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Articolo7 aprile 2020Autorità europea del lavoro, Direzione generale per l’Occupazione, gli affari sociali e l’inclusione

10 consigli per condurre una riunione virtuale ben riuscita

Siamo più che mai numerosi a lavorare attualmente da casa per via del COVID-19. Videoconferenze e altre riunioni virtuali stanno diventando indispensabili. Cosa succede però se non hai mai dovuto tenerne una prima d’ora?

10 tips for running a successful virtual meeting
Shutterstock

Non preoccuparti. Se lavori a distanza, ecco 10 consigli per organizzare una riunione virtuale. Se sei alla ricerca di un impiego, potresti utilizzare questi consigli anche in colloqui di lavoro a distanza o semplicemente per rimanere in contatto con gli amici.

Se stai organizzando una riunione, i primi cinque consigli che ti diamo dovrebbero aiutarti a prepararti.

  1. Scegli il software che faccia al caso tuo…
    Al giorno d’oggi esistono molte applicazioni sofisticate per videoconferenze, come Zoom, Skype e Microsoft Teams. Fai delle ricerche e trova l’applicazione che fa per te. Assicurati che il software sia scaricabile gratuitamente e verifica che possa accogliere un numero sufficiente di partecipanti.
  2. e provalo!
    Ti consigliamo anche di provare il software prima con un amico o un collega. Anche se le applicazioni per videoconferenze non sembrano, per la maggior parte, molto complicate dopo il primo utilizzo, spesso possono esserci dei problemi la prima volta se non le conosci abbastanza.
  3. Scegli un orario opportuno
    Verifica i calendari di ciascuno e tieni a mente gli orari di lavoro, i fusi orari e le circostanze individuali. Ad esempio, se sai che un partecipante ha figli, forse sarebbe meglio venire incontro alle sue esigenze.
  4. Assicurati che tutti abbiano l’occorrente
    Comunica ai partecipanti gli strumenti di cui avranno bisogno. Avvisali anzitempo dando loro istruzioni chiare e assicurati che dispongano del codice o del link necessario per prendere parte alla riunione.
  5. Fai circolare i documenti e chiedi la collaborazione di qualcuno per la presa di appunti
    Condividi per tempo i documenti importanti, anche un ordine del giorno, eventualmente. Se hai intenzione di tenere una presentazione, considera la possibilità di condividere lo schermo durante la chiamata. Però prima assicurati di disattivare le notifiche e-mail e di chiudere le finestre riservate. Potresti anche aver bisogno di qualcuno che rediga un verbale della riunione.

Anche a distanza è importante praticare il buon galateo delle riunioni; quindi ecco altri cinque consigli da tenere a mente durante la riunione.

  1. Sorridi alla telecamera!
    Incoraggia tutti a usare il video, che dà alla riunione quel tocco realistico. Alcune applicazioni hanno la funzione di sfocatura dello sfondo, che protegge la privacy ed evita qualsiasi distrazione dovuta allo sfondo. Inoltre, scegli un abbigliamento consono. Molti ritengono che vestirsi con cura favorisca la concentrazione, e i clienti o chi conduce il colloquio confidano che tu abbia un aspetto professionale.
  2. Fai parlare tutti…
    Alcune applicazioni hanno una funzione integrata con la quale solo la persona che ha preso la parola appare sullo schermo. In questo modo i partecipanti sono incoraggiati a parlare a turno. In ogni caso, considera l’opportunità di avere un presidente che esamini i punti all’ordine del giorno, riepiloghi i punti chiave e ripartisca gli interventi.
  3. ... e disattiva il microfono quando non parli!
    Il rumore di fondo, come quello degli animali domestici o dei bambini piccoli, può essere fastidioso. Per evitare tutto questo, usa una cuffia con microfono integrato, ma pensa che anche il tuo stesso respiro può essere sentito. II modo più sicuro di aggirare il problema è disattivare il microfono mentre ascolti gli altri.
  4. Non dimenticare i convenevoli
    Una domanda del tipo «Com’è andato il viaggio?» sarà fuori luogo viste le circostanze, ma ciò non toglie di poter chiedere a tutti come stanno. Alcune persone possono sentirsi isolate e sole quando lavorano da casa, quindi un po’ di leggera conversazione durante la riunione può essere una gradita fonte di interazione.
  5. Prepara un seguito della riunione
    Prepara un seguito della riunione come di consueto. Se necessario, fai circolare appunti contenenti le cose da fare e i nominativi delle persone che se ne occuperanno.

Ci auguriamo che questi 10 consigli ti siano d’aiuto per la tua riunione virtuale. In bocca al lupo!

 

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