsižvelkite į darbo valandas, laiko juostas ir asmenines aplinkybes. Pavyzdžiui, jei žinote, kad dalyvis turi vaikų, turėtumėte lanksčiai prisitaikyti prie jo poreikių.
4. Pasirūpinkite, kad visi būtų pasirengę
   Pasakykite dalyviams, kokios priemonės bus reikalingos. Perspėkite juos iš anksto, duokite aiškius nurodymus ir įsitikinkite, kad jie turi reikiamą kodą ar nuorodą, kad galėtų prisijungti prie susirinkimo.
5. Išplatinkite dokumentus ir paskirkite konspektuojantį asmenį
   Iš anksto pasidalinkite svarbiais dokumentais, taip pat, jei būtina, darbotvarke. Jei norite kažką parodyti, pagalvokite, kaip bendrinsite ekraną. Prieš tai išjunkite pranešimus apie gautus e. laiškus ir uždarykite visus langus su konfidencialia informacija! Taip pat gali reikėti paskirti asmenį, kuris rašys posėdžio protokolą.

Net nuotoliniu būdu svarbu laikytis tinkamo posėdžio etiketo, todėl pateikiame dar penkis patarimus, ką daryti posėdžio metu:

6. Šypsokitės kamerai!
   Skatinkite visus naudotis vaizdo kamera, taip posėdis atrodys tikresnis. Kai kuriose programose yra funkcija „Nerodyti fono“, sauganti privatumą ir padedanti išvengti bet kokių trikdžių iš aplinkos. Be to, tinkamai apsirenkite. Daugelis tinkamai apsirengę jaučiasi nusiteikę darbui, o klientai ar pokalbių rengėjai tikisi, kad atrodysite profesionaliai.
7. Leiskite visiems kalbėti…
   Kai kuriose programose įdiegta funkcija, kurią naudojant ekrane matomas tik kalbantis asmuo, o tai skatina dalyvius kalbėti paeiliui. Bet kokiu atveju paskirkite susirinkimui vadovausiantį asmenį, kuris apžvelgs darbotvarkės punktus, apibendrins svarbiausius punktus ir visiems suteiks progą kalbėti.
8. … kai nekalbate, išjunkite mikrofoną!
   Aplinkos triukšmas, kaip antai augintinių ar mažų vaikų balsai, gali trikdyti. To išvengti gali padėti ausinės su įmontuotu mikrofonu, tačiau gali girdėtis net ir jūsų pačių kvėpavimas. Geriausias būdas to išvengti – kol klausotės kitų, išjungti mikrofoną.
9. Nepamirškite pasiteirauti, kaip kitiems sekasi
   Klausti, kaip sekėsi kelionėje, šiuo atveju netinka, bet būtinai paklauskite visų, kaip jiems sekasi. Kai kurie žmonės, dirbdami iš namų, gali jaustis izoliuoti ir vieniši, todėl susirinkimo metu šiek tiek pakalbėti apie šį bei tą gali būti sveikintinas bendravimo būdas.
10. Pasirūpinkite tolesniais veiksmais
    Pasirūpinkite tolesniais veiksmais, kaip įprasta. Jei reikia, išplatinkite informaciją aiškiai nurodydami veiksmus, kurių reikia imtis, ir kas už juos bus atsakingi.

Tikimės, kad šie 10 patarimų padės jums surengti savo virtualų susirinkimą. Sėkmės!

Susijusios nuorodos

„Zoom“

„Skype“

„Microsoft Teams“

Išsamesnė informacija

Europos darbo dienos

Drop’pin@EURES

Susiraskite EURES konsultantą

Gyvenimo ir darbo sąlygos EURES šalyse

EURES darbo vietų duomenų bazė

EURES paslaugos darbdaviams

EURES renginių kalendorius

Būsimi internetiniai renginiai

Sekite EURES naujienas tinkle „Facebook“

Sekite EURES naujienas tinkle „Twitter“

Sekite EURES naujienas tinkle „LinkedIn“