Skip to main content
Logo Evropské komise
EURES
Zpráva7 duben 2020Evropský orgán pro pracovní záležitosti, Generální ředitelství pro zaměstnanost, sociální věci a sociální začleňování

10 tipů, jak uspořádat úspěšné virtuální jednání

V důsledku pandemie onemocnění COVID-19 nás nyní pracuje z domova mnohem více než kdy jindy. Videokonference a další virtuální jednání se staly nepostradatelnou součástí práce. Ale co když jste dříve žádná taková jednání nemuseli organizovat?

10 tips for running a successful virtual meeting
Shutterstock

Nebojte se, pokud pracujete na dálku, máme pro vás 10 tipů, jak uspořádat úspěšné virtuální jednání. Jestliže v současnosti hledáte práci, mohou být tyto tipy užitečné i pro vás, mohou vám pomoci při pracovních pohovorech na dálku nebo prostě zůstat v kontaktu s přáteli.

Pokud jednání pořádáte, našich prvních pět tipů by vám mělo pomoci jej připravit:

  1. Vyberte software…
    V současnosti je k dispozici celá řada propracovaných aplikací pro videokonference, např. Zoom, Skype či Microsoft Teams. Prozkoumejte je a zjistěte, která vám nejvíce vyhovuje. Ujistěte se, že si software můžete zdarma stáhnout, a zkontrolujte, zda je vhodný pro požadovaný počet účastníků.
  2. a vyzkoušejte jej
    Je také zapotřebí, abyste software předem vyzkoušeli s přítelem nebo kolegou. Po prvním použití zjistíte, že většina aplikací pro videokonference je velmi jednoduchá, ale přesto se často může stát, že pokud s nimi nejste obeznámeni, napoprvé se něco nepodaří.
  3. Najděte vhodný čas
    Zkontrolujte kalendáře účastníků. Nezapomeňte na pracovní dobu, časová pásma a individuální okolnosti. Např. víte-li, že určitý účastník má děti, budete zřejmě chtít být flexibilní a přizpůsobit se jeho potřebám.
  4. Zajistěte, aby všichni byli připraveni
    Informujte účastníky, jaké nástroje budou potřebovat. Upozorněte je s dostatečným předstihem a dejte jim jasné pokyny. Ujistěte se také, že znají kódy nebo odkazy, které mohou případně potřebovat, aby se mohli zúčastnit jednání.
  5. Rozešlete dokumenty a určete, kdo pořídí zápis
    Všechny důležité dokumenty, včetně případného programu jednání, sdílejte předem. Pokud máte v plánu něco prezentovat, zvažte, zda během hovoru nezpřístupníte svoji obrazovku. Jen se ujistěte, že napřed vypnete e-mailová upozornění a zavřete okna s důvěrnými informacemi. Možná bude také potřeba, abyste určili, kdo pořídí zápis z jednání.

I když jednání probíhá na dálku, je důležité dodržovat během něj určitá pravidla chování. Zde je dalších pět tipů pro vlastní jednání:

  1. Usmívejte se do kamery
    Přesvědčte ostatní, aby používali video, jednání tím získá na reálnosti. Některé aplikace mají funkci „rozostření pozadí“, která chrání soukromí a brání rozptýlením z okolí. Ujistěte se také, že se vhodně oblečete. Obléknout se elegantně znamená pro mnoho z nás pracovně se naladit. Zákazníci a osoby vedoucí pohovor od vás budou nadále očekávat profesionální vzhled.
  2. Dejte všem příležitost promluvit…
    Některé aplikace mají zabudovanou funkci, která umožňuje, že se na obrazovce zobrazí pouze osoba, která hovoří, což pobízí účastníky k tomu, aby se střídali. Každopádně zvažte, zda nemít někoho, kdo bude jednání předsedat, projde všechny body programu jednání, shrne to nejdůležitější a určí, kdo se má ujmout slova.
  3. … a vypněte mikrofon, když zrovna nemluvíte
    Hluk pozadí, např. domácí zvířata nebo malé děti, může být rušivý. Aby nebyl slyšet, můžete použít náhlavní sluchátka se zabudovaným mikrofonem, ale pozor, i váš vlastní dech může být hlasitý. Nejlépe tomu zabráníte tak, že když posloucháte ostatní, vypnete zvuk.
  4. Nezapomeňte na nezávaznou společenskou konverzaci
    Otázka „jaká byla cesta?“ není v dané situaci na místě, ujistěte se však, že se všech zeptáte, jak se mají. Někteří lidé se mohou při práci z domova cítit izolovaní a osamělí, trocha neformální konverzace během jednání tudíž pro ně může být vítaným zdrojem interakce.
  5. Navazující činnosti
    Na jednání obvyklým způsobem navažte. V případě potřeby rozešlete poznámky, ze kterých je jasné, kdo má co udělat.

Doufáme, že těchto 10 tipů vám pomůže s vlastním virtuálním jednáním. Hodně štěstí!

 

Související odkazy:

Zoom

Skype

Microsoft Teams

 

Další informace:

Evropské dny pracovních příležitostí

Drop’pin@EURES

Najděte si svého poradce EURES

Životní a pracovní podmínky v zemích sítě EURES

Databáze pracovních míst na portálu EURES

Služby sítě EURES pro zaměstnavatele

Kalendář akcí EURES

Připravované on-line akce

EURES na Facebooku

EURES na Twitteru

EURES na LinkedIn

Témata
Externí zainteresované stranyRady a tipyZprávy z trhu práce/zprávy o mobilitěMládí
Související sekce
Život a práce
Sektor
Accomodation and food service activitiesActivities of extraterritorial organisations and bodiesActivities of households as employers, undifferentiated goods- and servicesAdministrative and support service activitiesAgriculture, forestry and fishingArts, entertainment and recreationConstructionEducationElectricity, gas, steam and air conditioning supplyFinancial and insurance activitiesHuman health and social work activitiesInformation and communicationManufacturingMining and quarryingOther service activitiesProfessional, scientific and technical activitiesPublic administration and defence; compulsory social securityReal estate activitiesTransportation and storageWater supply, sewerage, waste management and remediation activitiesWholesale and retail trade; repair of motor vehicles and motorcycles

Zřeknutí se odpovědnosti

Články mají uživatelům portálu EURES poskytnout informace o aktuálních tématech a trendech a podnítit diskusi a debatu. Jejich obsah nemusí nutně odrážet názor Evropského úřadu práce (ELA) nebo Evropské komise. EURES a ELA dále nepodporují výše uvedené webové stránky třetích stran.