Kymmenen vinkkiä onnistuneen virtuaalikokouksen järjestämiseen

10 tips for running a successful virtual meeting — Shutterstock

Etätyötä tekevien ei kannata huolestua, sillä me olemme koonneet kymmenen vinkkiä virtuaalikokouksen järjestämiseen. Näistä vinkeistä voi olla hyötyä myös työnhakijoille, joiden työhaastattelu tehdään etäyhteydellä, tai vaikka vain yhteydenpidossa ystävien kanssa.

Ensimmäiset viisi vinkkiämme auttavat kokouksen valmisteluissa:

Valitse ohjelmisto…
Nykyään käytettävissä on useita kehittyneitä videoneuvottelusovelluksia, kuten Zoom, Skype ja Microsoft Teams. Itselleen parhaiten sopivan löytää tutustumalla eri ohjelmistojen ominaisuuksiin. Kannattaa varmistaa, että ohjelmiston lataaminen on ilmaista, ja tarkastaa, että sitä voi käyttää tarvittava määrä osallistujia.
...ja kokeile sitä!
Ohjelmistoa kannattaa kokeilla etukäteen ystävän tai työkaverin kanssa. Useimmat videoneuvottelusovelluksista ovat hyvin yksinkertaisia, kun niitä on kerran käyttänyt, mutta jos niihin ei ole perehtynyt, ne voivat aiheuttaa ensimmäisellä kerralla ongelmia.
Etsi sopiva aika
Tutustu ihmisten aikatauluihin ja ota huomioon työajat, aikavyöhykkeet ja henkilökohtaiset olosuhteet. Jos esimerkiksi tiedät, että jollakin osallistujalla on lapsia, kannattaa suhtautua joustavasti hänen tilanteeseensa.
Varmista, että kaikilla on kunnon varusteet
Kerro osallistujille, mitä työkaluja tarvitaan. Heille on ilmoitettava kokouksesta riittävän ajoissa ja annettava selkeät ohjeet sekä varmistettava, että heillä on osallistumiseen tarvittava koodi tai linkki.
Pane asiakirjat kiertämään ja nimeä muistiinpanojen tekijä
Jaa kaikki tärkeät asiakirjat etukäteen, tarvittaessa myös esityslista. Jos aiot esittää jotakin, oma näyttö kannattaa ehkä jakaa neuvottelun aikana. Etukäteen on muistettava ottaa sähköpostihälytykset pois käytöstä ja suljettava kaikki luottamukselliset ikkunat. Pöytäkirjan pitämiseen on ehkä myös nimettävä joku osallistujista.

Etäneuvottelussakin on tärkeää noudattaa hyviä kokouskäytäntöjä, joten tässä on vielä viisi vinkkiä itse kokoukseen:

Hymyile kameralle!
Kaikkia osallistujia kannattaa kannustaa käyttämään videokuvaa, koska se saa kokouksen tuntumaan todellisemmalta. Joissakin sovelluksissa taustan voi sumentaa, mikä suojaa yksityisyyttä ja estää häiriötekijät. Asianmukainen pukeutuminen on myös tärkeää. Monien mielestä asiallinen pukeutuminen helpottaa työhön asennoitumista, ja asiakkaat tai haastattelijat odottavat tietysti ammattimaista ulkonäköä.
Anna kaikille puheenvuoro…
Joissakin sovelluksissa on sisäänrakennettu toiminto, jossa näytöllä näkyy vain kulloinkin puhuva henkilö, mikä kannustaa osallistujia puhumaan vuorotellen. Joka tapauksessa on ehkä hyödyllistä, että puheenjohtaja käy esityslistan kohdat läpi, tekee yhteenvedon tärkeimmistä kohdista ja jakaa puheenvuoroja.
...ja mykistä mikrofonisi, kun ei ole sinun vuorosi puhua!
Esimerkiksi lemmikeistä tai lapsista aiheutuvat taustaäänet voivat olla häiritseviä. Mikrofonikuulokkeiden käyttö voi auttaa sen ehkäisemisessä, mutta hengittäminenkin voi kuulostaa toisten korvissa äänekkäältä. Kätevimmin sen voi välttää mykistämällä oman mikrofonin toisten puhuessa.
Muista myös jutustelu, ”small talk”
”Menikö matka hyvin” ei toimi tässä tapauksessa, mutta osallistujien vointia on hyvä tiedustella. Jotkut ihmiset voivat tuntea itsensä eristyneiksi ja yksinäisiksi kotona työskennellessään, joten rento jutustelu kokouksessa voi olla tervetullutta vuorovaikutusta.
Toteuta jatkotoimet
Toteuta kokouksen jatkotoimet tavalliseen tapaan. Tarvittaessa voit jakaa muistion, jossa esitetään selkeästi toimia edellyttävät kohdat ja niistä vastuussa olevat ihmiset.

Toivottavasti näistä kymmenestä vinkistä on apua omassa virtuaalikokouksessasi – onnea matkaan!

Asiaan liittyviä linkkejä:

Zoom

Skype

Microsoft Teams

Lisätietoja:

Euroopan työpaikkapäivät

Drop’pin@EURES

Hae EURES-neuvojaa

Eläminen ja työskentely EURES-maissa

EURESin työpaikkatietokanta

EURES-palvelut työnantajille